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Almoxarifado

Autor:
Instituição: Faculdades Integrado
Tema: Administração de Materiais

Almoxarifado


INTRODUÇÃO

Com o desenvolvimento de recentes técnicas de armazenagem e movimentação física, provocaram a redução de custos, aumento significativo da produtividade e maior segurança nas operações de controle como a obtenção de informações precisas em tempo real. Em conseqüência disso a administração da produção está tendo consciência da importância do espaço e da movimentação, em uma tentativa de diminuir os estoques de material em processo e de minimizar o capital necessário para o funcionamento da empresa. A eficiência de um almoxarifado dependerá da redução das distâncias internas percorridas pelos materiais e do aumento das viagens de ida e volta, do tamanho médio das unidades armazenadas e da melhor utilização de seu espaço. Diante disso faz-se necessário o estudos de sua organização funcional e suas principais atribuições.


1 Noções Básicas de Almoxarifado 

O almoxarifado está diretamente ligado à movimentação ou transporte interno de cargas, e não se pode separá-lo. Os equipamentos e sistemas utilizados para a armazenagem têm influência direta na produtividade industrial.

FIGURA 1 – Almoxarifado de Peças

Um método adequando para estocar matéria-prima, peças em processamento e produtos acabados permite diminuir os custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos e acelerar o ritmo dos trabalhos. A importância destes fatores cresce com o aumento da concorrência nos diferentes setores.

O almoxarifado pode ser definido como um lugar designado a guardar e conservar os materiais, podendo ser em um local coberto ou não, dependendo do tipo de material que será estocado, tem ainda a função de reservar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, estabelecendo a sua localização, equipamentos e disposição interna dependentes da política geral de estoques da empresa.

FIGURA 2 – Almoxarifado de Matéria-Prima

Um sistema correto de almoxarifado influi no aproveitamento da matéria-prima e dos meios de movimentação. Além de evitar a rejeição de peças por efeito de batidas e impactos, reduz as perdas de material no manuseio e impede outros extravios de qualquer natureza. A economia nos custos de material reflete proporcionalmente sobre os produtos acabados ou semiprocessados.

O almoxarifado também deve assegurar que o material adequado, na quantidade certa, estará no local e horários certos, quando for necessário, por meio da armazenagem de materiais, de acordo como as normas adequadas, procurando conservar a qualidade e as quantidades exatas.

Um almoxarifado eficiente depende de alguns fatores como: a redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento das viagens de ida e volta, do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas e da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.

1.1 Organização do Almoxarifado

As principais funções de um almoxarifado são as de receber os materiais adquiridos para estoca-los e protege-los, entregar os materiais mediante a requisições autorizando os funcionários retirar os materiais do almoxarifado e também manter atualizados os registros necessários.

 

FIGURA 3 – Organograma Funcional de um Almoxarifado

1.2 Controle de Estoques

A administração de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o seu custo financeiro aumenta. Entretanto sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. Quanto maior o investimento nos vários tipos de estoque maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento na empresa. O objetivo é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido.

O controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas. O controle das funções referentes ao almoxarifado deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, ou seja, recebimento, armazenagem e distribuição.

1.3 Recebimento

O recebimento engloba as atividades desde a recepção do material até a entrada nos estoques do almoxarifado e compreendem os materiais com política de ressuprimento e os de aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa e qualitativa. Suas principais funções são a coordenação e o controle das atividades de recebimento e devolução de materiais, analisar os documentos recebidos e verificar se a compra está autorizada, comparar as quantidades da nota fiscal e do manifesto de transporte como as quantidades a serem recebidas, conferir visualmente e verificar as condições das embalagens quanto a avarias durante o transporte, conferir os materiais quantitativamente e qualitativamente, também regulamentar e decidir se deve aceitar, recusar ou devolver as mercadorias, e finalmente liberar o material para ser estocado.

Tratando-se de recebimento de matérias a Nota Fiscal é um importante documento emitido pelo fornecedor quando da aquisição de materiais, para notificação ao fisco dos impostos a serem recolhidos na venda de mercadorias, prestando-se também para seu transporte, durante o trajeto do estabelecimento vendedor até seu destinatário comprador. Porém a Nota Fiscal não tem valor para a cobrança, por este motivo utiliza-se outros documentos que são a Fatura e a Duplicata. Entretanto esse problema pode ser contornado utilizando a Nota Fiscal Fatura, unindo a Nota Fiscal e a Fatura em um único documento e realizando a cobrança das vendas por meio de Duplicatas.

