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A Contabilidade na Era da Informação

Autor:
Instituição: Universidade Federal de Mato Grosso do Sul
Tema: A Contabilidade na Era da Informação

A contabilidade na era da informação

Resumo

O presente artigo objetiva de forma geral retratar a contabilidade e suas mudanças em função do avanço da tecnologia da informação. Através de uma abordagem qualitativa e exploratória foi desenvolvida uma pesquisa bibliográfica que discute as influências da tecnologia da informação na área contábil, abrange a caracterização dos sistemas de informações contábeis e identifica as inovações tecnológicas na área tributária instituída no Brasil. Assim, conclui-se a importância das inovações tecnológicas no desempenho do profissional contábil e na fiscalização das crescentes organizações que se modernizam constantemente a fim de obter vantagem competitiva, qualidade total dos produtos e/ou serviços e a satisfação dos clientes. Ao mesmo tempo em que as organizações estão se adequando a essas mudanças tecnológicas, ganha destaque o profissional contábil que precisa estar cada vez mais atualizado e aprimorando seus conhecimentos para atender amplamente as exigências das organizações, estas que apresentam necessidades que vão além das simples obrigações fiscais.
Palavras-chaves: Tecnologia da informação. Sistemas de informações contábeis. Sistema público de escrituração digital.

1 Introdução

Com o avanço das novas tecnologias as empresas deparam-se com problemas cada vez mais complexos para o exercício da profissão contábil. Todas essas mudanças são impulsionadas pela Tecnologia de Informação (TI) e as empresas necessitam cada vez mais de bons sistemas de informações contábeis para a aplicação de técnicas eficazes no processo de tomada de decisão, planejamento e para fins de auditora. Diante disso, Padoveze (2000, p.47) afirma que “a ciência contábil traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informações... já que a própria Contabilidade nasceu sob a arquitetura de sistema informacional”.
A globalização e a mudança cultural da sociedade exigem cada vez mais que as organizações se adéqüem e invistam em qualidade, preços acessíveis, diversificação dos produtos e serviços e responsabilidade social entre outros fatores, e estas por sua vez necessitam de uma integração contábil segura para com as atividades organizacionais que seja a base de todo processo de planejamento, gestão e controle e não meramente sistemas contábeis com a finalidade de realizar simples processamentos de transações.
Atualmente, não é possível conceber uma organização de determinado porte suportada por um sistema de informação baseado em processamento convencional (manual) de dados (CORNACHIONE JR., 1998). Assim como a sociedade, o governo também exige ampla integridade das empresas quanto às prestações de contas ao fisco, e para isso dispõe de recursos tecnológicos cada vez mais sofisticados que facilitam não somente o processamento de dados, mas também acessos a sistemas que processam informações e compartilham conhecimentos.
Um grande salto foi dado na área tecnológica tributária no Brasil, com a implementação, principalmente, do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), que engloba desde a escrituração dos livros contábeis/fiscais digitais até a apuração automática de imposto pelo fisco. Todas essas implementações objetivam reduzir o tempo gasto com a fiscalização de uma única empresa e, consequentemente, fiscalizar o maior número de empresas a partir de um banco de dados confiável e eficiente.
Portanto, esse artigo traz como objetivo geral retratar a contabilidade na era da tecnologia da informação e no contexto organizacional. Contudo, objetiva especificamente caracterizar os sistemas de informações contábeis, correlacionar a tecnologia de informação e sua importância na área contábil das empresas, bem como identificar e analisar as inovações tecnológicas na área tributária instituídas no Brasil.

2 Metodologia

A base de toda ciência é uma pesquisa bem estruturada e cada vez mais aperfeiçoada. Para Vergara (2006), a ciência é um processo racional de busca de verdade baseada na sistematização de erros e correções. Assim, a estruturação desse estudo desenvolveu-se com base numa pesquisa exploratória sob uma abordagem qualitativa e processos de revisão bibliográfica. A pesquisa exploratória envolve levantamento bibliográfico na medida em que apresenta como objetivo o aprimoramento de idéias (GIL, 2002).
O método de pesquisa de caráter qualitativo possibilita a geração de conhecimento a partir da observação e do envolvimento do pesquisador com o objeto pesquisado e sua interação com o ambiente e a realidade social (FERRARI, 1974). De acordo com Beuren (2008, p. 92) esta abordagem “pode ser uma forma adequada para conhecer a natureza de um fenômeno social e primordial no aprofundamento de questões relacionadas ao desenvolvimento da contabilidade, seja no âmbito teórico ou prático”. E ainda de acordo com Ferrari (1974) uma revisão bibliográfica é a avaliação das relações existentes entre os fenômenos estudados e outros fatores. Essas relações podem ser estabelecidas em função de suas propriedades relacionais de causa-efeito, produtor-produto e de correlações de análise de conteúdo.
Para o desenvolvimento do trabalho foi abordada a pesquisa bibliográfica, que para Cervo e Bervian (2002), busca explicar um problema partindo de referências teóricas publicadas em documentos, na expectativa de conhecer e analisar as contribuições científicas e culturais envolvidas em determinado assunto, tema ou problema. Beuren (2008, p. 87), menciona que a pesquisa bibliográfica pode “implicar o desenvolvimento do próprio trabalho, reunindo os fragmentos encontrados, e inseri-los em um texto construído pelo estudante, ou fazendo uma interpretação dos escritos ainda não realizados”.

