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A Importância e as Vantagens da Contabilidade Informatizada

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Tema: Contabilidade

A IMPORTÂNCIA E AS VANTAGENS DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA


RESUMO

A ciência contábil, enquanto ciência tem como finalidade promover os meios informativos e de controle com a finalidade de obter todos os dados em uma empresa e que tenha, ou possa ter, impactos e causar variação em sua posição patrimonial. A contabilidade é o instrumento de mediação e avaliação do patrimônio e dos resultados obtidos pela empresa. Nos últimos trinta anos ocorreram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. As melhorias na forma de realizar a contabilidade de uma empresa, utilizando-se da tecnologia da informação trouxeram enormes benefícios para os profissionais contabilistas. Nesse parâmetro, o contador necessita de estar ciente das inovações tecnológicas, agregando não só ao seu dia a dia bem como na vida da empresa, incorporando não os procedimentos básicos, como também em situações que exijam uma analise contábil mais precisa e complexa. Portanto, os procedimentos são necessários para que os resultados da informática aplicada à contabilidade sejam totalmente favoráveis às empresas e aos profissionais que atuam na área, visto que este deve ser o objetivo principal de quem busca melhorar suas condições de trabalho, por meio da tecnologia da informação.

Palavras Chaves: Contabilidade, Informática, tecnologia da informação, contador.

ABSTRACT

The accounting science, while science has as purpose to promote the informative ways and of control with the purpose of obtaining all the data in a company and that he/she has, or he/she can have, impacts and to cause variation in his/her patrimonial position. The accounting is the mediation instrument and evaluation of the patrimony and of the results obtained by the company. In the last thirty years they happened significant changes in the tax legislation and in the accounting procedures. The improvements in the form of accomplishing the accounting of a company, being used of the technology of the information brought enormous benefits for the professional’s accountants. In that parameter, the accountant needs to be aware of the technological innovations, joining not only to yours day by day as well as in the life of the company, not incorporating the basic procedures, as well as in situations that demand one it analyzes accounting more he needs and complex. Therefore, the procedures are necessary so that the results of the applied computer science to the accounting are totally favorable to the companies and the professionals that act in the area, because this should be the main objective of who looks for to improve their work conditions, through the technology of the information.

Key words: Accounting, Computer science, technology of the information, accountant.


A IMPORTANCIA E AS VANTAGENS DA CONTABILIDADE INFORMATIZADA

1. INTRODUÇÃO

As denominadas ciências factuais sociais, até pouco tempo, não eram consideradas como ciências, exatamente pelo caráter de mutabilidade do ambiente social e do próprio homem, que ao se inserir no contexto, o compunha e alterava-o, o que não permitia a descoberta das leis "estáveis", universais e "imutáveis" que deveriam reger os fenômenos sociais. Apesar dessas dificuldades, hoje é geral a aceitação de alguns campos do conhecimento social como ciências. E esta será útil, à medida que possa ser relacionada, efetivamente, ao seu ambiente não apenas explicando-o, mas possibilitando predizer as reações ambientais e de alguma forma mensurando-as. Embora tais finalidades possam ser demonstradas de várias formas, pode-se agrupá-las em duas formas básicas: controle e planejamento.

A Contabilidade enquanto Ciência do controle patrimonial está diretamente associada ao grau de desenvolvimento comercial, social e institucional das sociedades, cidades ou nações. Assim é que a Contabilidade teve seu florescer nas cidades de Veneza, Gênova, Florença, Pisa e outras, onde eram avançadas as atividades mercantis, econômicas e culturais, representando o que de mais moderno tinha a época. Esta mesma Contabilidade acompanhou o poderio do império naval na época das grandes navegações, fortaleceu-se na revolução industrial com o advento da máquina a vapor e mostrou seu amadurecimento na mesma proporção do fortalecimento do capitalismo.

Atualmente, na era da globalização dos mercados, as mudanças se tornam cada vez mais intensas e repentinas. Um futuro incerto e a necessidade de sobrevivência fazem com que as empresas valorizem o planejamento estratégico como instrumento de descoberta das novas oportunidades, bem como das ameaças do ambiente em que estão inseridas.

A demanda por informações para fins gerenciais, contábeis ou não, segue o ritmo das mudanças que estão ocorrendo nas organizações, causadas pela globalização da economia, progressos tecnológicos, desenvolvimento das comunicações, quebra de barreiras ideológicas e relações entre os povos. Essas mudanças no ambiente externo provocam mudanças internas nas empresas e tornam a atividade gerencial mais complexa.

