Sistemas de Processamento de Transações

Autor:
Instituição: FINAV
Tema: Sistema de Informação

SISTEMAS DE PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES

Naviraí - MS

2005


INTRODUÇÃO

Os sistemas de informações computadorizados são o produto da integração de pessoas, tecnologia e organização, incluindo problemas oriundos do ambiente externo. Nos anos 50 começaram a surgir os primeiros sistemas de informações computadorizados, os quais focavam o nível operacional da organização. Com o passar do tempo, outros tipos de sistema de informação vieram agregar-se aos anteriores, atendendo diferentes necessidades das organizações.

Com os avanços tecnológicos, a competitividade entre as empresas esta cada vez maior. O mercado vem exigindo da mesma maior rapidez, flexibilidade e qualidade nos serviços disponibilizados e para que essas exigências sejam satisfeitas, é preciso uma significativa melhora na disponibilização das informações nas empresas, bem como uma agilidade na obtenção das mesmas e na interação com o ambiente. Desta forma, o mercado tecnológico vem crescendo rapidamente, visto as suas características e a possibilidade das empresas reduzirem custos e superarem suas metas vencendo assim a concorrência cada vez mais crescente em todas os segmentos.

A implantação de tecnologias de informação envolve tanto a parte física e lógica, quanto à parte humana.

Sendo assim, as empresas devem investir em equipamentos que possam suprir suas necessidades, em softwares que dão suporte às atividades desempenhadas pelos seus profissionais, assim como no aprimoramento de seus colaboradores. Nessa implantação, é necessário que todo esforço e investimentos estejam voltados para o negócio da organização. O impacto mais significativo na implantação de tecnologias da informação é na produtividade: as operações antes realizadas manualmente passam a ser realizadas por meios mais rápidos e seguros, agilizando todos os processos encadeados.

Os sistemas de informação podem auxiliar as empresas a sanarem um grande problema dos dias de hoje: a necessidade de informações internas e externas. Essa necessidade surge pelo fato das rápidas mudanças ocorrerem no mercado. Ao longo do tempo, observou-se o desenvolvimento de diferentes tipos de sistemas de informações: transacionais, gerenciais, de apoios à decisão, para automação de escritório, para mineração de dados, especialistas, para executivos, de gestão empresarial e de relacionamento com o cliente, dentro os quais falaremos exclusivamente de TPS (Sistemas de Processamento de Transações).


1. CONCEITO

Os TPS também são conhecido como SIT Sistema de Informação Transacional, tendo foco nas transações como sistemas de processamento de transações. Esses sistemas monitoram as atividades diárias, periódicas ou rotineiras de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento ao cliente, fluxo de materiais, denominando dessa forma como Sistema de Processamento de Transação.

Os sistemas de informação que monitorizam as atividades de negócios elementares e as transações da organização.

Os sistemas de processamento de transações TPS (Transaction Processing Systems). Esta transação é uma apresentação do evento, sendo o mesmo gravado e digitado no sistema do computador como uma transação. Um ou mais programas de computador, chamados de programas TPS, processam a transação em função do banco de dados TPS. No caso de um sistema de reserva de ingressos, estes dados contêm a localização dos assentos disponíveis; no caso de entrada de um sistema de uma ordem de pedidos, estes dados contêm uma relação de produtos disponíveis, seus preços e dados relativos a estes produtos; no caso do sistema de processamento de cheque, estes dados contêm os saldos da conta, a lista de clientes e outros dados.

O programa TPS gera dois tipos de saídas, ele manda mensagens de volta para o terminal do operador e gera documentos impressos.


2. Características do sistema de processamento de transações

O sistema de informação especifica, é a distinção do pessoal dentro da organização, pelo tipo de atividade para solucionar problemas que geralmente desempenham. SPT como sistemas,é destinado a desempenhar um papel especifico no suporte às atividades da organização empresarial. Os administradores operacionais visam à eficiência assegurando-se de que as tarefas são bem feitas. A administração estratégica envolve a decisão sobre as metas corporacionais e a de recursos para realização desses objetivos.

