Logística - Auditoria de Estoques

Autor:
Instituição: UNESA
Tema: Administraçao de Materiais

AUDITORIA DE ESTOQUES

DUQUE DE CAXIAS - RJ

JUNHO/2000

Sumário:
Resumo...Introdução...CAPÍTULO I - Inventário Físico de Estoques -I.1 - Conceito...I.2 – Aspectos Relacionados com Inventário Físico...I.3 – Procedimentos para a Elaboração do Inventário Físico...CAPÍTULO II – AUDITORIA DE ESTOQUE - II.1 - Conceito e Classificação...II.2 - Os Estoques nas Demonstrações Contábeis...II.3 – Princípios Contábeis Específicos aos Estoques...II.4 – Registro Permanente de Estoques...II.5 – Objetivos da Auditoria dos Estoques...II.6 – Controles Internos para os Estoques...II.7 – Computadores e Controles de Estoque..II.8 – Fraudes nos Estoques..II.9 – Procedimentos de Auditoria de Estoques...CAPÍTULO III – Procedimentos de Compras - Fornecedores - III.1 – Conceito Básicos...III.2 – Objetivos da Auditoria de Compras...III.3 – Principais Procedimentos...III.4 – Controles Internos de Compras...III.5 – Teste...III.6 – Compras...CAPÍTULO IV – Estudos de Casos - IV.1 – Problemas na Área de compras, Recepção, Armazenagem, Deficiência de Controles Internos...IV.2 – Recomendações de Melhorias...Conclusão...Bibliografia...Anexos



AGRADECIMENTOS

A minha mãe, pela sua colaboração em oração, compreensão, dignidade, respeito e pelo infinito amor a mim dedicado.

Ao Ney, pela ajuda nos momentos difíceis, e incentivo nos momentos de angústia.

Ao amigo Renato Chieregato, pelo incentivo e ajuda ao tema escolhido.

Aos professores do curso, e a todos que direta ou indiretamente ajudaram-me a cumprir esta etapa.

 

RESUMO

A ênfase deste trabalho será dada aos cuidados que o auditor deve tomar quando do acompanhamento das contagens físicas dos estoques, aspectos relacionados à compras, procedimentos de controle interno adotados pela empresa, e a importância dos inventários físicos. A auditoria de estoques requer muito da atenção do auditor, pois os efeitos dos estoques se fazem repercutir na determinação do capital de giro e no resultado do exercício, e a determinação de seu valor que envolve alguns procedimentos contábeis complexos.

O objetivo da auditoria de estoque consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representados por existência física de mercadorias, e por qual medida a empresa tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi procedida de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle.

Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessários. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades.


INTRODUÇÃO

A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital importância. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmo contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar desde à empresa, até mesmo a economia nacional.

Os próprios empresários tem mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como:

  • 1) As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque.
  • 2) O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita `a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.

Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser melhor informado e melhor preparado para o seu serviço de forma satisfatória.

Os estoques constituem um ativo da firma e, como tal, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em consequência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados.

Um dos índices financeiros que tem sido usados tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques.

A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc.

O auditor necessita conhecer portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois trata-se de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário e também importante, é a verificação dos procedimentos de compras.

O auditor deve portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade.


I - INVENTÁRIO FÍSICO DE ESTOQUES

I.1: CONCEITO DE CONTROLE DE ESTOQUE E CONSIDERAÇÕES GERAIS

Representa um procedimento que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que têm a custódia de bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontado o resultado apurado com os registros de estoques. É recomendável que os componentes das contagens não sejam as pessoas responsáveis pela guarda dos estoques. As contagens físicas devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano.

I.2: ASPECTOS RELACIONADOS COM INVENTÁRIO FÍSICO

Para fins de encerramento do exercício é necessário que o auditor observe a contagem de estoques conforme estatuem as normas profissionais. O auditor deve sempre ter em mente os objetivos que o levam a acompanhar as contagens físicas dos estoques:

  • constatar a efetiva existência do estoque e observar como a contagem está se processando e se todos os detalhes inerentes estão sendo adequadamente registrados.

Existem certas peculiaridades para certos tipos de materiais que merecem cuidados especiais, por exemplo: pilhas de metal, sucata de metal, produtos químicos armazenados em dornas, etc., por sua natureza podem representar dificuldade para a realização da contagem física. Nesses casos talvez, o auditor considere apropriado colher amostras dos tanques para serem analisadas por técnicos independentes e especializado.

