Qualidade no Setor Compras

Autor:
Instituição: uniniltonlinas
Tema: Administração de Materiais

QUALIDADE NO SETOR DE COMPRAS


Manaus

2005


RESUMO

Qualquer atividade industrial requer materiais e suprimentos com os quais possa trabalhar. A qualidade dos materiais deve ser adequada ao propósito a que se destinam e apropriada ao processo e equipamento que está empregando.

Para que se mantenha uma posição competitiva de vendas favorável e para que se obtenham lucros satisfatórios, os materiais devem ser adquiridos ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade e de processamento.

Fornecedor e Cliente devem buscar mais do que somente boas negociações econômicas para ambos. Os fornecedores podem trazer para seu cliente reais vantagens e diferenciação.

É essencial que qualquer empresa tenha um plano de compra baseado em fornecedores competentes. Dentro de uma Cadeia de Suprimentos é essencial se ter fornecedores competentes para entregar produtos e serviços com qualidade, em termos contratuais favoráveis e capazes de responder as tendências do mercado e as mudanças tecnológicas.

Quando selecionamos fornecedores estamos reunindo um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro da quantidade, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento.

Contudo para iniciar a jornada de qualidade é preciso estabelecer um departamento centralizado de compras, a administração espera, antes de mais nada, o desempenho competente dos deveres do departamento e a satisfação dos objetivos básicos. Espera que o departamento seja eficientemente administrado, que envolva suas próprias diretrizes de ação e normas de conduta que possam resultar em custos econômicos de aquisições, assim como em custos econômicos de materiais.

A norma ISO 9000 é utilizada pelas companhias para controlar seus sistemas de qualidade durante todo o ciclo de desenvolvimento dos produtos, desde o projeto até o serviço.

As organizações acreditam nos preceitos da Gestão da Qualidade Total como estão detalhados na ISO 9000 e os segue. A prevenção e a melhoria contínua são os elementos fundamentais para garantir e manter a completa satisfação do cliente.

Os objetivos da qualidade, da ISO 9000 exige que a organização estabeleça objetivos de qualidade nos níveis de funções pertinentes que sejam "mensuráveis e coerentes com a política da qualidade".

As Organizações que possuem sua vanguarda, liderança e alta tecnologia, reforça o objetivo de assegurar em todas as suas iniciativas a crescente facilidade e comodidade aos clientes. Nesse sentido, optam por implementar "Sistema de Gestão da Qualidade" que é baseado na ISO 9000, que direciona a atenção para melhoria contínua.

A qualidade é por natureza uma função sistêmica. Para ilustrar o que é função sistêmica.A Qualidade é uma função sistêmica porque influencia todas as outras funções da empresa e é influenciada por todas elas.

Sendo função sistêmica, a Qualidade precisa de um sistema para que funcione bem. Este é chamado de Sistema da Qualidade, que é, pois, o conjunto de regras escritas que organizará o funcionamento eficiente da Função Qualidade na empresa.

Há vários possíveis modelos de Sistemas da Qualidade. O modelo ISO 9000 é o que vem sendo cada vez mais adotado no mundo, pela sua simplicidade e eficácia.


INTRODUÇÃO

Este trabalho foi elaborado com a finalidade de dissertarmos a respeito da função compras que é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfaze-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de materiais, mas essencial entre as que compõe o processo de suprimento.

Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início à primeira operação, os materiais e insumos gerais devem estar disponíveis, mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento a fim de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos materiais e a sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

Em todo o sistema empresarial, para manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que representam uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total.

Demonstraremos que a qualidade do setor de compras de qualquer instituição se dá através da utilização dos métodos, diretrizes, objetivos e sistema de qualidade "ISO" para o alcance de resultados satisfatórios, que lhe proporcionarão um lugar no espaço chamado "mercado". Como também estará a frente aquela instituição que obtiver um bom relacionamento com seus fornecedores e concorrentes, que hoje são considerados parceiros devido a ampla concorrência.

O objetivo da qualidade no setor de compras indica o que pretendemos atingir, enquanto a meta nos informa o quanto e quando pretendemos atingir esse objetivo.