Características de um sistema de processamento de transação.

Cada transação da SPT requer :

  • Entrada e alimentação de dados ;
  • Processamentos e armazenamento;
  • Geração de documentos e relatórios.

O Sistema de processamentos de transações como folha de pagamento, controle de estoques e contas a receber , funcionam de maneira semelhante . Os sistemas de processamentos de transação tem inúmeras características gerais relevantes às aplicações mais especificas. Estas características incluem:

  • Uma grande quantidade de dados de entrada;
  • Uma grande quantidade de saída, inclusive arquivos de dados e documentos;
  • Necessidade de processamentos eficientes para lidar com grandes quantidades de entrada e saídas;
  • Capacidades de entradas / saídas rápidas ;
  • Alto grau de repetição no processamento;
  • Computação simples ( na maioria das aplicações exige apenas adição , subtração , multiplicação e divisão );
  • Necessidade de auditoria para assegurar que toda a alimentação de dados processamento, procedimentos e saídas estejam corretos, preciosos e validos
  • Alto potencial de problemas relacionados com segurança;
  • Impacto do sistema sobre um grande número de usuários;
  • Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane do SPT falha de operação.


3. ATIVIDADES DO PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÃO

Coletas de dados : O processo de coleta e agrupamento de todos os dados necessários para completar uma ou mais transações é chamado coleta de dados. Alem disso, os dispositivos de coleta de dados industriais permitem aos empregados entrar os dados no SPT quando começam e terminam o seu trabalho.

Manipulação de dados: O processo de execução de cálculos e outras transformações de dados relacionados a uma ou mais transações empresariais. A manipulação e dados podem estar a sua classificação, disposição dos arquivos em categorias, aplicação da informação, execução de cálculos sumário de resultados e armazenamento de dados e informações nos bancos de dados da organização para processamento adicional.

Armazenamento de dados: Envolve a colocação dos dados de transação em um ou mais banco de dados. Uma vez armazenada no banco de dados, e manipulações adicionais por outros sistemas em uma forma mais útil para os administradores que se deparam com problemas empresariais menos estruturados.

Princípios em ação: O SPT é o coração da empresa. A transação de negócios gera e armazena dados sobre elas.

A empresa encontrou um meio de armazenar imensas atividades de dados de transações em pouco espaço e de tornar estes dados rapidamente disponíveis nos operadores de computadores de grande porte, dentro de um SPT.

Industrias como as de aviação e outros campos de transporte são fortemente dependentes de acesso rápido aos dados de transações escondidos no fundo de grandes bancos de dados passados.

Produções de documentos: Quase toda transação resulta em um ou mais documentos principais. Assim, outra atividade fundamental do SPT e a produção de documentos. A produção de documentos envolve a saída de registros e relatórios. Além dos documentos mais importantes como cheques e faturas, muitos sistemas de processamentos de transações fornecem outras informações, tais como relatórios que podem ajudar os empregados a executar varias atividades operacionais. Um SPT também pode produzir relatórios solicitados por departamento municipais, estaduais federais, tais como declaração de imposto de retiros, extratos trimestrais de rendimentos e outros documentos.


4. MÉTODOS DO PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES

Todas as transações eram coletadas em grupos, chamados batches (lotes) o tempo entre os batches processados poderia variar de menos de uma hora ate mais de uma semana. A tecnologia da computação atual possibilita um outro método de processamento chamado on-line (PTON), esse método envolve a realização completa de transações empresariais quando elas ocorrem. Muitas empresas descobrem que o PTON ajuda a fornecer serviços mais rápidos, mais eficientes.

Um terceiro tipo de processamento de transação chamado entrada on-line com processamento posterior, e uma conciliação entre batches e on-line.

Embora a tecnologia exista para executar aplicativos de SPT, usando processamento on-line, isto não e feito para todas as aplicações. Para muitas delas, o processamento, posterior e mais apropriado e de menor custo.