Há casos em que os clientes utilizam pesquisa fotográfica, estudos de engenharia e outras técnicas similares para o levantamento físico dos estoques, e o auditor pode observar o cuidado com que tais procedimentos considerados inusitados são empregados. Nessas situações, o auditor deve considerar a possibilidade de contar com a assistência de um especialista para avaliar o conteúdo do estoque.

De qualquer forma, tanto o auditor quanto a entidade auditada, devem ter em mente que a responsabilidade pela comprovação das quantidades em estoque é da entidade; a responsabilidade do auditor é observar e avaliar os procedimentos adotados pela entidade para a contagem física, e o resultado apurado.

A decisão de não acompanhar a contagem física deve ser considerada de forma criteriosa pelo auditor, quando esse acompanhamento se tornar impossível ou impraticável. Se a entidade não conta ou não pode contar os estoques, ou se o auditor não puder estar presente durante a tomada do inventário, ainda é possível formar uma opinião a respeito da razoabilidade dos valores atribuídos a esse componente do ativo, mediante a adoção de procedimentos alternativos de auditoria. Esses procedimentos alternativos são de duas categorias:

  • exame de outras evidências físicas que possam ser equivalentes à observação de inventários físicos.
  • confirmação do inventário através do exame posterior de evidências contábeis.

Procedimentos classificados na primeira categoria poderiam ser, por exemplo, aplicados se o auditor foi contratado para examinar as demonstrações contábeis após ter sido realizada a contagem física. Testes subsequentes de contagem física podem ser substitutos satisfatórios da tomada de inventário. O auditor ainda pode examinar as instruções para a tomada de inventário elaboradas pela entidade, rever as etiquetas ou listagens originais utilizadas durante a contagem e testar os resumos de todo o processo.


I.3: PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DO INVENTÁRIO FÍSICO

I.3.1: INTRODUÇÃO

A finalidade desta norma é determinar os procedimentos básicos para a contagem de inventário.

I.3.2: RESPONSABILIDADE

A entidade designará um encarregado de inventário, que será responsável pelos inventários físicos e um "controller" de inventário que, além das tarefas que lhe serão confiadas conforme abaixo descrito, observará todo o levantamento do inventário e fará os testes de contagem física que achar necessários. Independentemente das designações acima, os auditores apontarão seus representantes, que observarão os procedimentos do levantamento e farão testes das contagens.

I.3.3: PREPARAÇÃO PARA O INVENTÁRIO FÍSICO

1 Codificação do material

Todos os materiais, exceto os itens lançados diretamente como despesa, devem ser codificados com bastante antecedência da data do levantamento do inventário. A codificação deve constituir-se somente de algarismos, levando-se em consideração a divisão dos materiais, de acordo com os registros contábeis.

2 Disposição dos itens na fábrica

O trabalho de tomada de inventário pode ser grandemente facilitado se os estoques e os produtos em processo forem ordenados antes do início da contagem. Sempre que um artigo for estocado em dois ou três lugares diferentes, tal situação deve ser declarada antes do início da contagem.
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Fonte: Cardozo,Júlio S.de Souza – "Auditoria de Estoques"-Revista Brasileira Contabilidade. Nº 72 –Ano 10- Ago/1990

3 Divisão da fábrica em áreas

O encarregado do inventário deve estudar cuidadosamente a fábrica e elaborar um plano, dividindo-a previamente em áreas, para a tomada de inventário. Sempre que possível, divisões físicas como paredes, edifícios independentes, balcões, etc. devem ser usadas para separar as áreas. Quando não existirem divisões físicas, as áreas devem ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras.

Uma vez dividido em áreas todo o espaço da fábrica, tais áreas podem ser identificadas por letras (A, B, C, etc.), e as divisões, sempre que possível, marcadas no chão, a giz, com letra apropriada.

4 Material a ser destruído ou a ser desconsiderado

Todo o material a ser destruído receberá esse tratamento sob a supervisão do encarregado, antes da tomada do inventário, a fim de não se correr o risco de o considerar. No caso de existir material que não deva ser contado na tomada de inventário, como por exemplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob a custódia da companhia, tal material deve ser colocado num lugar visível e devidamente identificado.

5 Suspensão do movimento de materiais

Em nenhuma circunstância poderá ser removido qualquer material do depósito, ou trazido para o depósito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma seção para outra, durante a tomada de inventário. Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado terão acesso à fábrica até que a tomada de inventário esteja completa.

6 Designação do pessoal

Os funcionários disponíveis para a tomada de inventário devem ser divididos em dois grupos de duas pessoas para a primeira contagem e considerados recontadores individuais para a segunda contagem. Para cada grupo deve ser designada uma área, ou áreas, e tal área, ou áreas, colocadas sob sua responsabilidade. Instruções específicas devem ser dadas antes da data da tomada de inventário, a fim de que não haja dúvidas quanto aos métodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva ser contado.