Seguindo a ISO 9000, os objetivos da qualidade precisam ser consistentes com a política de gestão integrada e com o comprometimento para a melhoria contínua, e seus resultados devem ser mensuráveis.

A realização dos objetivos da qualidade tem impacto positivo na qualidade dos produto ou do serviço, na eficácia operacional e no desempenho financeiro, conduzindo assim à satisfação e à confiança das partes interessadas.


QUALIDADE NO SETOR DE COMPRAS

1. A Função Compras

Qualquer atividade industrial requer materiais e suprimentos com os quais possa trabalhar. Antes que uma simples engrenagem possa começar a girar, no processo da manufatura, os materiais devem estar disponíveis e deve haver a certeza de que o suprimento será contínuo, para satisfazer as necessidades e os programas de produção. A qualidade dos materiais deve ser adequada ao propósito a que se destinam e apropriada ao processo e equipamento que está empregando. A deficiência em qualquer um dos pontos poderá provocar demoras onerosas (com o custo frequentemente excedendo, por larga margem, o valor dos próprios materiais), produção ineficiente, produtos inferiores, o não-cumprimento de promessas de entregas e clientes insatisfeitos.

Para que se mantenha uma posição competitiva de vendas favorável e para que se obtenham lucros satisfatórios, os materiais devem ser adquiridos ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as exigências de qualidade e de processamento. O custo das aquisições e o custo da manutenção de estoques de material devem, também, ser mantidos em um nível econômico.

Essas considerações elementares são a base de toda a função e ciência das compras industriais.

2. Atividades de Compras

As três maiores responsabilidades comuns de qualquer empresa são geralmente: a área financeira, de produção e de vendas. Independentemente do porte da empresa os princípios básicos de atividades constituem-se de normas fundamentais como mostrado a seguir:

  • autoridade para compra;
  • registro de compras;
  • registro de preços;
  • registro de estoques e consumo;
  • registro de fornecedores;
  • arquivo e especificações;
  • arquivo de catálogos.

Outras responsabilidades podem ser divididas com outros setores como:

  • determinação do que fabricar ou comprar;
  • padronização e simplificação;
  • especificação e substituições de materiais;
  • testes comparativos;
  • controle de estoques;
  • seleção de equipamentos de produção;
  • programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

É bom lembrar que estes tópicos citados acima podem variar de empresa para empresa.

A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades.

3. Estratégia de Compras

A visão de concentrar as Compras em poucos fornecedores, buscando sua otimização em termos de preço e serviço, deve ser expandida para a concepção de efetiva estratégia de suprimentos como importante alavanca para a competitividade da empresa. Fornecedor e Cliente devem buscar mais do que somente boas negociações econômicas para ambos. Os fornecedores podem trazer para seu cliente reais vantagens e diferenciação, como:

  • A flexibilização da produção
  • Entregas "just-in-time"
  • Oportunidades de controle e gestão de estoques
  • Modalidade de fornecimento por consignação dos insumos
  • A redução do tempo de desenvolvimento de produtos
  • A exclusividade no fornecimento de certos produtos

A direção de Compras deve ter um ponto de vista realista em relação às possibilidades de se obter uma ou mais dessas vantagens. Na fase de definição da estratégia, deve-se considerar a evolução dos recursos e organização interna da empresa, visando tornar a parceria com o mercado provedor realmente mais eficaz.

Deve-se considerar as possibilidades para sub-contratações amplas, concentrando-se sobre os elos da cadeia onde o valor acrescido possa ser diferenciado. Visando tornar-se cada vez mais competitiva, a empresa tende a se concentrar em suas competências essenciais e externalizar o restante. Nos últimos anos, as empresas têm usado o recurso de "outsourcing" de uma forma mais ampliada e na maioria dos casos têm obtido ótimos resultados. Enquanto no passado os contratos "terceirizados" eram restritos às atividades de restaurante, informática e segurança patrimonial, hoje, vemos um mercado de serviços suficientemente maduro para atender as funções de "procurement", contabilidade, almoxarifado, projetos "turn-key", manutenção e administração de recursos humanos.