3 Caracterização do Sistema de Informações Contábeis

Os sistemas de informações são capazes de oferecer à entidade uma espécie de painel de controle que deve gerar informações relevantes e num ótimo lapso de tempo, pois o retardo no processamento das mesmas as torna incapazes de impactar decisões e contribuir para o desenvolvimento da organização.
Diante disso, Moscove, et. al (2002, p.23) define um sistema de informação como “um conjunto de subsistemas inter-relacionados que funcionam em conjunto para coletar, processar, armazenar, transformar e distribuir informações para fins de planejamento, tomada de decisão e controle”.
Segundo Cornachione (1998) um sistema de informações contábeis foca a produção de informações propriamente contábil (por exemplo: faturamento, custos, contabilidade, orçamento, padrões, estoques, bancos, fluxo de caixa, contas a pagar/receber etc.), envolvendo variáveis de um sistema genérico (inputs-entradas, processamento, outputs-saídas), que apresentam determinadas relações entre si:
? eficiência – produzir mais em menos tempo;
? eficácia – produzir mais com menos custos; e
? produtividade – é a relação da produção em si e o consumo de recursos quanto aos custos para a fabricação dos produtos.
“O Sistema de Informação Contábil ou Sistema de Informação de Controladoria são os meios que o contador geral, o contador gerencial ou o controller utilizarão para efetivar a contabilidade e a informação contábil dentro da organização” (PADOVEZE, 2004, p. 143). Sendo assim, os Sistemas de Informações Contábeis integram eficientemente o processo de planejamento estratégico fornecendo informações minuciosas sobre os diversos departamentos da organização, abrangendo desde falhas, necessidades e excessos como também estratégias positivas de gestão como investimentos, redução de custos e maximização dos lucros.
Tornou-se primordial também na atual economia globalizada, a criação de “organizações digitais” que devem investir constantemente tanto em seus recursos físicos (equipamentos tecnológicos) como também em seus recursos humanos, através de treinamentos e aperfeiçoamentos que possibilitem aos mesmos operar de forma eficaz os recursos disponíveis. Todos esses processos geram inúmeras informações, as quais devem ser manipuladas de forma dinâmica pelos sistemas de informações para que apóiem a tomada de decisão dos gestores, auxilie o processo de auditoria e principalmente do fisco, tornando transparentes as ações da organização e possibilitando uma fiscalização muito mais eficiente que atinja um nível máximo de organizações.

