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APO - Adminsitração por Objetivos

Autor:
Instituição: CESB
Tema: Adminsitração por Objetivos

ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS


1 - INTRODUÇÃO

Baseada no novo modelo de economia, a economia do cliente, onde o consumidor esta cada vez mais exigente, mais seguro de suas necessidades e muito mais "imediatista", sempre exigindo o melhor pelo menor preço e com a maior agilidade.

Para atender esse novo consumidor as empresas tiveram que reformular a sua maneira de administrar – Surge pela primeira vez o conceito de "Administração Por Objetivos". A Administração Por Objetivos ou Administração Por Resultados constitui um modelo administrativo bastante difundido e plenamente identificado com o espírito pragmático e democrático da Teoria Neoclássica da administração. A APO surgiu na década de 50 através da publicação do livro de Peter F. Drucker, o qual caracteriza pela primeira vez a administração por objetivos.

A APO é uma técnica de direção de esforços por meio de planejamento e controle administrativo fundamentado no princípio de que para atingir resultados a organização precisa antes definir em que negócio está atuando e aonde pretende chegar. Inicialmente se estabelecem os objetivos anuais da empresa, formulados na base de um plano de objetivos a longo prazo. Escolhidos e fixados os objetivos a serem alcançados, o próximo passo é saber como alcançá-los, isto é, estabelecer a estratégia empresarial a ser utilizada para melhor alcançar aqueles objetivos.

A estratégia, o antigo conceito militar define estratégia como "aplicação de forças de larga escala contra algum inimigo". Em termos empresariais, a APO define estratégia como "a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando a atingir objetivos a longo prazo". A APO é caracterizada por um estilo participativo, com ênfase em pessoas, a fim de proporcionar a criação de inovações enfocando o futuro e novas visões.

O propósito deste trabalho é de mostrar uma melhor definição do ambiente das empresas e seus principais objetivos, indicar as características organizacionais adequadas para confrontar com diferentes ambientes de

negócios, definir os conceitos de Administração Por Objetivos e de Objetivos, bem como compreender os diversos modos de planejamento, assim como definir a melhor maneira de implantar a APO em uma companhia sem que ela passe por problemas que podem ser gerados durante a sua implantação. Esta pesquisa explica como surgiu a Administração Por Objetivos e quais são as suas características.


2 - O SURGIMENTO DA APO

Surgiu do espírito pragmático e democrático da teoria neoclássica na década de 50. Sendo o seu criador Peter F. Drucker.

Devido as depressões geradas pela crise de 29 as empresas privadas norte-americanas sofriam pressões acentuadas. E os governos passaram a intervir nos controles nacionais não podiam depender das ações dos empresários da época.

A pressão econômica da época gerou várias campanhas para reduzir custos, além de não alcançar grandes resultados, acentuavam apenas um dos aspectos envolvidos na questão ( custos ), em detrimento, muitas vezes, de outros e importantes fatores. Mantinha-se assim, a mesma condicionante de desequilíbrio que pensava estar combatendo, ou pior, acabava-se agravando determinadas situações. Os dirigentes entendiam essa falta de resultados ou " apatia " como atitude rebelde, e em resposta apertavam mais ainda os controles. Dessa maneira fechava-se o círculo vicioso: resistência, controle, mais resistência , mais controle. " foi então que se buscou uma forma de equilibrar objetivos, admitir maior participação, descentralizar decisões, permitir auto-controle e auto-avaliação , o que significava maior liberdade ou mais relaxamento dos controle".

Surge a APO no bojo de outros movimentos no âmbito da administração ( descentralização de atividades, pesquisa operacional, enfoque sistêmico, etc. ) e da promoção empresariais ( novos mecanismos de marketing, merchandising, técnicas publicitárias de divulgar e persuasão ).


3 - O CONCEITO DE APO

Está ligado à idéia de que as organizações devem planejar suas atividades, determinando e quantificando os objetivos a atingir. Estes objetivos estão situados em termos de realizações se vinculam-se uns aos outros, dentro do conceito de sistema, em relação aos recursos disponíveis ou necessários.

Este conceito está, portanto, bastante longe da fórmula simplista que muitas empresas adotam, de compreender eficácia através da idéia de lucro, ou ainda, de imaginar a boa esquematização do empreendimento apenas pelos padrões internos de eficiência da entidade.

