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A Relação Entre os Setores de Compras e a Administração de Materiais

Autor:
Instituição: Asselvi
Tema: Administração Materiais

A RELAÇÃO ENTRE OS SETORES DE COMPRAS E A ADMINISTRAÇÃO DOS ESTOQUES

2005


RESUMO

A compra é uma atividade fundamental em qualquer empresa, é preciso saber o que, quanto e quando comprar, buscando as melhores de negociações para a empresa. Planejar esta atividade é fundamental, para que se obtenha uma menor necessidade de capital de giro e uma margem de lucro maior. Deve-se levar em consideração o tempo de giro das mercadorias, e o estoque ideal para que não ocorra falta de matérias-primas ou mercadorias de venda, o que obrigaria a compras emergências, quase sempre desvantajosas para o comprador. Com base nessa busca incessante de lucro, há uma necessidade cada vez maior de interagir os setores de compras com a administração de materiais, pois estoque em excesso significa capital de giro imobilizado e, portanto, custo maior para o empresário. Mas a falta de estoques de matérias-primas, insumos ou de mercadorias para a produção pode gerar um atraso na entrega de algum produto e quebrar a confiança dos clientes. Na verdade, elas interferem diretamente na produção, nas vendas e, conseqüentemente, nas demais áreas funcionais do negócio. Qualidade, quantidade, preço e prazo dos insumos usados na fabricação dos produtos de uma indústria dependem muito das condições em que foram adquiridos, armazenados e consumidos todas matérias primas ou insumos. Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. A sua correta determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício.

Palavras-chave: Comprar, Planejar, Analisar, Qualidade.


1 INTRODUÇÃO

A credibilidade e a pontualidade das informações relacionadas entre os setores de compras, e a administração de estoques, assume um papel cada vez mais importante na gestão de negócios de hoje, atendendo funções básicas e vitais para o funcionamento adequado do fluxo de produção e do controle financeiro de uma empresa. Esta visão está baseada no volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não de lucros.

Os valores gastos nas compras e as quantidades de insumos utilizados para a produção, sejam direta ou indiretamente, representa um relevante percentual do total das receitas brutas. Por isso facilmente percebe-se que mesmo pequenos ganhos decorrentes de uma melhor produtividade e de maior controle sobre os materiais, têm grande repercussão sobre o lucro. Estas e outras afirmações demonstram de forma clara a importância do processo de compras na gestão administrativa atual.


2 DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

2.1 AS FUNÇÕES DE UM DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

O departamento de compras, ela tem como função suprir as necessidades de materiais e serviços, dentro de uma organização. Pois, planeja a quantidade correta que vai trazer a satisfação deste consumo em um momento certo. Está função deixou de ser algo cheio de burocracia e buscou as suprir o necessário, analisando se recebeu aquilo que foi comprado, procurando armazenar e também auxiliar com informações para que seja consumido nas melhores condições possíveis.

Como todo departamento tem seu objetivo funcional dentro da organização a função compras apresenta os seus, como manter e organizar a entrada e saída contínua de suprimentos ou materiais com um custo mínimo de investimento; adquirir materiais com qualidade e quantidade estabelecida pela gestão (orçamentos), procurando sempre uma negociação justa a melhor condição de pagamento para a empresa.

Para se administrar um setor de compras necessita-se entender como se procede a cada passo o segmento dessa função, como as entradas ou pedidos solicitados chamados de "imputs" vem de vários departamentos como a área financeira, produção (PCP) e vendas. Ao entrar os pedidos solicitados começa-se um processo de pesquisa de mercado, cotações qual o melhor preço, estudo do material, investigar a fonte, ou seja, os fornecedores, como se desenvolve a sua matéria-prima para se enfim adquirir o material com as especificações técnicas e qualidades desejadas. Porém nas organizações atuais, passou-se a se exigir autorização para se efetuar tal procedimento, esta autorização pode ser em forma de orçamentos/cotas ou até mesmo simples autorizações através de assinaturas designadas pêlos administradores de uma organização.

2.2 FINALIDADE E IMPORTÂNCIA DO SETOR DE COMPRAS

A função compras exige muita responsabilidade, para o bom funcionamento da área de suprimentos. Um fato que ressalta a importância dentro de toda a empresa é de que uma significativa parcela do montante que a empresa vende é destinado a aquisição de materiais ou serviços efetuados pela área de compras. Assim, pode-se verificar como o adequado e correto funcionamento do departamento de compras é decisivo para gerar lucros para empresa, através da redução dos custos.