4 A Importância da Tecnologia de Informação na Contabilidade

Na era da informação, as empresas estão conscientes que seu sucesso ou fracasso dependem cada vez mais de como gerenciam e usam as informações. Uma característica marcante da Era da Informação é o emprego, em massa, de trabalhadores do conhecimento, um exemplo desses, são os contadores.
A tecnologia de informação causou um grande impacto na contabilidade, criando a necessidade dessa área do conhecimento incorporar os benefícios advindos das novas tecnologias (OLIVEIRA NETO, 2005).
A contabilidade desenvolveu-se em resposta a mudanças no ambiente, novas descobertas e progressos tecnológicos. Não há motivo para crer que a contabilidade não continue a evoluir em resposta a mudanças que estamos observando em nossos tempos (HENDRIKSEN e BREDA, 1999, p. 24).
A tecnologia de informação (tecnologias computacionais ou sistemas) é uma das bases das operações contábeis devido ao grande volume de serviços, ciclo de transações, dependência de grande quantidade de cálculos, relativa estabilidade das operações, aproveitamento de dados e, precisão e rapidez nas informações.
Segundo Padoveze (2000), um dos reflexos do desenvolvimento tecnológico na contabilidade, pode ser verificado no aumento do grau de automação. Tarefas anteriormente realizadas por processos manuais já são desenvolvidas dentro de softwares específicos, diminuindo o fluxo de papéis e documentos nas empresas, um exemplo disso, são as rotinas mais freqüentes que passaram a ser realizadas dentro dos sistemas, como é o caso de: lançamento de débitos e créditos, escrituração de livros fiscais, balancetes mensais, Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, entre outros.
Em Moscove, et al (2002), estão algumas razões pelas quais a Tecnologia de Informação é relevante na atuação do profissional contábil, tais como:
? a necessidade de uma tecnologia que suporte e seja compatível com outros componentes de um sistema de informações contábeis;
? a base para grandes investimentos em equipamentos e programas, para auxiliar nas tarefas de consultoria;
? agregar conhecimento e aperfeiçoar as técnicas da área de auditoria;
? familiaridade com os pontos fortes e fracos de um sistema existente para melhor realizar o trabalho de avaliação da eficiência e eficácia do mesmo;
? incorporar na profissão contábil novas maneiras de colher e registrar informações, novos tipos de sistemas, diferentes tipos de equipamentos, programas e redes de computadores para executar e até novas maneiras de auditar esses sistemas.
Nesse sentido, Strassburg, et al (2009) complementa que uma grande responsabilidade está sendo designada aos contadores, os quais devem preocupar-se não somente em fornecer a informação, mas também quem irá recebê-la. A era da informação e a tecnologia que a criou estão influenciando todas as áreas da contabilidade. O mercado de trabalho exige atualmente do profissional contábil, entre outras habilidades, a informática, em virtude da essência da Ciência Contábil, que estuda as conseqüências econômicas provocadas por determinados fenômenos que impactam numa determinada organização, dispondo de informações (oportunas e em tempo preciso) aos entes gestores para a tomada de decisão.

5 Evolução Tecnológica Tributária Brasileira

A legislação tributária brasileira vem se modernizando e aperfeiçoando constantemente, abrangendo o desenvolvimento desde simples processos de transações digitais de documentos rotineiros como guias e protocolos, até uma atual e complexa interação com o ambiente interno das organizações no que se refere a uma eficaz fiscalização das mesmas.
Como afirma Strassburg, et al (2009), “ignorar as novas tecnologias é andar na contramão da história da evolução econômica”. O profissional contábil dispõe atualmente de uma ampla rede de comunicação e transação com os órgãos governamentais que minimizam o tempo gasto com papéis antes exigidos que fossem apresentados pessoalmente em tais órgãos. O avanço da tecnologia, tendo como destaque o uso e as facilidades da internet, possibilitou ao contador maior agilidade e eficiência quanto aos trâmites legais das organizações bem como a transparência de suas atividades e apuração dos diversos impostos decorrentes das mesmas.
Baseando-se nas informações extraídas do sítio do Ministério da Fazenda destaca-se a seguir um grande avanço na informatização da relação entre o fisco, os contribuintes e os profissionais da área contábil, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