A atividade de recebimento pode ser dividida em quatro fases:

1.3.1 Entrada de materiais

A entrada de materiais corresponde a primeira etapa do processo de recebimento, e tem como objetivo realizar a recepção dos veículos transportadores, realizar a verificação da documentação suporte do recebimento, encaminha-los para descarga e realizar o cadastramento dos dados no sistema. Na portaria da empresa é realizada a conferência primária de documentação, caso seja constatada alguma irregularidade entre a nota fiscal e o material recebido, como compras não autorizadas ou em desacordo com a programação, deve-se recusar o recebimento, sendo então registrada a irregularidade na nota fiscal que juntamente com a compra será retornada aos fornecedores.

As compras que estejam de acordo com a nota fiscal tem sua entrada permitida na empresa e encaminhada para o almoxarifado. O cadastramento dos dados de recepção compreende informações necessárias à entrada dos materiais em estoque, pendências como fornecedores atualização de saldos e baixa dos processos de compra e informações para o controle de entrada de materiais. No almoxarifado é realizada a conferências de volumes comparando com a nota fiscal do fornecedor com os registros e controles de compra, posicionamento do veículo no local exato da descarga, providência de equipamento e material necessários para a descarga e acesso ai almoxarifado. Também na fase de entrada de matéria-prima são realizadas verificações quanto a avarias e volumes de materiais, a recusa do recebimento a liberação do transportador e a descarga.

1.3.2 Conferência quantitativa

Através da conferência quantitativa é observado se as quantidades declaradas na nota fiscal pelo fornecedor corresponde as quantidades realmente recebidas.

CONFERÊNCIA QUANTITATIVA

Fornecedor

Nota Fiscal nº

Data

Código

Material

Quantidade Contada

Observações:

 

Nome do Conferente

Assinatura

Data

 

 

 


Figura 4 – Formulário conferência de quantidade.

A atividade quantitativa pode ser realizada pelos meios: manual, através de cálculo, por meio de balanças contadoras pesadoras, pesagem, medição e através de critérios de tolerância. Nesse tipo de conferência a pessoa responsável não tem o conhecimento das quantidades declaradas pelo fornecedor, ela apenas realiza a conferência e anotas os valores encontrados em um formulário, que é utilizado posteriormente para as comparações e análises.

1.3.3 Conferência qualitativa

A Conferência Qualitativa ou Inspeção Técnica é muito importante no recebimento de materiais, pois tem o objetivo de garantir a adequação do material ao fim a que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, através da comparação das especificações da autorização de fornecimento com as apresentadas na nota fiscal pelo fornecedor, tem como objetivo garantir o recebimento adequado do material, para isso verificando suas características dimensionais, específicas e restrições de especificação.

As inspeções de materiais podem ser realizadas através de acompanhamento durante a fabricação, inspecionando os fornecedores de produtos acabados e também por inspeções na ocasião do recebimento. O tipo de inspeção utilizado dependerá da quantidade, podendo ser total ou por amostragem, utilizando conceitos estatísticos para determinar a quantidade de peças a inspecionar, bem como a decisão de aceitar ou recusar. Ainda durante as inspeções são realizadas análises visuais, dimensionais, ensaios e testes que comprovam a qualidade, resistência , desempenho e funcionamento dos materiais ou equipamentos.

1.3.4 Regularização

A regularização é realizada através do controle do processo de recebimento, pela confirmação qualitativa e quantitativa, através do laudo da Inspeção Técnica e da comparação das quantidades conferidas com as faturadas, decidindo se aceitara ou recusara a compra. A regularização será feita utilizando-se de documentação durante o sistema de recebimento.

Caso não seja constatada nenhuma irregularidade na regularização os materiais serão encaminhados ao almoxarifado sendo incluídos no estoque físico e contábil da empresa. Caso contrario é providenciada a devolução de materiais com defeito ou em excesso ao fornecedor acompanhados por suas notas fiscais de devolução.

1.4 Armazenagem

O principal objetivo do armazenamento é otimizar o seu espaço disponível o máximo possível, proporcionando uma movimentação rápida e fácil de materiais desde a etapa do recebimento até a sua expedição. Quando se fala em armazenagem deve se prestar muito a atenção em alguns cuidados essenciais, como definir um local que poderá ser em recinto coberto ou não, definir um layout apropriado, adotar políticas de preservação utilizando embalagens apropriadas aos produtos, manter sempre o almoxarifado organizado e limpo e também ter segurança contra furtos e incêndios.