5. OBJETIVOS de um sistema de processamento de transações

Os sistemas de processamento de Transações são, fundamentais para assegurar o movimento normal das operações comerciais, preservar o fluxo de caixa e a lucratividade e dar apoio ao sucesso da organização. Devido à importância ao processamento de transações, organizações esperam que seus SPTs atinjam um número de objetivos específicos, incluindo os seguintes:

  • Processar dados gerados por e sobre transações, que tem por objetivo capturar, processar, armazenar transações e produzir uma variedade de documentos relacionados às atividades comerciais rotineiras.
  • Manter um alto gral de precisão. Um objetivo de qualquer SPT é a entrada e o processamento de dados sem erros.
  • Assegurar a integridade dos dados e da informação. Um outro objetivo de um SPT e assegurar que todos os dados e informações armazenadas nos bancos computadorizados estejam exatos, atualizados e apropriados.
  • Aumento da eficiência do trabalho. Hoje os SPT podem reduzir substancialmente as exigências de trabalho de funcionários e outros. Para muitas empresas, um sofisticado SPT computadorizado pode ter o seu custo justificado apenas pela economia do trabalho.
  • Ajuda no fornecimento de mais serviços e serviços melhorados. Sem duvida, estamos nos tornando rapidamente uma economia orientada para os serviços. Com o SPTs, as empresas tem mais controle nos seus estoques, produção e clientes. Os SPTs de hoje em dia tem a capacidade de acompanhar os pedidos dos clientes em todos os estágios.


6. PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES PARA UM VANTAGEM COMPETITIVA

Uma meta comum a quase todas organizações e ganhar e manter uma vantagem competitiva. As vantagens competitivas oferecem um benefício significativo e de longo prazo para a organização. Entre algumas das formas de uso do SPT por parte das empresas visando a obtenção de uma vantagem competitiva encontramos:

  • Maior qualidade ou produtos melhores;
  • Sérvios superiores aos clientes;
  • Melhor agrupamento de informação;
  • Aperfeiçoamento de previsões e planejamento.

Escolhido esse sistema, as informações terão mais valor, com isto a empresa terá como estratégia uma maneira de administrar suas informações e seus recursos de sistemas de informações mais eficiente e eficaz para a tomada de decisões, a fim de alcançar as metas organizacionais da empresa. Esse sistema pode se tornar uma arma competitiva para avanços da empresa, fazendo a mesma emergir a frente de seus concorrentes no mercado.


7. APLICAÇÕES DO PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÕES

Apesar do número de variedades de aplicações, muitos SPTs compartilham equipamentos comuns. O arquivo principal é um grupo permanente de registros armazenados em um expositivo de armazenamento esses arquivos devem ser atualizados, a fim de lhes garantir a exatidão e atualização dos dados antes que seja iniciado o processamento das transações. O arquivo de transações e um arquivo computadorizado que contem transações ou atividades empresariais que afetam o arquivo principal são avaliados para assegurar sua exatidão durante os processos de edição e verificação.

Se ocorrer uma falha durante o processamento, cada arquivo é afetado diretamente, dependendo do método de processamento.Se um SPT on-line falhar, tanto arquivo principal como o de transações sofrerão perda de dados. Uma das primeiras funções comerciais na série computadorizadas foi a contabilidade.

7.1 Processamento de pedidos

É uma das primeiras aplicações ativadas apartir de qualquer SPT. Aplicação do pedido envolve a coleta e o agrupamento de pedidos dos clientes e consumidores, por correio, por telefone ou através de seus representantes de vendas ou diretamente de um computador ligado em rede. Uma vez tomado o pedido, ele e processado com o uso de um ou mais programa de computador as principais saídas do programa de processamento de pedidos inclui faturas aos clientes, notas aos depósitos de mercadorias e varias informações financeiras. O intercambio eletrônico de dados (IED) e uma parte importante do SPT de processamento de pedidos. Com o IDE, uma empresa, cliente ou consumidora pode colocar seus pedidos indiretamente do seu SPT no SPT de uma outra organização.