É essencial que qualquer empresa tenha um plano de compra baseado em fornecedores competentes. Nesta época em que as empresas estão procurando terceirizar a montagem e a produção e tornar as compras de materiais globais para acrescentar vantagens de custos e localização. Dentro de uma Cadeia de Suprimentos é essencial se ter fornecedores competentes para entregar produtos e serviços com qualidade, em termos contratuais favoráveis e capazes de responder as tendências do mercado e as mudanças tecnológicas. São desejáveis, alto grau de compatibilidade de sistemas de informação, corporativismo e colaboração máxima, uma parceria com benefícios mútuos baseada na sinceridade e na correlação de metas e objetivos, pois quaisquer fornecimentos inadequados de materiais e serviços onerariam os custos operacionais.

4. Administração no Setor de Compras

Tendo estabelecido um departamento centralizado de compras, administração espera, antes de mais nada, o desempenho competente dos deveres do departamento e a satisfação dos objetivos básicos. Espera que o departamento seja eficientemente administrado, que envolva suas próprias diretrizes de ação e normas de conduta que possam resultar em custos econômicos de aquisições, assim como em custos econômicos de materiais. Conta ter um departamento bem informado, que possa servir como um centro de informação para toda a empresa, no que tange aos aspectos comerciais e de mercados dos materiais – disponibilidade, custo, tendências, e assim por diante, podendo, assim, ser de valia na modelagem de amplas diretrizes empresariais.

Almeja poder contar com o departamento que possa colaborar com outros departamentos e trabalhar com eles para o sucesso dos objetivos da organização, sem sacrificar os princípios suficientes de compras.

O departamento de compras, em seus contatos e negociações com os fornecedores e seus representantes, aja com probidade, cortesia e dignidade e que mantenha altos padrões de relações de negócios.

O apoio da administração, quando for de seu dever fazer cumprir as diretrizes aprovadas de compras e as normas de procedimentos em toda a empresa. Espera que a administração lhe proporcione as facilidades e os meios físicos e técnicos para a sua função de comprar.

Além disso, o departamento de compras espera que a administração tenha uma arejada compreensão dos mais amplos objetivos das modernas práticas de compras, de modo que o legitimo raio de ação de suas atividades possa não ser indevidamente limitado.

5. CERTIFICADO ISO

 5.1 O que é a ISO

ISO significa International Organization for Standardization (Organização Internacional de Normalização), seu objetivo é promover o desenvolvimento de normas, testes e certificação, com o intuito de encorajar o comércio de bens e serviços. Esta organização é formada por representantes de 91 países, cada um representado por um organismo de normas, testes e certificação. Por exemplo o American National Standards Institute (ANSI) é o representante dos Estados Unidos na ISO. O ANSI é uma organização de normas que apóia o desenvolvimento de normas consensuais nos Estados Unidos, no entanto não desenvolve nem escreve estas normas, mas providência estrutura e mecanismos a fim de que grupos industriais ou de produtos se juntem para estabelecer um consenso e desenvolver uma norma.

5.2 Normas da Série ISO 9000

A ISO 9000 é uma série de cinco normas internacionais sobre o gerenciamento e a garantia da qualidade, que compreende a ISO 9000, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003 e ISO 9004. A ISO 9000 serve de roteiro para implementar a ISO 9001, ISO 9002 ou a ISO 9003. Estas três normas da qualidade podem ser entendidas pela diferença entre suas abrangências. A mais abrangente, a ISO 9001, incorpora todos os 20 elementos de qualidade da norma da qualidade.

A norma ISO 9001 é utilizada pelas companhias para controlar seus sistemas de qualidade durante todo o ciclo de desenvolvimento dos produtos, desde o projeto até o serviço. Ele inclui o elemento do projeto do produto, que se torna mais crítico para os clientes que se apoiam em produtos isentos de erros.

5.3 Avaliação de Conformidade

Aquisição:

Processos de aquisição

A organização deve assegurar que o produto adquirido está conforme com os requisitos especificados de aquisição. O tipo e extensão do controle aplicado ao fornecedor e ao produto adquirido devem depender do efeito do produto adquirido na realização subseqüente do produto ou no produto final.

A organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organização. Critérios para a seleção, avaliação e reavaliação devem ser estabelecidos. Devem ser mantidos registros dos resultados das avaliações e de qualquer ações necessárias, oriundas da avaliação.

Obs.: registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidencias da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros.

Informações de aquisição

As informações de aquisição devem descrever o produto a ser adquirido e incluir, onde apropriado, requisitos para:

a) aprovação de produto, procedimentos, processos e equipamento.

b) qualificação de pessoal, e

c) sistema de gestão da qualidade

A organização deve assegurar adequação dos requisitos de aquisição especificados antes de sua comunicação ao fornecedor.

Verificação do produto adquirido

A organização deve estabelecer e implementar inspeção ou outras atividades necessárias para assegurar que o produto adquirido atende aos requisitos de aquisição especificados.

5.4 Missão da ISO

As organizações acreditam nos preceitos da Gestão da Qualidade Total como estão detalhados na ISO 9000 e os segue. A prevenção e a melhoria contínua são os elementos fundamentais para garantir e manter a completa satisfação do cliente. Cada empregado da organização é responsável por assegurar que os clientes externos e internos sejam satisfeitos e seguirá os sistemas da qualidade e procedimentos pormenorizados neste manual da qualidade.

A área da garantia da qualidade deverá responder pela manutenção e atualização deste manual. O executivo de cada área é responsável por garantir que sejam seguidos todos os sistemas e os procedimentos da qualidade.

6. QUALIDADE EM COMPRAS

6.1 Qualidade em tempo real

Este sistema utiliza-se do CEP (controle estatístico de processos) para identificar causas assinaláveis de defectivos estabelecendo assim diagnósticos para ações corretivas. O CEP utiliza as probabilidades para tirar conclusões genéricas sobre os processos.

Para a gestão de bens como fabricas e equipamentos há algumas abordagens que são bastante utilizadas:

Justificativa de acontecimentos

É feita em cada setor de uma fábrica. Servem para analisar redução de custo de produto, sua qualidade total, melhoria de ambiente de trabalho e outros.

Simulação

São ferramentas de análise e decisão. São utilizadas a medida que a fabrica se torna mais flexível.

Configuração do fluxo

Serve para tirar o máximo proveito das simplificações inerentes a um fluxo ótimo. É necessário desenvolver metodologia para se chegar ao melhor layout em função do tipo de fábrica e do just-in-time, bem como adequar o equipamento de movimentação interna de materiais à necessidade de redução do lead time de fabricação.

Tecnologia de agrupamento de processos

Essa tecnologia surge da necessidade de combinar produtos diferentes de uma mesma família o que maximiza a economia de escala e minimiza o numero de equipamentos, custos de mão-de-obra e gastos indiretos.

Manufaturabilidade do produto

É uma técnica que serve, já na fase de projeto, para otimizar fatores de produção, tais como qualidade, entrega, custo e flexibilidade.

Envolvimento das pessoas

Servem para estimular o envolvimento das pessoas em seu local de trabalho ou em sua empresa. Assim, são formados por um grupo de funcionários para a qualidade por meio de atividades de motivação.

6.2 Controle de Qualidade e Inspeção

A qualidade de um produto define-se através da comparação de suas características com os desejos do consumido ou com as normas e especificações de fabricação. Um produto pode ter alta qualidade para o consumidor e qualidade apenas regular para os departamentos técnicos que os fabricam. O problema central do controle de qualidade é manter determinado nível de qualidade para um produto de acordo com a política da empresa, ou seja, de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos.

A inspeção tem como objetivo determinar se um produto deve ser aprovado ou rejeitado, levando-se em consideração os padrões de qualidade estabelecidos . A inspeção preventiva tem como objetivo a determinação de tendências dos valores ou padrões estabelecidos. Sua importância reside no fato de que futuras especificações, métodos, custos e políticas de qualificação, no que se referem aos padrões de qualidade, serão afetadas pelos resultados advindos da análise dessas tendências. As atividades de inspeção estão divididas da seguinte forma:

a)  Inspeção de matéria-prima ou inspeção de recebimento

b)  Inspeção de processo

c)  Inspeção final

6.3 Prazos

Prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que lhe virá a ser necessário durante determinado período, quer seja para assegurar o funcionamento da linha de produção quer o funcionamento de toda a empresa.