7 Apuração de saldos nas fichas de estoque

O encarregado das fichas de estoque atualizará os saldos de todas as fichas durante a semana anterior à data da tomada de inventário. No dia anterior a essa data, o encarregado de estoque aplicará o carimbo "Inventário" em todas as fichas, diagonalmente na coluna de data, três linhas abaixo da linha do último saldo.

8 Verificação dos últimos movimentos de estoque

O encarregado e o "controller" do inventário devem anotar as últimas entradas e últimas saídas de cada item, até o fim do dia anterior à data da contagem. Devem, também, certificar-se de que esses movimentos tenham sido lançados nas fichas de estoque.

9 Fichas de inventário

Serão preparadas fichas de inventário. A quantidade a ser impressa será determinada pela experiência obtida dos inventários anteriores. Deve ser dada a máxima atenção a esse assunto, para que essas fichas estejam prontas e totalmente entregues pela tipografia com grande antecedência à data da tomada anual do inventário.

10 Fichas de recontagem de estoque

Deve ser mandada imprimir uma quantidade de fichas de recontagem de estoque equivalente a 10% do número necessário de fichas de inventário.

11 Listas de inventários

As listas de grupo de inventário físico devem ser datilografadas em cinco vias e prontas para receber as anotações bem antes da data da tomada de inventário. Logo que seja suspenso todo o movimento de materiais, o encarregado das fichas de estoque deve lançar os saldos das mesmas em duas vias das listas de grupo de inventário físico.


I.3.4:
MÉTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO INVENTÁRIO FÍSICO

Conforme acima descrito, será designada uma área definida a cada grupo. Esses grupos procederão à contagem metódica de todos os materiais em sua área, não omitindo item algum. Os grupos devem ser alertados para não considerar os materiais fora de sua área, exceto nos casos em que houver instruções para a contagem de determinados materiais que adentrem áreas adjacentes.

Cada grupo contará e registrará as quantidades e outras informações necessárias na ficha de inventário (ver Anexo 3). No que diz respeito aos itens 1 e 2 (código e descrição), deve-se ter o máximo cuidado em registrar tal informação corretamente. No item 3 (tipo de matéria-prima), deve ser indicado o número da ordem de serviço dos produtos em processo.

O item 4 (local) deve indicar a área onde o material está localizado, assim como qualquer referência especial a respeito, como por exemplo: fora do depósito no. 2. Os itens 5 e 6 referem-se ao número de unidades contadas e à espécie de unidades (peças, peso etc.). As pessoas encarregadas da contagem e verificação deverão rubricar e datar os itens 7 e 8.

Qualquer cálculo necessário à contagem do estoque deve ser feito no verso da ficha de cada item, a fim de poder ser conferido mais tarde, se necessário. Se o mesmo item estiver localizado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita uma ficha separada para cada lote.

Quando se tratar de produto em processo, as fases já acabadas devem ser indicadas no verso da ficha de cada item. Depois de ter sido preenchida a ficha de inventário, esta deve ser afixada ao último item do lote que foi contado, em lugar visível, com o auxílio de alfinete, fita adesiva, etc. Imediatamente após a primeira contagem, os recontadores individuais verificarão se a quantidade da mercadoria contada está de acordo com a anotação nas fichas. Esses funcionários visarão então a ficha no espaço apropriado.

O "controller" de inventário manterá um registro numérico de todas as fichas de inventário emitidas e designadas a cada grupo.

Deve ser salientado que os contadores de estoque serão responsáveis por todas as fichas que lhes forem entregues e que todas as fichas não utilizadas ou canceladas deverão ser devolvidas. Nenhuma ficha deve ser destruída. Todas as fichas não utilizadas ou canceladas devem ser devolvidas pelos grupos ao "controller" do inventário, imediatamente após o término da primeira contagem.

Durante a contagem, o encarregado e o "controller" do inventário deverão circular pelas várias áreas, para verificar os métodos de contagem empregados pelos grupos e confirmar, no ato, os resultados das contagens. É muito importante que esse procedimento seja levado a efeito de uma maneira completa e que comece imediatamente após o início da contagem. Dessa maneira, qualquer grupo de contadores de estoque que esteja executando o serviço com deficiência, poderá ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. Caso determinado grupo esteja permanentemente sendo encontrado com cálculos errados, devem ser dadas instruções precisas imediatamente. Nesse tipo de tomada de inventário, é extremamente importante que a primeira contagem esteja correta e toda a insistência é pouca em salientarmos que os bons resultados dependerão grandemente da supervisão e estrito controle exercido pelas partes designadas para esse fim.