Através da otimização da armazenagem nos almoxarifados se obtém uma máxima utilização do espaço e dos recursos disponíveis como equipamentos e pessoas, organização, proteção e rápida acessibilidade aos itens em estoque, dessa forma cumprindo um importante papel que é satisfazer as necessidades dos seus clientes.

1.4.1 Arranjo físico - (Layout) 

A primeira necessidade sentida do layout ocorre quando da implantação de um depósito ou almoxarifado, estando presente desde a fase inicial do projeto até a etapa da operacionalização influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e estações de trabalho, seleção do equipamento de transporte e movimentação de materiais, estocagem, expedição e dezenas de detalhes que vão desde a topografia do terreno até a presença ou não de janelas.

O arranjo físico ou layout é a disposição física dos equipamentos, pessoas e materiais, da maneira mais adequada ao processo produtivo, ou seja, a colocação coerente dos diversos elementos combinados para proporcionar o acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do armazém. Quando se fala do arranjo físico, pressupõe-se o planejamento do espaço físico a ser ocupado e utilizado.

Os principais objetivos do layout de um armazém são garantir a maximização do espaço, da eficiência da movimentação de materiais, oferecer uma estocagem mais econômica, em relação a despesas de equipamento, espaço, danos de material e mão-de-obra, além de garantir a organização do almoxarifado.

1.4.2 Utilização do espaço vertical

O aproveitamento máximo da área e do espaço, que são cada vez mais escassos diante das crescentes, é sua meta essencial. O espaço é, 80% das vezes, apontadas como principal problema em Almoxarifados, não como causa, mas como efeito da baixa ocupação de itens em estoque.

Não se pode imaginar a utilização de espaço vertical sem o concurso de paletes. Um dos fatores fundamentais na armazenagem é a correta utilização do espaço disponível, o que demanda estudo exaustivo das cargas e armazenar, níveis de armazenamento, estruturas para armazenagem e meios mecânicos a utilizar.

1.4.3 Critérios de armazenagem

O esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende primordialmente da situação geográfica de suas instalações, da natureza e seus estoques, tamanho e respectivo valor. Por isso aspectos como materiais que necessitam uma preservação especial, equipamentos especiais de prevenção de incêndios ou de movimentações especiais, meio ambiente especial como por exemplo meio ambientes climatizados, estrutura de armazenamento especial e manuseio especial com auxílio de equipamentos de proteção individual, devem ser analisados em conjunto para então decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, escolhendo qual a melhor alternativa que atenderá o seu fluxo de materiais.

Como por exemplo, a armazenagem por agrupamento que permite uma melhor organização e busca de itens entretanto ocupando muito espaço, por tamanhos permitindo um bom aproveitamento de espaço, por freqüência armazenando em locais mais acessíveis materiais como maior freqüência de movimento, armazenagens especiais para produtos inflamáveis, perecíveis ou que necessitam de ambiente climatizado, armazenagem em áreas externas no caso de materiais que podem ser armazenados em locais abertos o que diminui o custo com estocagem ou em coberturas alternativas permitindo guardar materiais a um menor custo de armazenagem.

1.4.4 Símbolos utilizados nas embalagens 

Independentemente de qualquer critério ou consideração quanto à escolha dos melhores tipos de armazenamento é fundamental lembrar a importância no respeito às indicações contidas nas embalagens em geral, por meio de símbolos convencionais que indicam os cuidados a serem seguidos no manuseio, transporte e armazenagem, de acordo com a carga contida. Esses sinais indicam se o material é frágil, se não é permitido agita-lo devido a sua fragilidade, indica se o material deve ficar com a face superior para cima, se deve ser mantido sobre proteção contra a umidade, luz ou contra o calor, o numero de camadas máximas para o empilhamento, se contem cargas vivas, entre outros.

1.4.5 Controle de materiais perecíveis

O controle de armazenamento de materiais perecíveis dever ser realizado como base na técnica Peps (Primeiro que entre primeiro que sai), observando a data de validade dos produtos. Caso as técnicas de controles não sejam utilizadas corretamente certamente a empresa terá perdas e deficiência no seu abastecimento. Para se evitar esse tipo de falha ou desconhecimento da validade desses produtos, deve-se controlar as entradas e saídas garantindo a correta utilização da técnica Peps. Em virtude de suas peculiaridades fica inviável e incompatível o controle pelo Sistema de Gerenciamento de Estoques.