7.2 Fatura

As faturas ou cobranças geradas pelo SPT são enviadas aos clientes como a saída da aplicação do faturamento que é desenvolvida para estimular o follow-up das atividades de vendas existentes, aumentar a lucratividade e aperfeiçoar o serviço aos clientes.

7.3 controle de estoque

Aplicação de controle de estoque está entre o processamento do pedido e a aplicação de faturamento.

7.4 contas a receber

Monitora as atividades de venda, melhorando o fluxo de caixa, reduzindo o tempo entre o recebimento dos itens, pedidos pelo cliente e o pagamento das contas desses itens, assegurando que os clientes continuem a contribuir para lucratividade.

7.5 Contas a pagar

Monitorar e controlar o fluxo de saída dos fundos aos fornecedores da organização. Tenta aumentar o controle da empresa sobre as aquisições, melhorar o fluxo de caixa, aumentar a lucratividade, e oferecer um gerenciamento eficaz.

7.6 Compras

O departamento de compras é responsável por toda as atividades de aquisição da empresa.

7.7 Recebimento

É responsável pela tomada da posse física dos itens que chegam, e por sua inspeção e envio as pessoas ou departamentos que o solicitaram.

7.8 Expedição

Responsável pelo empacotamento físico e entrega de todos os produtos aos clientes e fornecedores, alem de controlar o fluxo de saída dos mesmos.

7.9 Folha de pagamento

Número de horas trabalhadas e coletado através do uso de uma variedade de dispositivos de entrada de dados, inclusive relógio de ponto, que se destinam a fornecer dados para pagamento dos seus empregados.

7.10 Contabilidade geral

Destinam a permitir entradas de dados em relatórios financeiros automatizados e produzem uma lista detalhada de todas as transações e atividades comerciais.


8. Benefícios e desafios

Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na estratégia corporativa e no sucesso da organização. Este impacto pode beneficiar a organização, os usuários do sistema de informação e qualquer indivíduo ou grupo que interagir com o sistema de informação. Entre os benefícios que as empresas procuram obter através dos sistemas de informação estão:

  • Valor agregado aos produtos (bens e serviços)
  • Maior segurança
  • Melhor serviço
  • Vantagens competitivas
  • Menos erros
  • Maior precisão
  • Produtos de melhor qualidade
  • Aperfeiçoamento no sistema de saúde
  • Aperfeiçoamento das comunicações
  • Maior eficiência
  • Maior produtividade
  • Administração mais eficiente
  • Mais oportunidades
  • Carga de trabalho reduzida
  • Custos reduzidos
  • Tomadas de decisões financeiras superiores
  • Maior e melhor controle sobre as operações
  • Tomadas de decisões gerenciais superiores
  • Aumento da fidelidade do cliente

Ex: Uso do sistema de interação com cliente para monitorar e localizar cada interação dele com a companhia

  • Melhoria no serviço fornecido ao cliente

Ex: Uso de sistemas de localização acessados pelo cliente para determinar a situação da entrega.

  • Melhor execução da coleta da informação

Ex: Uso do sistema de configuração de pedidos para assegurar que todos os produtos e serviços atenderão aos objetivos do cliente.

  • Redução expressiva dos custos

Ex: Uso do sistema de gerenciamento de armazenamento, empregado scanners e produtos com código de barras, para diminuir as horas de trabalho e melhorar a precisão do estoque.


9. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO hardware e software

A tecnologia de informação é como recursos tecnológicos e computacionais para gerar o uso da informação. A TI sendo tratada, nas empresas como um processo caracterizado como uma extensão das demais áreas, as políticas e padronizações serão mais fáceis de serem aplicadas e mais bem aceitas, além de proporcionar uma aproximação entre os profissionais de TI e os demais processos, não ficando as decisões a respeito das soluções de automação e customizações a cargo apenas da área de informática, mas sim pela equipe composta de pessoas das diversas áreas envolvidas e mais familiarizada com o problema em questão.

Para complementar tecnologia de informação esta fundamentada por seguintes componentes: Hardware com seus dispositivos e periféricos Software com seus recursos variados, sistema de telecomunicações e gestão de dados e informações.