A contabilidade, durante a maior parte do século XX, processou informações obedecendo aos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos e determinações de órgãos reguladores, contemplou apenas os registros fiscais e distribuiu os custos conforme o volume de produção ou de venda, desconsiderando as atividades envolvidas nos processo empresariais. Esta é denominada Contabilidade Financeira e, segundo Atkinson et al (2000), o seu direcionamento visa a "elaboração e a comunicação de informações econômicas de uma empresa dirigidas a uma clientela externa". A distribuição dos custos, neste caso, é comumente denominada tradicional.

No entanto, com a evolução tecnológica e o aumento contínuo dos custos indiretos nas empresas, em virtude da complexidade dos processos de produção, a independência da relação entre atividades e volume produzido fica evidente, demonstrando a perda da eficácia do custeio tradicional. Em contrapartida, e ainda segundo Atkinson et al (2000), a contabilidade de gestão "deve fornecer informações para a clientela interna: operadores/funcionários, gerentes intermediários e executivos seniors". As informações geradas pela contabilidade devem orientar as decisões operacionais e de investimentos, bem como permitir o gerenciamento dos custos e a melhoria da performance da empresa.

Para Boisvert (1999), O contexto conceitual da contabilidade de gestão se define com base em algumas questões como:

Ao responder a estas questões, a contabilidade de gestão, através de dados financeiros e operacionais sobre atividades e objetos de custo, produz informações úteis à melhoria da performance da empresa. Fornecendo o custo das operações e revelando o custo existente e projetado de atividades e processos de negócio, bem como de objetos de custeio, a contabilidade propicia a gestão dos custos e o aperfeiçoamento dos processos empresariais.

1.1. OBJETIVOS

Esse Trabalho tem como objetivo demonstrar a influência da tecnologia da informação em áreas da Contabilidade e como os profissionais contábeis vêm se adaptando a essa evolução buscando melhoria da qualidade de seus serviços e se estão contribuindo para a função real no mundo virtual que é o da melhoria da sociedade, em todos os aspectos.

1.2. JUSTIFICATIVA

Há informática nos dias atuais é de fundamental importância em todos os segmentos da sociedade. Consequentemente, a contabilidade é um segmento que necessita da informatização em seus procedimentos no dia-a-dia, atualmente percebe se um investimento crescente nas organizações, seja ela em software ou hardwares mais precisos e potentes, ligadas à área de contabilidade.

Com o advento do computador, o contador esta mais um analista de contabilidade. Isso se deve ao fato de que os softwares fazem de tudo dentro do departamento contábil, em uma empresa ou em escritórios de contabilidade. Assim o profissional pode dedicar mais tempo a literatura pertinente à área contábil e consequentemente executar um trabalho mais preciso e seguro em um menor intervalo de tempo.

1.3. METODOLOGIA

Conforme a natureza, a pesquisa pode ser definida como básica, pois objetiva produzir novos conhecimentos. Segundo Garcez et al (2002) entendesse por pesquisa básica "o tipo de estudo que tem por objetivo gerar conhecimentos novos, úteis para o avanço da ciência sem aplicação prática prevista". Do ponto de vista da abordagem do problema, a pesquisa classifica-se como qualitativa. Silva e Menezes (2001) citam que a pesquisa qualitativa "considera que tudo pode ser quantificável, o que significa traduzir em números opiniões e informações para classificá-los e analisá-los".

Com relação aos objetivos a pesquisa pode ser classificada como exploratória. Gil (2002) define a pesquisa exploratória como sendo a pesquisa que "têm como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema com vistas a torná-lo mais explicito ou a construir hipóteses". Para Selltiz et al (apud GIL, 2002) na maioria dos casos, a pesquisa exploratória envolve:

(a) levantamento bibliográfico;

(b) entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado; e

(c) análise "de exemplos que estimulem a compreensão".

Quanto ao método, quando se trata de pesquisa na psicanálise, temos de considerar alguns pontos. Para descrevermos o método, precisamos descrever a própria psicanálise, Contudo, ainda assim podemos, aqui, discutir alguns pontos interessantes, com relação ao campo da pesquisa em bases psicanalíticas perante o método científico.

Serão utilizados neste trabalho dois tipos de pesquisas, a saber: a pesquisa bibliográfica, constituída principalmente de artigos científicos e livros, visto que permite a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla; e a pesquisa documental. Embora esta última se assemelhe à pesquisa bibliográfica, permite que se tenha acesso a documentos tipo: reportagens de jornal, relatórios de pesquisa, documentos oficiais, entre outros.