O planejamento das necessidades é uma conseqüência da política de vendas da empresa, ele deverá ser uma função de seção específica do Planejamento e Controle de Produção, que, após todas as verificações e análise, terá definido as quantidades a comprar e a que prazos esses materiais deverão estar disponíveis dentro da empresa.

6.4 Frete

O frete hoje representa uma parcela bastante significante no preço do produto e merece ser analisado separadamente. As condições mais freqüentes são para preços "FOB" ou "CIF", ou seja, o transporte do fornecedor até a fabrica não está incluso o então no preço esta inclusa a entrega. É importante atualmente avaliar a diferença existente entre as duas situações, a fim de concluir e fechar a melhor condição. Dentro da análise de frete é importante verificar a modalidade de transporte que o fornecedor está utilizando e saber se existem alternativas mais viáveis.

6.5 Embalagens

Outro fator preponderante no preço do produto comprado é o tipo de embalagem em que vem acondicionado; é bom lembrar e verificar se não existe um preço elevado por causa da contribuição do fator de embalagem. A embalagem com que o setor de Compras deve se preocupar é com a embalagem de transporte, que trará o produto comprado do fornecedor até a fábrica, dando a ele total proteção, sem excessos ou sofisticação. As embalagens podem ser retornáveis ou não retornáveis.

6.6 Condições de Pagamento e Descontos

Um dos objetivos de uma boa compra é conseguir as melhores condições de pagamento. Atualmente a uma tendência de padronização, que dificulta a ação do comprador, exigindo maior habilidade na tentativa de obter maiores e melhores prazos. Este fator é de grande valia para a empresa, onde devemos levar em consideração o custo financeiro atualmente em vigor e que todos os benefícios das condições obtidas podem ser perdidos, caso as entregas não sejam realizadas dentro dos prazos determinados.

6.7 Negociação

A negociação é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Embora elementos de competição estejam obviamente ligados ao processo, ela é bem mais do que isso. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando, podemos então afirmar que houve uma boa negociação.

6.8 Distorções na função Compras

Podem-se observar as distorções ou disfunções que as Compras ainda sofrem, devido ao seu posicionamento estratégico inadequado em algumas empresas, infelizmente não poucas. As mais freqüentes são:

Visão da função Compras orientada para ganhos de preço, em detrimento das outras dimensões de custo e de serviço.

Exemplificando, não é suficiente ter obtido um ótimo contrato de aluguel de tanques de um terminal marítimo, se a tributação naquele local é mais alta, ou a produtividade daquela área portuária é baixa. A reflexão sobre as Compras deve levar em conta a cadeia de valor como um todo: no caso das matérias-primas, o transporte, a estocagem, o comportamento no processo de fabricação e os controles de qualidade são importantíssimos para todo o negócio comercial da empresa.

Responsabilidade pelas compras muito dispersa pela empresa, levando a uma perda do efeito volume, o que limita a eficácia das negociações, além de promover uma diversidade técnica e de qualidade dos processos produtivos, dentro da mesma empresa. É, por exemplo, o caso de plantas industriais e centros de distribuição de um mesmo grupo, que compram separadamente os materiais e serviços. Os departamentos de Compras acham-se reduzidos ao nível de regularizadores dos pedidos passados pelos outros departamentos da empresa, sem possibilidade de contribuir para um verdadeiro valor acrescido.

Confusão entre Compras e Aprovisionamento.

Entende-se pela Compra, o processo que busca condições de custo (e não somente de preço) e de serviço de uma despesa, quer se trate de um gasto ou de um investimento. Quanto ao Aprovisionamento, trata-se do processo pelo qual um dado bem ou serviço é encaminhado fisicamente para a empresa, em geral sob condições de um contrato ou de um acordo pré-existente.

Ao confundir estes dois processos, corre-se o risco de se perder escala junto aos provedores, visto que se aumenta o número de compras em pequenas quantidades realizadas sem maior visão de negócio, geradas devido a necessidades pontuais e sem busca por uma otimização global.