Hardware: São computadores e seus respectivos periféricos, ou seja, os componentes físicos do computador posicionados por mecanismos de processamento que utilizam a eletrônica digital.

A visão geral de hardware e seus dispositivos e periféricos tem conotação de gestão, ou seja, quais os elementos fundamentais e necessários para o funcionamento do sistema de informação da empresa.

O hardware é uma das peças fundamentais para o funcionamento do sistema de informação.

Ex: CPU, Teclado, mouse, monitor, impressora.

Software: O software e seus recursos, parte de tecnologia de informação também são subsistemas especiais do sistema de informação global como o hardware.

Dentre o software se classifica os sistemas operacionais que pode ser visto como administrador do seu computador para que o mesmo funcione adequadamente, o software aplicativo é conjunto de comandos e instruções ou ordens elaboradas pelo usuário.

Software de automação de escritório: Também são chamados de software aplicativo ou Office. O banco de dados que possibilita armazenar, organizar, classificar, recuperar e manipular dos dados possibilitando grande diversidade de aplicação.

Outros softwares, além dos citados aqui ainda existem outros que podem auxiliar os gestores em suas atividades. Para a gestão da tecnologia da informação quanto ao software e seus recursos, a visão geral pode ser assim representada abaixo:

Ex: Sistema operacional, aplicativos do Office, e aplicações específicas.


10. EXEMPLOS DE USO DO SISTEMA DE TRANSAÇÕES

10.1 A indústria e investimentos bancários

Muitas instituições financeiras de hoje está chegando até seus clientes pela colocação de terminais bancários automatizados chamados de caixa automáticos (ATMs).

Para acomodar o uso das ATMs, inúmeros programas de computadores especializados foram desenvolvidos para saída de uma aplicação de contabilidade geral.

A industria da aviação uma importante aplicação de SPT de companhias de aviação é a reservas. Uma nova aplicação de SPT envolve uma máquina experimental do tipo semelhante aos caixas automáticos, chamadas maquinas eletrônicas de passagens(ETMs).

Outras aplicações de SPT também podem ajudar as companhias aéreas a programar vôos, fazer a manutenção de aviões e determinar a melhor distribuição das aeronaves no caso de repares necessários.

A indústria de distribuição muitos fabricantes de computadores e firmas de software desenvolvem sistemas especiais de processamento de transações para a industria de distribuição.

O frete motorizado, por exemplo: refere-se basicamente as operações com caminhões.

A programação significa determinar a melhor hora para expedir as mercadorias os serviços. Muitas empresas distribuidoras escolhem o SPT para ajudar determinar quais as rotas que proporcionarão um serviço eficiente, ao mesmo tempo uma boa relação custo-beneficio ao uso de motoristas e caminhões. Para firmar, os programas de programação e de itinerário estão conectados ao pedido da empresa e ao sistema de processamento de transação de estoque.

A indústria varejista vestuário, artigos esportivos, lojas de produtos eletrônicos e restaurantes, são alguns exemplos de operações varejistas. Essas empresas necessitam de aspectos especializados de SPT para assisti-las na captação e relatório de informação as vendas. Um SPT da possibilidade a uma empresa de usar dados para analisar as tendências de vendas, mercados-alvos, e aperfeiçoar seu serviço.

A indústria de serviço de saúde – consiste em números e distintos sistemas de serviço de saúde. As diversas organizações de saúde necessitam de vários sistemas de computadores e de apoio. O SPT computadorizado serão utilizados cada vez mais para reduzir o tempo que os profissionais de saúde gastam com estas atividades não-relacionadas a prestação de serviço a saúde.

Gerenciamento de energia e serviço público os SPT para gerenciamento de energia e empresa de serviço público não apenas incluem as transações habituais como também se relacionam como subsistemas que controlam a locação de capacidade geradora. Possuem uma grande preocupação do publico com os custos, eficiência e segurança dos equipamentos de força e de utilitários, especialmente com as usinas nucleares, interligados aos sistemas empresariais, eles ajudam a destacar situações que exigem decisões e ações que contribuam para uma boa analise de negócios e redução de problemas.