Um subsistema pode ser mantido por um subsistema com ajuda de computadores através de uma programação por materiais perecíveis. Através da inclusão de lotes, requisição, alteração de lotes, exclusão de lotes ou atualização do sistema de lotes de materiais perecíveis. Sendo que este subsistema abrange quatro fases distintas, sendo elas, o controle de recebimento, o atendimento de requisições de material, de devoluções de material e atualização da estado do lote.

1.4.6 Manuseio de materiais perigosos

Algumas codificações, conforme as peculiares dos materiais de cada empresa, define instruções importantes aos Almoxarifados, visando proporcionar segurança para produtos considerados perigosos durante o manuseio e a armazenagem.

Essas são algumas instruções de manuseio de materiais perigosos:

1.4.7 Utilização de paletes

A utilização de paletes vem sendo utilizada com uma grande freqüência pelas empresas em busca de uma maior econômica na movimentação de materiais, desde a matéria-prima até os produtos acabados. Os paletes têm o objetivo de transportar de uma só vez o maior número de materiais possíveis, e possibilitar uma maximização no espaço de estocagem, redução na largura dos corredores, economia de mão-de-obra e redução de custos.

Dentre as vantagens da utilização de paletes percebidas pode-se destacar algumas como: um melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente o espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo, a possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual e também facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais.

1.4.8 Classificação dos tipos de paletes

Apesar das grandes variedades de paletes pode-se destacar os tipos principais sendo eles:

Paletes de face simples:

    Paletes de face dupla:

    Existem alguns fatores que devem ser levados em consideração na escolha do tipo certe do paletes como o custo, capacidade de empilhamento, material empregado na construção, seu tamanho e resistência. Quanto aos materiais utilizados para fazer os paletes podem ser de plástico, madeira ou metal. Os paletes de madeira apresentam desvantagens quanto a durabilidade, a necessidade de reposição e o custo de reposição.

        FIGURA 5 – Paletes de Madeira

    Os paletes de plásticos apresentam uma resistência à umidade, aos agentes químicos, baixo custos e superfícies lisas, sem pregos ou parafusos.

         

        FIGURA 6 – Paletes de Metal

    Os paletes metálicos são fabricados em diversas configurações como acontece com os de material plástico e apresentam muitas alternativas de inovação. Nos paletes metálicos a utilização de solda elimina a necessidade de pregos e parafusos, fornecendo rigidez e estabilidade dimensional.

    1.4.9 Estruturas metálicas para armazenagem

    A utilização das estruturas metálicas para o armazenamento, dependem do peso e volume das cargas, além de facilitarem a entrada e saída de materiais, influindo de forma determinante na estrutura e no dimensionamento de seus elementos construtivos. As estruturas metálicas podem ser classificadas em duas categorias que são: as leves e pesadas, podendo se destacar alguns tipos básicos como as estruturas leve em prateleiras de bandejas ou estandes metálicos adequados ao armazenamento de materiais leves até 35 kg, manuseados sem a necessidade de qualquer equipamento, e admitindo uma carga de 250 kg uniformemente distribuídas.

    Existem também as estruturas porta-palete caracterizando-se por ser uma estrutura pesada, constituída por um par de vigas que se encaixam em colunas com a possibilidade de regulagem de altura, utilizada para armazenagem dos paletes, os quais são retirados individualmente por empilhadeiras que se movimentam em corredores. Esse tipo de estrutura metálica pesada se ramificou criando outros tipos como drive-in e o drive-though.


    CONCLUSÃO

    O conceito de armazenagem está sofrendo modificações consideráveis passando do significado tradicional de empilhamento, que exigem muita mão-de-obra para a movimentação dos materiais, para a sofisticação atual das estruturas de grande altura, com estritos corredores de movimentação e empilhadeiras de grande elevação. O objetivo dos depósitos é maximizar a utilização de sua capacidade e garantir o acesso imediato a todos os pontos, para armazenar ou retirar os produtos.

    Mediantes a essas mudanças em relação aos almoxarifados pode-se observar que as empresas que não buscarem qualificar sua mão-de-obra, conhecer e utilizar os modernos equipamentos para o armazenamento e distribuição de materiais, além da implantação das novas técnicas de controle de materiais e planejamento das estruturas físicas ou layout dos armazéns ideais para cada tipo de produção, não conseguem reduzir seus custos de armazenamento, conseqüentemente seus produtos finais não terão um preço competitivo e perderão espaço no mercado para os seus concorrentes.

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