6. 9 Falta de informações de gestão adequadas

É o caso quando as informações tornadas disponíveis são somente de natureza financeira ou administrativa, servindo apenas à finalidade de análise requerida pela função Compras. Os indicadores de performance costumam enxergar a empresa de frente para trás, por exemplo: volume de compras por fornecedor/ família de compras, conta de suprimentos por comprador, velocidade de realização de um pedido de compra, peso da empresa junto a seus fornecedores, etc.

7. Objetivos da Qualidade Mensuráveis

Os objetivos da qualidade, da ISO 9000 exige que a organização estabeleça objetivos de qualidade nos níveis de funções pertinentes que sejam "mensuráveis e coerentes com a política da qualidade". Isso não deveria ser muito difícil, já que quase todo mundo sabe o que é um objetivo e que ele serve para dar a uma pessoa ou organização a direção numa atividade.

Contudo, esse objetivo pode parecer um tanto vago, deixando muitas pessoas de diferentes organizações perplexas quando se trata de garantir objetivos mensuráveis. Portanto, assegurar que os objetivos da qualidade sejam estabelecidos quando necessário e que eles sejam mensuráveis não é tão fácil como parece a princípio.

Existe uma organização que se dedica à coleta de idéias e projetos socialmente inovadores e não tecnológicos: a Global Ideas Bank (Banco Mundial de Idéias), que inclui algumas das melhores maneiras de se medir qualidade.

Na realidade, deveríamos esperar três níveis de objetivos da qualidade, do mais geral para o mais específico, em um SGQ baseado nos requisitos da tabela 1. Os tipos de objetivo desta tabela são voltados para obtenção de um resultado definido (objetivos finais) ou de um resultado que possa induzir a uma ação adicional (objetivos indutores). Os objetivos finais permitem que a organização tome decisões referentes a ações corretivas, dando, porém, pouca chance às ações preventivas. Os objetivos indutores permitem que a organização execute ações (processos planejados que são providos e controlados), para prevenir o esquecimento de objetivos e não-conformidades em produtos. É possível, porém raro, que os três níveis sejam indutores. Por exemplo, um dos objetivos poderia ser explicar e seguir a política da qualidade, de maneira que inspirasse as funções e os funcionários a cumprirem os processos de seus departamentos. Dessa forma, os gerentes, as funções e os funcionários poderiam ajudar a cumprir objetivos finais ainda mais desafiadores (ex.: produzir mais valor e menos desperdício).

Os objetivos finais podem ser usados em níveis mais altos do sistema de gestão? Os objetivos finais podem ser usados em níveis mais altos do sistema para medir seu desempenho, enquanto os objetivos indutores podem ser usados para impulsionar a correção e a melhoria dos processos responsáveis pelos resultados finais.

Tabela 1

Nome do Objetivo

Descrição do Objetivo

Tipo do Objetivo

ISO 9001

Objetivo da Política

O que a alta direção exige de sua organização (ex.: menos desperdício, mais valor)

Geralmente objetivo final.

5.3a

Objetivo Funcional

O que os gerentes exigem de seus departamentos, indivíduos ou "níveis".

Geralmente objetivo final.

5.4.1a

Objetivo dos Processos

Critérios para operação e controle eficaz de processo.

Obrigatoriamente objetivo indutor.

4.1c e 7.1a


Contudo, os objetivos finais não devem ser usados nos níveis mais baixos da organização e do sistema. Determinado objetivos indutores para os processo, a equipe de processo pode prevenir ou corrigir não-conformidades de processos a tempo de cumprir os objetivos finais dos níveis mais altos. Quando a equipe luta para atender aos objetivos dos processos, o planejamento e a correção de processos são impulsionados a tempo de se cumprir os objetivos finais, geralmente usados em níveis mais altos.

Um exemplo de objetivos mensuráveis é: Imagine um Departamento de Compras que tem como objetivo final reduzir em 5% o custo de negociação com os 10 principais fornecedores da organização. Esse é um objetivo final mensurável, porém poderia ser alcançado por meios que prejudicassem a qualidade (ex.: especulação, destruindo os benefícios mútuos de longo prazo).