5.1 Sistema Público de Escrituração Digital

De acordo com os dados informados no sítio do Ministério da Fazenda, o SPED foi Instituído pelo Decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007 e consiste na modernização do cumprimento das obrigações fiscais transmitidas pelos contribuintes aos órgãos fiscalizadores e às administrações tributárias por meio da certificação digital. Representando uma integração das administrações tributárias federal, estadual e municipal, o SPED compõe-se de três subprojetos discriminados como Escrituração Contábil Digital (ECD) ou Sped Contábil, Escrituração Fiscal Digital (EFD) ou Sped Fiscal e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Ambiente Nacional, que abrange também a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e). Além do Decreto nº 6022/07, o SPED tem como base legal IN DNRC nº 107/08, IN RFB nº 787/07, IN RFB nº 848/08, Ato Declaratório Executivo Cofins nº 36/07 e Resolução CFC nº 1020/05.
De modo geral o SPED objetiva promover a integração dos fiscos por meio da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais, racionalizar as obrigações fiscais realizadas pelos contribuintes mediante transmissão única das mesmas para diferentes órgãos fiscalizadores e, agilizar o acesso às informações para efetivar a auditoria eletrônica e identificar atos ilícitos tributários. Sob as premissas de proporcionar um melhor ambiente de trabalho nas organizações, aumentar a competitividade saudável entre as empresas, fazer uso da Certificação Digital padrão no país, estimular a responsabilidade legal dos contribuintes pela guarda dos arquivos eletrônicos, essa nova tecnologia reduz os custos de emissão e armazenagem de documentos, elimina a utilização de papéis tendo em vista a preservação do meio ambiente, minimiza o envolvimento dos contribuintes em fraudes e o tempo gasto em auditorias nas instituições, fortalece o intercâmbio das informações entre as administrações tributárias, proporciona uma melhoria da qualidade das informações entre outros benefícios (SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DE MINAS GERAIS, 2009).
Segundo Gorresen (2008), o desenvolvimento do projeto teve início no ano de 2000 através da Lei 9989, no Plano Plurianual do Governo Fernando Henrique contemplando o Programa de modernização das Administrações Tributárias e Aduaneiras. Atualmente foi liberado uma verba em torno de R$ 300 milhões pelo Governo Federal para adequação e modernização dos Estados quanto ao novo sistema e realizada a aquisição do Supercomputador denominado TRex no valor de Us$ 100 milhões.
Conforme a Videoconferência realizada em Salvador pela Universidade Corporativa Sefaz (UCS) no ano de 2008, foram obrigados a aderirem ao SPED a partir de 01 de janeiro de 2008 as pessoas jurídicas optantes pelo Lucro Real (com acompanhamento econômico-tributário diferenciado) e os demais contribuintes desse regime a partir de 01 de janeiro de 2009. A regra geral para os prazos de entrega das informações data do último dia útil do mês de junho do ano subseqüente ao ano base, como por exemplo, ano base 2008: 30 de junho de 2009. Somente nos casos de extinção, cisão total ou parcial, incorporação ou fusão, delibera-se prazos especiais para entrega das informações datado no último dia útil do mês subseqüente ao evento.
Baseado no sítio do Ministério da Fazenda, um dos três grandes subprojetos provenientes do SPED, denominado ECD ou Sped Contábil, consiste na substituição dos livros de escrituração mercantil (Razão e Diário) pelos livros digitais equivalentes. A empresa deverá gerar um arquivo digital a partir do seu sistema de contabilidade formatado conforme IN RFB nº 787/07, arquivo este que será submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), o qual realizará a validação e assinatura digital da escrituração e a transmissão ao SPED, que por sua vez extrai um resumo contendo requerimento, termo de abertura e de encerramento e o disponibiliza à Junta Comercial, incumbida de analisar e apreçar o livro junto das empresas requisitantes.
O outro subprojeto EFD ou Sped Fiscal, também apresentado no sítio do Ministério da Fazenda, constitui-se na escrituração digital de documentos fiscais (Livro de Registro de Entradas e Saídas, Livro de Apuração de ICMS e IPI e o Livro de Inventário) e outras informações de interesse dos fiscos regidas pelo Ato COTEPE do ano vigente, as quais deverão ser submetidas à importação ao PVA para validação e assinatura digital e conseqüente transmissão ao SPED.
O terceiro e principal subprojeto integrante do SPED, constante no sítio do Ministério da Fazenda é a NF-e – Ambiente Nacional, desenvolvido pelas Secretarias de Fazenda dos Estados e pela RFB com base legal no Protocolo ENAT nº 03 de 27 de agosto de 2005, que objetiva primordialmente melhorar o intercambio e compartilhamento das informações entre o fisco, reduzir os custos de aquisição e impressão de papéis bem como os custos de envio e armazenamento dos documentos, aumentar a confiabilidade da Nota Fiscal tanto para o contribuinte comprador como para as administrações tributárias, a minimização da sonegação e o aumento da arrecadação, a padronização do relacionamento eletrônico entre as empresas, redução dos erros de escrituração, oportunidades de empregos e negócios na prestação de serviço ligados a NF-e e acompanhamento em tempo real pelo fisco das operações comerciais entre muitos outros ideais.
Atrelado ao subprojeto da NF-e está sendo desenvolvido pela RFB e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf) o subprojeto NFS-e de acordo com o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02 de 7 de dezembro de 2007, o qual pode ser gerado e armazenado eletronicamente seja pela RFB, seja pelas prefeituras ou ainda empresas conveniadas para a prestação desse serviço. O fornecimento de dados a serem analisados, processados e validados é de responsabilidade do contribuinte bem como a posse do Recibo Provisório de Serviços (RPS) necessário à geração da NFS-e.
No Portal Oficial do Estado da Bahia (2008) consta que a obrigatoriedade da emissão da NF-e se deu aos contribuintes do ramo de cigarros e combustíveis em abril de 2008 e em dezembro desse mesmo ano foram inclusas no projeto os fabricantes de automóveis, cimentos, bebidas alcoólicas e refrigerantes, os fabricantes e distribuidores de medicamentos, frigoríficos e atacadistas de carne, agentes que vendem energia elétrica a consumidor final e dos fabricantes de produtos siderúrgicos e de ferro-gusa. A partir de abril do ano vigente passou a vigorar a lei para os importadores de automóveis, fabricantes de autopeças e pneus, alumínio, latas, garrafas PET, tintas, vernizes, solventes de petróleo e lubrificantes automotivos, fabricantes e importadores de resinas termoplásticas, distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas e de refrigerantes, processadores industriais, atacadistas e fabricantes de fumo e produtos relacionados e atacadistas siderúrgicos e de ferro-gusa.
Segundo Bartuira (2009), mais de 15 mil estabelecimentos brasileiros emitiram em torno de 111 milhões de NF-e totalizando R$ 2 trilhões em transações comerciais e até 1º de setembro deste ano mais 59 setores passaram a operar com essa nova tecnologia e até 2010 as empresas brasileiras já estarão plenamente aptas ao sistema.
Em consonância com as informações extraídas do sítio do Ministério da Fazenda o Banco Central do Brasil, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), o Conselho Federal de Contabilidade - CFC, o Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC), a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), a Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), as Secretarias de Estado da Fazenda as Secretarias de Finanças das Capitais, a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF) e a Confederação Nacional de Municípios (CNM) são os membros que compõem o SPED sendo somente o CFC e o DNRC os membros que não terão acesso aos livros digitais das empresas. Entre as 27 empresas piloto do sistema estão a Sadia, a Petrobrás, o Banco do Brasil, a GM, a Fiat, a Ambev e a Usiminas.
Além do Sped Contábil, Sped Fiscal, e da NF-e destaca-se, ainda em fase inicial, o projeto Central de Balanços e o E-Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real). A Central de Balanços tem como objetivo a captação de informações contábeis e financeiras, possivelmente as próprias demonstrações contábeis, para realizar uma agregação de dados que serão utilizadas para fins de estatísticas, análises nacionais e internacionais, análises de risco como também disponibilizados à sociedade. O E-Lalur objetiva minimizar a redundância de informações na escrituração contábil, no Lalur e na Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), como adições, exclusões e compensações, importação de dados, cálculo de tributos e verificação de pendências (MINISTÉRIO DA FAZENDA, 2009).