Quando a contagem do inventário estiver completada e verificada, o encarregado e o "controller" do inventário inspecionarão toda a fábrica, a fim de se certificarem de que todo o estoque foi contado e rotulado.

Em nenhuma circunstância as fichas de inventário deverão ser recolhidas antes de o "controller" do inventário, acompanhado do representante do chefe da contabilidade, inspecionar a fábrica e dar sua aprovação ao trabalho feito, considerando-se que todos os materiais estejam rotulados e contados corretamente.

Depois de proceder a essa inspeção, o encarregado do inventário ordenará um recolhimento sistemático da parte inferior de todas as fichas de inventário. Ao destacar-se essa parte, a ficha deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar-se que o nome e as indicações certas do material foram indicados na ficha.

As partes destacadas das fichas devem ser colocadas em ordem numérica sob o controle do encarregado e do "controller" do inventário.

Deve-se obter a confirmação de que todas as fichas tenham sido devolvidas, incluindo-se as que não foram usadas.

I.3.5: TRANSCRIÇÃO NAS LISTAGENS DE GRUPO

Imediatamente após ser completada a separação das fichas por grupos, devem ser preenchidas as duas vias das listas de grupo de inventário físico. Essa parte do trabalho deve ser feita transcrevendo-se o resultado da contagem anotado na ficha de inventário, apurando-se, então, as diferenças encontradas. Logo que as primeiras folhas da listagem de grupo estejam completas, devem ser distribuídas em duas vias que as compõem: uma para o encarregado e outra para o "controller" do inventário. Todas as demais folhas devem ter o mesmo destino, o mais breve possível.

I.3.6: VERIFICAÇÃO DAS DIFERENÇAS

Quando forem apuradas as diferenças significativas, o encarregado de inventário deverá investigá-las imediatamente, da seguinte maneira:

1 Recontagem

Deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque para cada item a ser investigado, mencionando-se o código, a descrição e todos os números originais da ficha de contagem e da respectiva área. A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores de inventário com instruções para que recontem todo o item. Quaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente. É importante que os contadores não saibam o saldo da ficha de estoque nem o resultado da primeira contagem do item que lhes for designado.

O estoque deverá ser recontado e os totais encontrados deverão ser relacionados na primeira coluna. A ficha de recontagem deverá ser devolvida ao encarregado do inventário. Este deverá somar as contagens de todos os locais e comparar a soma com o total original da tomada do inventário. Caso haja coincidência, pode ser admitido que a contagem inicial estava correta e que a causa da diferença encontra-se então em outro lugar.

Se a recontagem não coincidir com a contagem original, o encarregado do inventário deverá designar um terceiro grupo para uma segunda recontagem do estoque em todos os lugares indicados. Essa contagem deve ser relacionada e identificada numa segunda ficha de recontagem, e comparada com a contagem original do inventário. Se ainda assim não houver coincidência com nenhuma contagem anterior, devem ser feitas tantas contagens adicionais quantas forem necessárias para se chegar a uma coincidência de duas contagens, quaisquer que sejam.

Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o encarregado do inventário deverá modificar o resultado mencionado em sua cópia da listagem do grupo do inventário físico, passando um traço sobre a quantidade original e inserindo o resultado correto. A ficha de recontagem será aprovada e visada pelo encarregado e pelo "controller" do inventário. Depois de alterada, a ficha de recontagem será enviada ao "controller", que corrigirá a segunda cópia da listagem e anotará o resultado correto nas fichas de contagem originais.

Quando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem de grupo, já com as eventuais correções, deverá ser usada pelo encarregado das fichas de estoque como base para o lançamento dos totais do inventário nas fichas de estoque, após a palavra "Inventário".

Quando estiver relacionado algum item de estoque que não tenha ficha, o nome do item e a quantidade resultante da tomada de inventário deve ser lançada numa ficha de estoque em branco, que será inserida em seu respectivo lugar no controle geral.

2 Verificação de registros

Quaisquer diferenças significativas existentes devem ser investigadas verificando-se todos os lançamentos nas respectivas fichas de estoque. Sempre que for localizado um erro de lançamento ou de apuração de saldo nas fichas de estoque, a correção deverá ser feita num dos três espaços deixados acima da palavra "Inventário". Nesse caso, deverão ser feitas as correções respectivas nas duas cópias da listagem de grupo, sendo visadas pelos encarregados e pelo "controller" do inventário.