A administração por objetivos é algo muito mais amplo, mais racional e, sem dúvida, potencialmente mais resolutivo do que qualquer outro modelo adotado para impulsionar a administração, mesmo as vésperas do século XXI.


4 - PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA APO

Características :

5 - CONCEITO DE OBJETIVO

Podemos definir objetivos como uma forma de planejar resultado para um futuro próximo ou mesmo distante. É um enunciado descrito sobre resultados a serem alcançados num período determinado e deve ser quantificado, difícil, relevante e compatível. Um objetivo pode ser de ordem pessoas ou não, pode

uma empresa ou um grupo ter os seus objetivos, basta para isso estipular metas a serem atingidas, saber o que querem e como fazer para que o objetivo seja alcançado.

6 - CRITÉRIOS DOS OBJETIVOS

Um objetivo é algo complicado, pois sempre se procura estabelecer como objetivo algo sempre maior ou mais do que normalmente se atinge no dia a dia, por isso são necessárias algumas regras ou critérios para que ele possa ser estabelecido de maneira que também possa ser atingido. Alguns desse critérios são, por exemplo, ao se tratar de objetivos de uma certa empresa, que seja estabelecido no início de cada período, de preferência coincidindo com o exercício fiscal da empresa, que esteja de acordo com as metas gerais da organização, fixadas pelos acionistas, por meio da diretoria, são fixados de acordo com a prioridade e contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa.

Podemos citar alguns exemplos claros:

Deve, indicar os resultados a serem atingidos, mas não deve limitar a liberdade de escolha dos métodos a serem utilizados. Indicar o "quanto" e não "como"; Deve ser difícil de ser atingido, mas não impossível. Podemos citar também alguns objetivos mais comuns, fixados por algumas empresas:


7 - FIXAÇÃO DE OBJETIVOS

A "Administração por objetivos é um modelo de administração por meio do qual todas as gerências de uma organização estabelece metas para suas administrações, no início de cada período, de preferência coincidindo com o exercício fiscal da empresa, em consonância com as metas gerais da organização, fixadas pelos acionistas, por meio da diretoria’. Um "objetivo é um enunciado escrito sobre resultados a serem alcançados num período determinado. O objetivo deve ser quantificado, difícil, relevante e compatível. O quanto possível, números. A quase totalidade dos objetivos é quantificada. São números que orientam o desempenho dos gerentes para um resultado mensurável, difícil, importante e compatível com os demais resultados".

A importância dos objetivos pode ser avaliada pelos seguintes aspectos:

A Administração por Objetivos é uma técnica participativa de planejamento e avaliação por meio da qual superiores e subordinados definem, conjuntamente, aspectos prioritários, a saber:


- CRITÉRIOS DE ESCOLHA DOS OBJETIVOS

Os critérios para escolha dos objetivos são fixados de acordo com a prioridade e contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa. Eis alguns critérios.

9 - OS OBJETIVOS MAIS COMUNS SÃO OS SEGUINTES:

Cada área da empresa procura maximizar seus objetivos e resultados, num esforço de subjetivação onde o esforço de uma área anula a outra.. Cada objetivo leva a empresa a se transformar num sistema centrifugo de esforços que mais se separam do que se conjugam, tendendo a sair do sistema. H. Igor Ansoff salienta que o ideal seria a sinergia significa o efeito multiplicador da combinação dos recursos que é maior que a soma dos esforços. Daí a necessidade de um sistema de resultados globais previamente definidos por departamento – convergindo os objetivos em uma direção única.

Na visão de João Bosco Loid o trabalho da administração, pois, é o de compatibilizar objetivos conflitantes. Toda empresa, no fundo, é um conjunto de conflitos que vão existindo num equilíbrio instável. Focalizando-se uma coisa, tira-se da outra.


10 - HIERÁRQUIA DE OBJETIVOS

Objetivos estratégicos: São os chamados objetivos organizacionais, ou seja, objetivos amplos e que abrangem a organização como uma totalidade. Suas características básicas são: globalidade e longo prazo.

Objetivos táticos: São os chamados objetivos departamentais, ou seja, objetivos referentes a cada departamento da organização. Suas características básicas são: ligação com cada departamento e médio prazo.

Objetivos Operacionais: São objetivos referentes a cada atividade ou tarefa. Suas características básicas são: detalhamento e curto prazo.