Um percentual significativo da receita de vendas de uma organização é gasto com fornecedores, logicamente ele tem que ser trabalhado de uma maneira toda especial, com muito cuidado e técnica.

A atividade de compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários, objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais e técnicas.

Pode-se concluir que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam:


3 A ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

3.1 A FUNÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

A função da administração de Estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback entre os demais departamentos de uma organização e a produção propriamente dita. Está administração de estoque deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e tende a aumentar continuamente, uma vez que, o custo financeiro também se eleva. Uma organização dificilmente poderá trabalhar sem estoque, pois, sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto.

O controle de estoque é de suma importância para a empresa, sendo que se controla o desperdício e desvio, se apuram valores para fins de análise, bem como, apura os excessos, o qual prejudica o capital de giro. O objetivo de forma geral se integra aos objetivos dos demais departamentos como de produção, de vendas e financeiro, deverá ser conciliado também pela administração de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa.

3.2 OBJETIVO DA ADMINISTRAÇÃO DE ESTOQUES

Um dos objetivos principais da administração de estoques é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de capital investido.

O estoque do produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciarão os outros tipos. Às vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras.

O controle de estoque tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa.

Estoque é a composição de materiais que não é utilizada em determinado momento na empresa, mas que precisa existir em função de futuras necessidades.

Os estoques são bens adquiridos ou produzidos pela empresa com objetivo de venda ou utilização própria no curso normal de suas atividades, sendo essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício.

3.3 CUSTO DE MANUTENÇÃO DO ESTOQUE

É obvio que as empresas preferem manter seus estoques mínimos, pois o custo de manutenção de estoque, em uma organização pode girar em torno de 25% do valor médio de seus produtos.Os custos de manutenção de estoques incorporam despesas de armazenamento, tais como: altos volumes, demasiados controles, enormes espaços físicos, sistemas de armazenamento e movimentação e pessoal alocado, equipamentos e sistemas de informações específicos. Além dos custos de manutenção têm-se também os custos associados aos impostos e aos seguros de incêndio e roubo decorrente do material estocado. Além disso, os itens ainda estão sujeitos a perdas, roubos e obsolescência, aumentando ainda mais os custos de mantê-los em estoque.


4 INTERFACE DE COMPRAS/ADMINISTRAÇÃO MATERIAIS COM DEMAIS SETORES

Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras ou suprimentos, ou requerem informações por causa do mesmo.

P.C.P - A relação existente entre Suprimentos/Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado por esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e utilização.

VENDAS E MARKETING - O departamento de Vendas deve manter o setor Suprimento/compras informado quanto às cotas de vendas e quanto às expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantidades de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já está transferindo-se para o P.C.P., que fica responsável por essas informações.

CONTABILIDADE E FINANÇAS - Cada compra efetuada representa um ou um compromisso dos fundos da empresa. Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Suprimento/compras e contabilidade é, portanto, de vital importância e é, freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.

ENGENHARIA DE PRODUTOS E DE PRECESSOS – A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos assuntos pertinentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares ás verdadeiras exigências de produção.

FABRICAÇÃO OU PRODUÇÃO - A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o beneficio geral da empresa, deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções.

QUALIDADE - A primeira responsabilidade do Setor Suprimentos/Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de Suprimentos/Compras e, por intermédio desta, o fornecedor, sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para a sua aceitabilidade.


5. CONCLUSÃO

Houve uma evolução muito grande nos últimos anos na administração de materiais/compras nas organizações atuais, e esta relação entre estes dois setores só se torna possível graças a uma fina relação formada de informações precisas e atitudes extremamente profissionais voltada única e exclusivamente a proporcionar uma lucratividade maior á organização. Saímos de uma era de controles manuais e sem precisão, para uma em que, há a uma necessidade diária de se manter em um mercado cada vez mais competitivo e por muitas vezes injusto.

E na busca desta competitividade é que as organizações buscam melhorias, como tecnologias de informações (TI) cada vez mais atuais, proporcionando resultados precisos e principalmente confiáveis, para uma possível tomada de decisão.

Outra importante adaptação das organizações atuais é a tomada de decisões baseada em uma projeção (orçamento sobre uma projeção de vendas) essa ferramenta dá a empresa condições de se fazer um planejamento financeiro vinculados aos planos operacionais visando otimizar o rendimento de recursos físicos e monetários para a organização á curto e longo prazo.


6 BIBLIOGRAFIA

BAILY, P. et al. Compras princípios e administração. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2000.

VIANA, J.J. Administração de Materiais: Um Enfoque Prático. São Paulo: Atlas, 2000.

MARTINS, P. G.; ALT, P. R. C. A Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000.

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