 

I.3.7: RELATÓRIO E APROVAÇÃO FINAL

Quando as contagens e verificação tiverem sido feitas de acordo com os procedimentos acima, o encarregado do inventário providenciará a transcrição das quantidades encontradas nas três cópias restantes da listagem do grupo.

Anotará os custos unitários, fará as extensões para apuração do valor total de cada item e somará as folhas. Assinará as três cópias e as entregará ao "controller" do inventário. O encarregado do inventário providenciará também um relatório mencionando todas as diferenças encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventário, em quantidades e volumes, bem como uma explicação da razão da diferença, tão detalhada quanto possível.


I.3.8: LIVRO DE INVENTÁRIO E REGISTROS DE ESTOQUE

O livro de registro de inventários é obrigatório segundo a legislação tributária brasileira. No fim de cada exercício nele devem estar transcritos todos os componentes do inventário final do exercício. O auditor deve partir dele para a realização de seus exames, procurando fazer, pelo processo de amostragem ou testes, confrontos com os dados constantes das fichas de controle dos estoques existentes no fim do exercício.


I.3.9: RISCOS NOS INVENTÁRIOS

O auditor deve estar atento aos riscos que podem comprometer seu trabalho em relação ao inventário. Entre tais riscos, estão as modificações de valor que podem afetar a expressão das existências ou dos estoques que são as seguintes:

  • mercadorias ou materiais que tenham entrado na empresa, já estejam armazenados, mas sem a efetivação do registro ou, então, com registros ocorridos fora da data da contagem;
  • mercadorias já registradas como entradas, mas que ainda estão em trânsito;
  • transferências internas de bens de venda quer para departamentos, quer para filiais, quer para centros de produção ou outros armazéns sem que tenha ocorrido o controle pertinente;

Em geral, tais situações tendem a ocorrer em empresas que não possuem controles de melhor qualidade, mas podem emergir de erros mesmo em empresas de melhor padrão de organização.

O fato de os inventários ocorrerem em datas de maiores movimentações de vendas aumenta o risco de discrepância.


II - AUDITORIA DE ESTOQUE

Os estoques representam custos acumulados de matérias-primas, materiais ou produtos não vendidos ou não usados que uma empresa possui para utilização ou venda futura.

Os estoques consistem em mercadorias com existência física comprovada e que se destinam à venda ou aplicação no processo de produção de outros produtos para venda, no curso normal dos negócios praticados.

Os estoques requerem muito da atenção do auditor, dado que constituem importante item do ativo circulante para as empresas industriais e comerciais. Os efeitos dos estoques se fazem repercutir na determinação do capital de giro e no resultado do exercício e a determinação de seu valor, pode envolver alguns procedimentos contábeis complexos. É de suma importância os cuidados que o auditor deve tomar quando do acompanhamento das contagens físicas, assim como quanto aos aspectos relacionados com os procedimentos de controle interno adotados pela empresa.

II.1 - CONCEITO E CLASSIFICAÇÃO

Os estoques são bens adquiridos ou produzidos pela empresa com o objetivo de venda ou utilização própria no curso de suas atividades.

Segundo o Manual de Contabilidade das Sociedades por Ações(1 ), o momento da contabilização de compras de itens do estoque, assim como o das vendas a terceiros, deve ser o da transmissão do direito de propriedade dos mesmos. Assim, na determinação de se os itens integram ou não a conta de estoques, o importante não é sua posse física, mas, o direito de sua propriedade. Normalmente os estoques estão representados por:

  • Itens que existem fisicamente em estoques, excluindo-se os que estão fisicamente na empresa mas que são de propriedade de terceiros, seja por terem sido recebidos em consignação, seja beneficiamento ou armazenagem por qualquer outro motivo.
  • Itens adquiridos pela empresa mas que estão em trânsito, a caminho do destino, na data do balanço, quando sob condições de compra FOB, ponto de embarque (fábrica ou depósito do vendedor).
  • Itens da empresa que foram remetidos para terceiros em consignação, normalmente em poder de prováveis fregueses ou outros consignatários, para aprovação e possível venda posterior, mas cujos direitos de propriedade permanecem com a sociedade.
  • Itens de propriedade da empresa que estão em poder de terceiros para armazenagem, beneficiamento, embarque.


II.2 - OS ESTOQUES NAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS

Os estoques são classificados, no balanço, no ativo circulante, de onde se presume que sejam realizados dentro de um ano, ou dentro de um ciclo normal de operação.