11 - CUIDADOS PARA MANTER A HIERARQUIA DE OBJETIVOS EQUILIBRADA:


12 - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E
PLANEJAMENTO TÁTICO

Após a escolha e fixação dos objetivos organizacionais, isto é, os objetivos globais da empresa, o próximo passo é saber como alcançá-los, isto é, estabelecer a estratégia empresarial a ser utilizada para alcançar aqueles objetivos e quais as táticas que implementem a estratégia adotada.


13 - CONCEITO DE ESTRATÉGIA E DE TÁTICA

Estratégia é a mobilização de todos os recursos da empresa no âmbito global visando a atingir objetivos a longo prazo.

Tática é um esquema específico de emprego de recursos dentro de uma estratégia geral.

Portanto, podemos dizer que o plano gerencial, o orçamento anual ou o plano anual de investimentos é um plano tático dentro de uma estratégia global a longo prazo.

14 - COMPARAÇÃO ENTRE ESTRATÉGIA E TÁTICA

Estratégia

Tática

  • Envolve a organização como uma totalidade.
  • É um meio para alcançar objetivos organizacionais.
  • É orientada para longo prazo.
  • É decidida no nível institucional da organização.
  • Refere-se a cada departamento ou unidade da organização.
  • É um meio para alcançar objetivos departamentais.
  • É orientada para médio ou curto prazo.
  • É definida no nível intermediário por cada gerente de departamento ou unidade da organização.


15 - ALGUNS MAL - ENTENDIDOS A RESPEITO DE ESTRATÉGIA:

Certas categorias de estratégias, assegurando que cada empresa se enquadra em uma delas quando se dirige a determinados objetivos a longo prazo. Sua tipologia é a seguinte:


16 - PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

O Planejamento estratégico refere-se à maneira pela qual uma empresa pretende aplicar uma determinada estratégia para alcançar os objetivos propostos. È geralmente um planejamento global e a longo prazo.

 

17 - EXPLANAÇÃO DAS QUATRO FASES DE PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO:

Formulação dos Objetivos Organizacionais

A empresa escolhe os objetivos globais que pretende alcançar a longo prazo e define a ordem de importância e prioridade em uma hierarquia de objetivos.

Análise Interna das Forças e Limitações da Empresa:

Trata-se de uma análise organizacional, ou seja, de uma análise das condições internas para permitir uma avaliação dos principais pontos fortes e dos pontos fracos que a empresa possui. Os pontos fortes constituem as forças propulsoras da empresa que facilitam o alcance dos objetivos organizacionais, enquanto os pontos fracos constituem as limitações e forças restritivas que dificultam ou impedem o alcance daqueles objetivos.

Essa análise interna geralmente envolve:

Análise Externa do Meio Ambiente:

Formulação das Alternativas Estratégicas:

Nesta quarta fase do planejamento estratégico formulam-se as alternativas que a organização pode adotar para alcançar os objetivos organizacionais pretendidos, tendo em vista as condições internas e externas. As alternativas estratégicas constituem os cursos de ação futura que a organização pode adotar para atingir seus objetivos globais.


As bases do planejamento estratégico

A MATRIZ PRODUTO / MERCADO E SUAS ALTERNATIVAS

PRODUTO

ATUAL:

NOVO:

ATUAL:

Penetração no atual mercado

Desenvolvimento de novos produtos

NOVO:

Desenvolvimento de novos mercados

Diversificação: novos produtos e novos mercados

Principal objetivo organizacional (ex.: Lucro)

Parece intuitivo que existe uma infinidade de cursos de ação futura que a empresa pode adotar para alcançar esse objetivo. Cada um desses possíveis custos e ação futura deve ser analisado, avaliado e comparado com os demais em termos de custos, investimentos necessários, riscos envolvidos, disponibilidades existentes, possíveis resultados decorrentes e interesses envolvidos.

Com todos esses elementos – objetivos organizacionais, análise das condições internas, análise das condições externas e alternativas estratégias; a organização tem condições para preparar seu planejamento estratégico. Onde a organização pretende chegar no futuro e como se propõe a fazê-lo a partir do presente. O planejamento estratégico deve comportar decisões sobre o futuro da organização, como:


18 - DESENVOLVIMENTO DOS PLANOS TÁTICOS

A partir do planejamento estratégico, a organização desenvolve o conjunto de planejamento táticos. Melhor dizendo, o planejamento estratégico passa a ser desdobrado em vários planos táticos que precisam ser integrados e coordenados no planejamento estratégico.