Portanto, os objetivos dos processos são necessários para que as correções sejam aplicadas aos processos a tempo de se atender aos objetivos finais. Os objetivos indutores (ou preventivos), nesse exemplo, poderiam incluir os critérios aplicados ao processo-chave de reavaliação de fornecedores e a freqüência com que tem um feedback sobre o desempenho dos fornecedores.

Um objetivo indutor faria com que os 10 principais fornecedores se aperfeiçoassem rapidamente quando seu desempenho começasse a diminuir, em vez de esperarem por um relatório anual e descobrissem que deveriam ter tomado medidas 11 meses antes. Enquanto isso, no Departamento de Projetos (que também contribui para o objetivo do Departamento de Compras), os engenheiros têm como objetivo indutor projetar novamente os componentes comprados, para torná-los muito mais rápidos e extraordinariamente exatos e precisos.

Os objetivos finais podem funcionar no nível mais alto com a política da qualidade e nas funções ou departamentos da organização, porém os processos em si devem ser orientados por objetivos indutivos, que possibilitarão a correção de processos para se atender a todos os requisitos.

Os objetivos indutores devem ser desenvolvidos usando-se o conhecimento especializado das pessoas que fazem o trabalho. Por outro lado, as métricas para os objetivos finais não devem ser desenvolvidas de baixo para cima, devido à falta de informações completas referentes a custos, riscos, benefícios, estratégia e política nos níveis mais baixos da organização.

8. Objetivo Geral

As Organizações que possuem sua vanguarda, liderança e alta tecnologia, reforça o objetivo de assegurar em todas as suas iniciativas a crescente facilidade e comodidade aos clientes. Nesse sentido, optam por implementar "Sistema de Gestão da Qualidade" que é baseado na ISO 9000, que direciona a atenção para melhoria contínua a partir de seus princípios fundamentais: foco no cliente, liderança, envolvimento das pessoas, modelos de processos, decisões com base em fatos e relacionamentos mutuamente benéficos para fornecedores e clientes. As Organizações contam em fazer de seus produtos e Serviços qualificados, realçando o objetivo de assegurar, em todas as suas iniciativas, crescente facilidade e comodidade aos clientes. O compromisso das organizações vem objetivando aperfeiçoar a qualidade de seus processos, produtos e serviços e também trabalha para proporcionar o que há de melhor aos seus clientes em termos de conforto, segurança e agilidade na prestação de serviços.

Consideremos de uma forma ampla que a qualidade do setor de compras se dá desde o relacionamento com o fornecedor até a satisfação do cliente, no qual a busca é incessante pela melhoria contínua dos processos, produtos e serviços.

Para acompanhar a ISO são feitas auditorias de manutenção que incluem as áreas objetos da certificação, além das outras áreas cujas atividades estão diretamente relacionadas ao resultado da empresa. São elas: RH, Financeiro, Compras, Contabilidade, etc., no qual estas auditorias confirmam se a empresa manteve o padrão de qualidade.

Com o intuito de manter-se certificada as organizações formam uma equipe de auditores internos que faz um acompanhamento direto e permanente das ações, projetos e atividades dos funcionários e prestadores de serviços. E que todos os funcionários da empresa visam e atuam em sintonia com a política de qualidade, utilizando novas tecnologias, valorizando os colaboradores, interagindo com as comunidades e o ambiente.

9. Sistemas da Qualidade ISO 9000

A qualidade é por natureza uma função sistêmica. Para ilustrar o que é função sistêmica, relembremos nosso exemplo de um ser humano.

Para um serviço, função sistêmica é aquela que tem influência em todas as atividades deste ser considerado. Por exemplo, alguns dos nossos órgãos (cérebro e seus associados ou o coração e seus associados) influenciam todos os outros e não é possível isolar seu funcionamento sem danos aos demais. Por isso diz-se que tanto o sistema nervoso quando o sistema circulatório são sistêmicos.

O importante é o resultado do sistema maior, ou seja, o conjunto de todos os subsistemas considerados (nervoso, circulatório, etc.). Se todos os órgãos funcionam bem, o ser humano terá saúde. Um subsistema ou órgão que não for tratado a tempo.