As bases de avaliação dos estoques ou métodos de determinação de custo devem ser expostas na nota explicativa relativa aos principais critérios de avaliação dos elementos patrimoniais, conforme prevê no parágrafo 5º do artigo 176 da Lei nº 6.404 e Resolução 686/90 – Conselho Federal de Contabilidade.

Os estoques são compostos dos seguintes itens:

* Matérias-primas

Bens que serão aplicados na produção de outros bens destinados à venda.

* Produtos em elaboração

Matérias-primas submetidas parcialmente ao processo de industrialização, mas que ainda não estão prontas para venda.

* Produtos elaborados

Matérias-primas já submetidas ao processo de industrialização, transformadas em produtos para a venda.

* Mercadorias para revenda

Bens adquiridos de terceiros com o objetivo de comercialização.

* Provisão para ajuste de valor

Conta retificativa do custo de aquisição dos componentes do estoque, quando comprovadamente, ultrapassar o valor de mercado.

OBS: Para fins de demonstração financeira, as provisões (provisões de ajuste para redução ao valor de mercado e provisões para perdas em estoque) devem estar apresentadas como redução das contas de estoque.


II.3: PRINCÍPIOS CONTÁBEIS ESPECÍFICOS AOS ESTOQUES

Os princípios aplicáveis aos estoques quanto à contabilização das transações e na divulgação dos reflexos consequentes são os seguintes:

  • a valorização das matérias-primas agrega todos os custos incorridos com a sua aquisição, tais como: preço pago ao vendedor, impostos não recuperáveis, frete, seguro, despesas alfandegárias, comissão de corretores e honorários de despachantes aduaneiros.
  • a valorização dos produtos em elaboração agrega o custo relativo às matérias-primas empregadas acrescidos das despesas com mão-de-obra direta (remuneração específica e os encargos sociais) e os gastos gerais de fabricação (energia elétrica, depreciação do equipamento industrial, etc.) incorridos até a etapa de industrialização em que o produto se encontra na data do balanço.
  • a valorização dos produtos elaborados compreende todos os custos incorridos para fabricação dos produtos, da mesma maneira como procedido para os produtos em fase de elaboração, até que estejam em condição de comercialização.
  • as mercadorias para revenda devem ser valorizadas utilizando-se dos mesmos critérios observados para a valorização das matérias-primas.
  • a valorização individual dos itens em estoque obedece a um dos seguintes métodos:

Atribuição específica - a partir da identificação do custo atribuído individualmente a cada item em estoque. Método utilizado em máquinas e equipamentos, e em certas industrias que operam sob encomendas.

PEPS (primeiro a entrar é o primeiro a sair) ou FIFO - os itens em estoque são valorizados pelo último custo de aquisição e os itens vendidos ou aplicados na produção valorizados pelo custo mais antigo.

UEPS último a entrar é o primeiro a sair) ou LIFO - os estoques são valorizados pelo custo de aquisição mais antigo, e os itens vendidos ou aplicados na produção são valorizados pelo custo mais recente.

Custo Médio Ponderado - os itens em estoque são valorizados em função da média aritmética móvel dos custos de aquisição, levando em consideração para o custo unitário, número de unidades adquiridas e o respectivo preço de aquisição ou fabricação.

Método do Varejo - o valor do estoque é determinado com base na proporção entre o custo da mercadoria disponível para venda e o preço de venda desta mesma mercadoria. Este método é utilizado em empresas varejistas que trabalham com milhares de itens diferentes em estoque e que usam o sistema de inventário periódico. A adoção deste método não elimina absolutamente, a necessidade de levantamento do estoque físico ao final do período.

OBS: A lei das Sociedades por Ações estabelece que, para fins de elaboração das demonstrações contábeis de encerramento do exercício, os estoques devem ser avaliados pelo custo de aquisição ou fabricação que não deve superar o valor de mercado para esses itens. Se o valor de aquisição ou fabricação exceda ao valor de mercado, deve ser constituída provisão para ajuste(2 ). Sobre o conceito de "valor de mercado", o Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON – entende que o termo "mercado" significa o custo corrente de reposição ou preço líquido de realização, excetuando-se:

- o valor de mercado não deve exceder ao preço líquido de realização, qual seja, o preço estimado de venda no curso normal dos negócios menos os impostos e as demais despesas necessárias para a venda e entrega dos bens, e o valor de mercado não deve ser inferior ao preço líquido de realização deduzida a margem de lucro.


II.4 - REGISTRO PERMANENTE DE ESTOQUES

A manutenção de um adequado controle da movimentação em quantidade e valor dos estoques é essencial, não só para fins gerenciais e de controle interno, também para refletir corretamente os resultados na contabilidade.