19 - CICLO DA APO:

A APO envolve um processo cíclico de tal forma que o resultado de um ciclo permite correções e ajustamentos no ciclo seguinte, por meio da retroação proporcionada pela avaliação dos resultados. O ciclo da APO corresponde ao exercício fiscal da empresa (geralmente um ano) para facilidade de execução e de controle. Existem vários modelos de APO, a saber

20 - MODELO DE APO DE HUMBLE

John W. HUMBLE define a APO como "um sistema dinâmico que integra as necessidades da companhia de definir e atingir seus alvos de lucro e crescimento com a necessidade do gerente de contribuir e de desenvolver-se. É um estilo de gerência exigente e recompensador" HUMBLE oferece o modelo de APO apresentado na Figura abaixo.

Todas as cinco fases do ciclo são interdependentes e possuem uma natureza dinâmica e interativa.

21 - CRÍTICAS A APO

Como a Administração Por Objetivos envolve processos políticos (definição política dos propósitos que animam a organização), um processo de planejamento (o planejamento estratégico e o planejamento tático) e um processo de direção (abrangendo a gerência média e a execução), é comum que um ou mais desses processos não funcione bem. Assim, vários problemas podem ocorrer, apresentaremos abaixo uma das várias criticas a APO :

CRÍTICA DE HUMBLE - Os Dez Pecados Capitais da APO. Segundo ele existem até dez maneiras de se fracassar com a APO:

22 - MODELO DE APO DE ODIORNE

George Odiorne propõe um modelo composto por um ciclo de sete etapas.

23 - Benefícios e problemas da APO :

Alguns Benefícios da APO

Alguns problemas com a APO

  • Aclaramento dos objetivos
  • Melhoria do planejamento
  • Padrões claros para controle
  • Aumento da motivação do pessoal
  • Avaliação mais objetiva
  • Melhoria do moral
  • Coerção sobre subordinados
  • Aprovação de objetivos incompatíveis
  • Papelório em excesso
  • Focalização sobre resultados mais facilmente mensuráveis do que sobre resultados mais importantes
  • Perseguição rígida de objetivos que poderiam ser abandonados

Pré-APO

Pós-APO
  • Administração do cotidiano
  • Visualização para dentro
  • Orientação para produtos
  • Orientação para a organização
  • Orientação para as atividades
  • Administração da rotina
  • Ênfase no "como"
  • Ênfase no dinheiro, máquinas e materiais
  • Controle centralizado, funcional e tecnocrático
  • Estilo autoritário
  • Diretrizes e supervisão
  • Individualismo
  • Focalização no futuro
  • Visualização para fora
  • Orientação para pessoas
  • Orientação para clientes
  • Orientação para resultados
  • Criação de inovações
  • Ênfase no "para que"
  • Ênfase em pessoas, mentalidade e tempo
  • Iniciativa descentralizada dos subordinados
  • Estilo participativo
  • Delegação e responsabilidade
  • Trabalho em equipe

 

24 - CONCLUSÃO

O sistema de Administração Por Objetivos pode ser muito bem sucedido quando aplicado num programa que priorize as relações de troca entre subordinados e superiores.

Os benefícios trazidos pela aplicação do programa podem ser: o aclaramento dos objetivos, a melhoria do planejamento, o estabelecimento de padrões claros para o controle, o aumento da motivação do pessoal, a avaliação mais objetiva e a melhoria ou alcance das metas da empresa.

Entretanto, como qualquer outra teoria de Administração, sua aplicação não está livre de problemas, tais como: a coerção entre subordinados, a aprovação de objetivos incompatíveis, o excesso de papel, o enfoque sobre resultados mais facilmente mensuráveis do que sobre resultados mais importantes e a perseguição rígida de objetivos que poderiam ser abandonados.

O sucesso da aplicação da APO depende muito da preparação das políticas e do pessoal, para que a má interpretação de seus princípios não leve a resultados desastrosos. Mas a Administração Por Objetivos não deixa de ser o sistema mais moderno e inteligente de administrar.

 

25 - BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO, Idalberto. Administração-Teoria, Processo e Prática. 3a ed. São Paulo: Markron Books, 2000.

CHIAVENATO, Idalberto . Introdução à Teoria Geral da Administração, 5a ed.

Makron Books, 1997.

DRUCKER,Peter F. Administração, responsabilidades, tarefas e práticas. v.1. São Paulo: Pioneira.

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