2. O BRASIL E A CONTABILIDADE

A Contabilidade, no Brasil, provavelmente, começou a ser lecionada com a aula de comércio da corte, em 1809, que foi a Escola de Comércio Álvares Penteado, e com a transformação desta, em 1856, em Instituto Comercial do Rio de Janeiro, sendo o Brasil um dos primeiros países a ter um estabelecimento de Ensino Superior de Contabilidade, a Escola de Comércio Álvares Penteado, criada em 1902, a primeira escola especializada no ensino da Contabilidade. O Brasil sofreu forte influência da corrente italiana primeiramente, até a antiga lei das sociedades Anônimas, sem perder os traços de uma escola verdadeiramente brasileira.

Por volta de 1920 a 1940 cada empresa comercial ou industrial (naquele tempo não se falava "empresa", dizia-se "firma") tinha o seu "guarda-livros", geralmente um homem bem intencionado, mas de pouca formação técnica, sem haver freqüentado escolas ou cursos de especialidade, aprendera pela prática ou pelo empirismo.

O guarda-livros fazia tudo: a Contabilidade da firma, a sua escrituração, a sua correspondência, os seus contratos e distratos, preenchia os cheques, fazia pagamentos e recebimentos, em fim era o "factotum". Era o tempo e que se predominavam as práticas. Os guarda-livros prestaram muitos serviços dentro de suas limitadas possibilidades.

A partir da resolução n° 220 e da circular 179 do Banco Central, O Brasil passa a sofrer inspiração norte americana. Foi com a instalação do curso de Ciências Contábeis e Atuariais pela Faculdade da USP em 1946, que o Brasil ganhou seu primeiro núcleo efetivo, embora modesto, de pesquisa contábil, nos modelos norte-americanos, ou seja, com professores em regime de serviço integral, dedicando-se ao ensino, a pesquisa; produzindo trabalhos específicos de caráter científico, portanto de grande importância para a contabilidade. Entre grandes mestres da ciência brasileira, podemos citar Francisco D'Auria, Frederico Hermann Jr., que embora também cometesse grandes efeitos como é o caso do primeiro deles, considerado "mais brasileiro", entre os mais ilustres da época, suas obras se perdiam em qualidade por serem por demais prolixas.

A Resolução do CFC nº. 290/70, de quatro de setembro, aprova o Código de Ética Profissional, alterado pela Resolução CFC nº. 803/96, de dez de outubro, que dispõe sobre a ética profissional do contabilista.

2.1. EVOLUÇÃO DA CONTABILIDADE

Nos últimos 30 anos aconteceram mudanças significativas na legislação tributária e nos procedimentos contábeis. O processo artesanal de escrituração contábil foi substituído pelo mecânico e, logo em seguida, pelo automático. As melhorias na forma de fazer contabilidade de uma empresa, utilizando-se a tecnologia da computação, trouxeram enormes benefícios para profissionais da área. OLIVEIRA (1997) relata que, o lançamento no diário e no razão tornou-se muito prático, sendo feito de forma simultânea nos sistemas informatizados.

O expressivo progresso da informática influi de forma inquestionável nos domínios da contabilidade. Quem analisa hoje, por exemplo um sistema de informações em rede, pode ter a idéia de quanto modificou a tradicional forma de processar tarefas contábeis. Tudo isto sugere reflexões, inclusive sobre os destinos da profissão. Talvez, quase como profecia, há quase 200 anos atrás, grandes inteligências culturais perceberam que modificações se faziam necessárias no campo dos conhecimentos contábeis e os encaminharam para as áreas das ciências, que segundo SÁ (1997),

"...onde a explicação é o significado principal e o estudo do comportamento da riqueza das células sociais o grande objetivo..."

2.2. EVOLUÇÃO NA FORMA DE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

Segundo Oliveira (1997) podemos definir a evolução da forma de escrituração contábil em três fases e procedimentos:

2.3. FASE DO PROCEDIMENTO MANUSCRITO

Nessa fase, a escrituração era feita manualmente, preenchendo-se os principais livros, como diário geral, razão, caixa, controle de duplicatas a receber, controle de contas a pagar, entrada e saída de mercadorias, termos de ocorrência, inventários de produtos e mercadoria dentre outros.

Esse procedimento começou a perder espaço a partir do surgimento da máquinas mecânicas produzidas nos Estados Unidos, praticamente, já não existe este procedimento nos dias atuais. Os profissionais que faziam a contabilidade manuscrita tinham grande dificuldade em manter suas escritas atualizadas, devido ao volume de informações e registros necessários. Fazer um balancete ou um balanço era muito trabalhoso e exigia rigoroso controle das anotações. Esta foi uma fase muito difícil para os contadores.