No caso de matérias-primas e contas similares de estoque de insumos de produção, como embalagem, manutenção e almoxarifado, para empresas industriais e para os estoques de mercadorias para revenda de empresas comerciais, é importante a manutenção de um Registro Permanente desses estoques, item por item. Esse registro é também exigido pela legislação de imposto de renda, como instrumento necessário de controle para apuração mensal dos estoques, conforme está disposto no Parecer Normativo CST nº 06, de 26-01-79.

O registro permanente de estoques pode ser feito em fichas, livro ou formulário contínuos, emitidos por processamento eletrônico de dados. O referido parecer esclarece ainda, que os saldos do final do exercício, apurados no registro permanente após os ajustes decorrentes do confronto com contagens físicas, serão os utilizados para a transcrição no livro oficial obrigatório de Registro de Inventário.


II.5: OBJETIVOS DA AUDITORIA DOS ESTOQUES

No exame dos estoques, o auditor deve necessariamente ter como base os seguintes objetivos:

  • verificar se os valores demonstrados como estoques estão representados por efetiva existência física de mercadoria e se a empresa adotou medidas apropriadas para a determinação dessa existência em dado momento.
  • verificar se a valorização dos itens em estoque foi procedida de acordo com os princípios de contabilidade.
  • verificar a correção dos inventários físicos realizados, quanto às quantidades informadas, descrição apropriada dos itens e cálculos.
  • Verificar se fazem parte dos estoques itens obsoletos ou defeituosos, exceto quando esses itens estiverem representados por algum valor razoável, e que ainda, tenha sido constituída provisão adequada para fazer face a eventual prejuízo devido a estoque de movimentação lenta.
  • Verificar se de fato, as mercadorias alocadas pertecem a empresa, destacando aquelas sujeitas a qualquer restrição à livre movimentação(penhor, alienação fiduciária, etc.)


II.6: CONTROLES INTERNOS PARA OS ESTOQUES

O sistema de controles internos para os estoques está diretamente relacionado com as atividades de compras, produção armazenagem e registro contábil. Um bom sistema de controles internos para os estoques exige que as mercadorias sejam devidamente requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente mediante requisição e, aquelas que ficarem armazenadas, que sejam rigorosamente contadas e valorizadas de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade.

II.6.1: REQUISITOS BÁSICOS DE CONTROLES INTERNOS

Considera-se confiável e adequado o sistema de controles internos para a área de estoques que tenha, pelo menos, os seguintes requisitos básicos:

Autonomia Organizacional

A estrutura organizacional da empresa deve refletir a necessária segregação entre as funções de autorização, registro e guarda dos estoques. Isto significa que quando essa segregação não está assegurada pela estrutura organizacional estabelecida, o auditor terá problemas quanto a fidedignidade dos dados contábeis gerados pelo sistema de controles internos. Em última análise o auditor pode concluir que o sistema apresenta tal fraqueza que os testes de conformidade sejam desnecessários e que o esforço da auditoria deve ser concentrado nos testes substantivos.
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Fonte: Cardozo,Júlio S.de Souza – "Auditoria de Estoques"-Revista Brasileira Contabilidade. Nº 72 –Ano 10- Ago/1990

Para que na estrutura organizacional tenha um sistema de controles internos eficiente deve ser observada a seguinte segregação de funções e responsabilidades:

I – NO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE

  • manutenção dos registros contábeis das transações envolvendo o setor de compras.
  • manutenção dos registros contábeis de contas a pagar através de razão auxiliar aberto por fornecedor.
  • manutenção do razão geral.
  • revisão das autorizações de compras e respectivas execuções.
  • revisão da documentação referente à recepção das mercadorias adquiridas.
  • controle e responsabilidade pela contagem periódica dos estoques.
  • Responsabilidade pela valorização do inventário físico e custo das mercadorias vendidas de acordo com os princípios de contabilidade.

II – CONTAS A PAGAR

  • pagar as faturas apresentadas pelos fornecedores após conferência realizada por outro departamento independente.

III – OUTROS DEPARTAMENTOS

  • responsabilidade pela requisição das mercadorias (almoxarifado da empresa).
  • responsabilidade pela aprovação da ordem de compra (departamento de compras).
  • responsabilidade pelo recebimento, conferência e armazenagem das mercadorias compradas ( almoxarifado).
  • responsabilidade pela conferência das faturas emitidas pelos fornecedores, confrontando com a ordem de compra( contas a pagar).