Tal como nos seres humanos, a saúde da empresa depende de maneira fundamental da Qualidade. Ela influi em todos os setores da empresa. Basta que um dos setores não funcione e contendo para a Qualidade resultante estar comprometida, isto é, a empresa começa a ficar "doente" e a perder lucro.

A Qualidade é uma função sistêmica porque influencia todas as outras funções da empresa e é influenciada por todas elas.

Sendo função sistêmica, a Qualidade precisa de um sistema para que funcione bem. Este é chamado de Sistema da Qualidade, que é, pois, o conjunto de regras escritas que organizará o funcionamento eficiente da Função Qualidade na empresa.

Sistema da Qualidade é um conjunto de regras mínimas, com o objetivo de orientar cada parte da empresa parra que execute corretamente, e no tempo devido, a sua tarefa, em harmonia com as outras, estando todas direcionadas para o objetivo comum da empresa: Lucro.

Há vários possíveis modelos de Sistemas da Qualidade. o modelo ISO 9000 é o que vem sendo cada vez mais adotado no mundo, pela sua simplicidade e eficácia.

10. Organização Típica de um Sistema da Qualidade ISO 9000

Um Sistema da Qualidade ISO 9000 é uma coletânea de documentos, organizados segundo uma das normas ISO 9001, 9002 ou 9003, conforme a abrangência de Garantia da Qualidade que a empresa queira proporcionar.

A concepção de um Sistema da Qualidade é um processo criativo, e por isso sempre haverá muitas maneiras de organizá-lo. O importante é que ele reflita as exigências da Norma ISO selecionada (9001, 9002 ou 9003) e que seja adequado à cultura da empresa. Observe a ilustração de uma das possíveis (e variadas) formas de organização:

NÍVEL

DOCUMENTO CORRESPONDENTE

FINALIDADE

Estratégico

MANUAL DA QUALIDADE

Indicar o que a empresa faz

Tático

PROCEDIMENTOS

Documentar como a empresa faz

Operacional normativo

INSTRUÇÕES DE TRABALHO, MÉTODOS, ESPECIFICAÇÕES, etc.

Detalhar o como cada um faz

Operacionais de comprovação

REGISTROS DA QUALIDADE

Comprovar o que cada um realmente faz


11. Certificação

Há três etapas principais para conformidade para com os padrões ISO 9000:

  • Estabelecer um sistema – os fornecedores desenvolvem um sistema de gerenciamento de qualidade para atingir um nível de qualidade consistente em seus produtos ou serviços.
  • Informações sobre as atividades – os fornecedores documentam o seu sistema relacionado os seus procedimentos e políticas, o que e por quem e como isso deveria ser feito.
  • Cumpra a palavra – os fornecedores devem seguir as regras da qualidade por eles estabelecidas.

Uma vez que os fornecedores consigam demonstrar a sua conformidade com seus sistemas de gerenciamento de qualidade, eles poderão credenciar a uma organização de registros autorizados.

12. Seleção e Avaliação de Fornecedores

Quando selecionamos fornecedores estamos reunindo um grupo, do maior tamanho possível, que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados. O objetivo principal é encontrar fornecedores que possuam condições de fornecer os materiais necessários dentro da quantidade, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com menores preços e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento. E que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta. Desses diversos parâmetros analisados e quantificados é que se deve fazer a escolha dos fornecedores adequados para se manter no cadastro de Compras.

Nas empresas de grande porte a aprovação de um novo fornecedor não é responsabilidade da área de Compra e sim do setor de Engenharia de Desenvolvimento ou Engenharia de Produto, o comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita das instalações, recebe amostra do produto a ser fornecido. Esses parâmetros de avaliação seriam:

  • quanto ao preço;
  • quanto a qualidade;
  • quanto ás condições de pagamento;
  • quanto às condições de embalagem e transporte.

Após a aprovação e o preenchimento de todos os quesitos, dá-se início ao fornecimento normal. Deve-se então avaliar inicialmente as entregas objetivando o:

a)  cumprimento dos prazos de entregas estabelecidos;

b)  manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos;

c)  política

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