10.2 Implantação de software de logística

O Lightstne Grouup possui sede em Mineola, Nova Iorque, e escritório em Polo alto, Califórnia; Glastonburg, Connecticut; e Westminster, Maryland- Estados Unidos. A companhia dedica-se ao desenvolvimento de software para logística e suporte à tomada de decisões empresariais relacionadas a cadeia de suprimentos, especialmente direcionados a empresas que exigem otimização do tráfego e agendamento para seu pessoal de campo e veículos de entrega.

A empresa foi fundada em 1989 por três pessoas que, inicialmente, desenvolveram o sistema de agendamento para a companhia aérea MachUp, posteriormente vendida à Americam Airlines SABRE Group. Hoje, é uma das lideres em desenvolvimento de software de planejamento de logística e de agendamento, tendo o Resources in Motion Management System (RiMMS) como seu produto-chefe. Uma ampla faixa de industria e clientes, grandes e pequenas, desfrutam da economia de custos e do serviço de atendimento aprimorado proporcionados pelo RiMMS.

Por exemplo, a Tuscan-Leigh Daires agendava suas entregas de modo tradicional, ou seja, a partir de um Atlas, mapas e alfinetes de marcação, até a companhia automatizar seu tedioso processo de organização. Com o software de planejamento da logística de entrega e de agendamento da pequena Lightslone Group Inc., a Tuscan espera melhorar o serviço de atendimento a seus 8,000 cliente, distribuídos em seis estados norte-americanos. Muitos clientes requerem que as entregas sejam feitas em um curto espaço de tempo. O software de planejamento da logística de entrega e de agendamento permite que a Tuscan-Leigh Dairies atenda as necessidades de tempo de seus clientes, tarefa especialmente importante para uma empresa cujos produtos são perecíveis. O software elimina rotas sobrepostas, reduzindo quilômetros e o tempo de entrega. Embora o sistema custe mais de 30,000 dólares, ele se pagará dentro de um ano.

O sistema inclui dados da Navigation Technologies, fornecedora de bancos de dados, como rotas, quantidade de entregas e exigências dos clientes.O software, então, determina quem deve efetuar a entrega e qual a melhor rota.Calcula, também, o melhor tempo de entrega e outros detalhes referentes a cada parada no trajeto.Este sistema está preparado para lidar,inclusive,com eventuais mudanças nos meios de captação e de entrega .

O uso do RiMMS melhora a eficiência do planejamento das rotas ,otimiza a quantidade de paradas por dia e aumenta a satisfação do cliente.O sistema é projetado para empresas que requeiram prestar serviços de alto nível para seus clientes,como serviço de entrega,serviço de campo,captação e gerenciamento da equipe de vendas.O sistema pode contabilizar vários tipos de veículos,diversos depósitos,diferentes localidades de ínicio e fim para os veículos ,janelas de tempo,múltipla capacidade de obstáculos,níveis de habilidade dos motoristas,entre outras variáveis.

Em abril de 1998,a Lighstone anunciou o Easy Router,o primeiro serviço de planejamento do RiMMs para gera rotas otimizadas ,o Easy Router possibilita que seus assinantes recebam ,com rapidez ,rotas otimizadas e agendamento com localização de mapas e direções a seguir pela Internet.Os assinantes enviam a informação referente a uma entrega específica,via Internet,á medida que necessário,e o Easy Router retorna seu serviço em uma hora.


Referências

BIO, Sérgio R. Sistemas de informação: Um enfoque Gerencial.1º ed. São Paulo : Atlas, 1985.

CAUTELA, Alciney L. Sistemas de Informação na Administração de Empresas.4º ed. São Paulo : Atlas, 1996.

STAIR, Ralph. REYNOLDS, George W. Princípios de Sistemas de Informação.4º ed. Rio de Janeiro : Ltc, 2002, 496 p.

Comentários