Operacionalização das Transações

As transações abrangendo o processo de compras depende de autorização para o seu início, passa pela recepção das mercadorias e conferências da documentação necessárias fornecida pelo fornecedor. O sistema de controles internos deve contemplar procedimentos específicos que permitam assegurar que a operação foi autorizada pela pessoa adequada.

Autorização de Compras

As requisições de mercadorias tem origem nos setores operacionais da empresa (área de vendas ou setor de produção) ou no setor que mantém o controle do inventário físico. Após as análise necessárias, tais como; custo financeiro de manutenção dos itens em estoque, desconto baseado na quantidade comprada e demanda futura, é emitida a requisição de compras, e encaminhada ao departamento de compras, para finalizar o processo, que, geralmente engloba as seguintes etapas, análise do melhor preço, prazo para entrega e pagamento, qualidade da mercadoria, que após cotação e aprovação é emitida a ordem de fornecimento (contendo a lista dos itens com a respectiva quantidade desejada, preço, condição de pagamento e instruções para entrega (data prevista, local e parcelamento da entrega se for o caso). A via original da Ordem de Compra é enviada ao fornecedor, e, consequentemente gera mais 03(três) vias internas com as seguintes destinações:

"Uma via, usada para abrir o arquivo de compra, é mantida no departamento emitente. Outra via é enviada ao almoxarifado e serve como autorização para que as mercadorias sejam recebidas. Essa cópia poderia ser do tipo "CEGA" em que não consta a quantidade comprada, com objetivo de forçar uma contagem das mercadorias fornecidas quando do seu recebimento. A terceira via, encaminhada ao departamento de contabilidade para efetuar os registro necessários".

Autorização para Recepção e Estocagem

O Almoxarifado funcionando como órgão independente dentro da organização, é autorizado pela via da ordem de compra que lhe foi remetida, a receber mercadorias entregues por determinado fornecedor. Ao receber as mercadorias, o almoxarifado deve contá-las, pesá-las(se for o caso), ou submetê-las a qualquer outro meio adequado de medida, inspecioná-las para determinar se apresentam as condições de aceitabilidade, e comparar sua descrição com os discriminados na cópia de ordem de compra em seu poder. Se as mercadorias entregues atenderem o constante nas ordem de compra, o almoxarifado deve preparar o relatório de recebimento em números de vias suficiente, encaminhando uma das vias para o setor de compras e outra para a contabilidade.

Registro das Operações

Após a realização da operacionalização de compra, o sistema de controles internos deve assegurar que a transação seja obrigatoriamente registrada, ou seja, pelo valor próprio, em conta em que o represente corretamente dentro do regime de competência. Essa responsabilidade cabe à contabilidade e se processa através da revisão dos documentos de autorização.

A contabilidade acumula e compara documentos que suportarão os registros contábeis das transações de compra. Ela possui documentos internos ( requisição de compra, ordem de compra e relatório de recebimento), quando documentos externos (nota fiscal, fatura e duplicata emitidas pelo fornecedor), para conferência através de comparação. A concordância de dados que resultar após essa comparação, permite a contabilidade efetuar os registros necessários.

Acesso aos Ativos

Como os estoques, normalmente representam significativa parcela dos investimentos da empresa, necessita de certos cuidados para limitar acesso de pessoas a esses ativos. Uma barreira física, como um muro ou um galpão, é geralmente empregada para proteger mercadorias estocadas ou dispostas para venda. O acesso à esses ativos é limitado às pessoas autorizadas. Todo meio de controle deve ser avaliado em termo de custo-benefício, comparando-se o custo do controle com os benefícios derivados.

Comparação dos registros com os ativos existentes

O sistema de controles internos deve prever levantamentos periódicos dos itens que compõem os estoques e a comparação com os registros contábeis. As eventuais diferenças devem ser criteriosamente analisadas.


II.7: COMPUTADORES E CONTROLE DE ESTOQUE

O funcionamento de qualquer tipo de sistema de controle de estoque requer a coleta, o processamento, e a análise de substanciais quantidades de dados, para fins de controle administrativo. Historicamente esta tarefa tem sido desempenhada pelo almoxarife. Tendo em vista que tal processo tornou o processamento de dados dispendioso e lento, muitos sacrifícios foram necessários, tanto em termos de tipos de dados a serem coletados, como do grau de sofisticação que poderia ser usado na análise dos problemas de estoque .O computador eletrônico já mudou tudo isso, e tem a cada dia aperfeiçoando os projetos e alteração dos sistemas de controle de estoque.


II.8: FRAUDES NOS ESTOQUES

As fraudes cometida

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