6 Considerações Finais

Diante da realidade exposta, através dos recursos tecnológicos cada vez mais úteis ao desenvolvimento das organizações, revela-se a complexidade sistêmica das mesmas. Visto que o sistema informacional abrange desde o processo produtivo na busca da qualidade total dos seus produtos e/ou serviços; a gestão financeira, com o objetivo de maximizar os lucros e satisfazer plenamente todos os grupos de interesses da empresa; e, a gestão contábil, na função de atender ao fisco e principalmente dar suporte ao gerenciamento de recursos financeiros e pessoais aos gestores.
Todas essas metas vitais para que a organização alcance uma vantagem competitiva no mercado estão sendo constantemente aprimoradas e baseadas em meios computacionais e virtuais, como por exemplo, os sistemas de informações contábeis. Tais sistemas objetivam, entre inúmeros benefícios, apoiar o processo de tomada de decisão dos gestores com informações úteis e em tempo hábil, reduzir os custos com processos manuais, auxiliar todo o planejamento estratégico da empresa, minimizar o tempo gasto em auditorias e de modo geral tornar toda a organização mais eficiente e eficaz.
Assim como as organizações buscam inovações tecnológicas para se adequarem à globalização, atualmente o governo utiliza de alta tecnologia para melhor e mais rápido realizar a fiscalização das empresas em todo o país. Além disso, disponibiliza às mesmas, um eficiente sistema de interação com o fisco, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o qual proporciona um ágil acesso as informações prestadas pelos contribuintes. Esses mecanismos podem favorecer a fiscalização, criar uma competitividade saudável entre as organizações, reduzir os custos com aquisição e armazenamento de papéis em prol da preservação do meio ambiente, entre outras vantagens.
Ao mesmo tempo em que as organizações estão se adequando a essas mudanças tecnológicas, ganha destaque o profissional contábil que precisa estar cada vez mais atualizado e aprimorando seus conhecimentos para atender amplamente as exigências das organizações, estas que apresentam necessidades que vão além das simples obrigações fiscais. É notória a importância de um profissional que atue eficientemente na área contábil de modo a interagir com toda a organização e seja a base do processo de planejamento e tomada de decisão dos gestores.

Referências Bibliográficas

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