2.4. FASE DO PROCEDIMENTO MECANIZADO

Fase em que a escrituração passou a ser feita de forma mecânica, em geral utilizando-se máquinas de datilografia processadoras automáticas, para o preenchimento de fichas separadas ou soltas, tais como razão, fornecedores e controles de estoques.

Atualmente, são poucos os escritórios que mantém máquinas mecânicas, em face aos baixos custos de um microcomputador e dos sistemas informatizados. Os profissionais que trabalhavam com as máquinas mecânicas, eram conhecidos como mecanógrafos e os equipamentos que utilizavam eram muito difundidos antes do surgimento dos micros. Estas máquinas são pouco utilizadas e de difícil manutenção nos dias atuais.

2.5. FASE DO PROCEDIMENTO INFORMATIZADO

É a atual fase da escrituração feita eletronicamente, utilizando-se os grandes equipamentos (mainframes) e os microcomputadores como instrumentos de trabalho. Os livros de registros foram substituídos por folhas soltas ou formulários contínuos e os fichários por pastas contínuas e disquetes.

A partir da década de 80, houve enorme crescimento no uso e disseminação dos microcomputadores, juntamente com os sistemas informatizados ligados às áreas administrativa, comercial, contábil e financeira das empresas.

A legislação ainda não determinou a utilização obrigatória dos sistemas informatizados para a escrituração e o controle dos livros contábeis, mas há expectativa de que em pouco tempo esta decisão deverá ser tomada, tendo em vista que ela será a única alternativa que os órgãos públicos terão para poder acompanhar de forma mais dinâmica as transações praticadas pelas empresas. A Receita Federal, as Secretarias de Fazenda ou Finanças dos estados e dos municípios, as Juntas Comerciais dos estados e outros órgãos de controle já estão exigindo que as empresas de grande porte apresentem suas informações em disquetes ou fitas magnéticas.

Grande quantidade de aplicativos para as diversas áreas da empresa foi e continua sendo lançada no mercado, incluindo-se os da área fiscal, que emite, por exemplo, guia de recolhimento de impostos e contribuições, recibos de entrega, termos de abertura e encerramento, todos antes feitos a mão ou em máquinas de escrever. A Secretaria da Receita Federal a cada ano melhora os programas de Imposto de Renda das pessoas físicas ou jurídicas e, provavelmente, dentro de alguns anos não mais aceitará as declarações feitas a mão ou mesmo datilografadas, recebendo somente as que forem entregues em disquetes, CD´s, DAT ou mesmo Internet.

2.6. FINALIDADES PARA AS QUAIS SE USA A INFORMAÇÃO CONTÁBIL

Quanto ao controle, esse pode ser conceituado como um processo pelo qual a alta administração se certifica, na medida do possível, de que a organização está agindo em conformidade com os planos e políticas traçados pelos detentores do capital e pela própria administração. Essa é uma conceituação bem ampla de controle, aceita pelos usuários da Contabilidade, que contrasta com a definição restrita, que resumia o controle a uma função quase policial dentro da empresa.

O controle, na literatura, é sempre considerado como uma forma complementar ao planejamento. É, portanto, de grande utilidade reconhecer o controle em seus contornos possíveis para torná-lo um meio eficaz na busca de resultados, independentemente do contexto onde possa ser aplicado, em organizações de pequeno ou grande porte, com ou sem fins lucrativos.

Os responsáveis pela administração das organizações (gestores dos negócios) precisam entender e enxergar o controle em toda a sua extensão e potencialidade, como meio de alcançar os objetivos organizacionais. Quando essa visão for assimilada, poderá o processo de controle ser aplicado de forma eficaz, servindo como ferramenta útil ao processo de tomada de decisão.

2.7. AVANÇOS TECNOLÓGICOS

A percepção empírica, o entendimento e a evolução dos veículos de informação sempre comentam os grandes avanços da humanidade. O que hoje divulga como era da informação trata-se de um emblema que simboliza uma preocupação mais extremada com o conhecimento aplicado na geração de riqueza e bem-estar social que já vem se consolidando ao longo da história do homem.

O profissional contábil tem hoje uma importância marcante e meio para fornecer informações mais precisas evidenciando em seus efeitos a posição financeira e patrimonial das entidades, mesmo quando não se encontra presente dentro de um escritório tradicional.

Apesar dos seguidos avanços tecnológicos, a figura do contador ainda é indispensável para completá-lo. Cálculos de impostos, transporte e outros encargos estavam até pouco tempo, fora de arquitetura de transações via internet. Mas o conceito de inteligência fiscal promete essa situação e já propiciou o surgimento no Brasil de ferramentas que automatizam a contabilidade na própria web.

A próxima revolução da informação já está a caminho. Mas ela não vai atingir as áreas em que os cientistas, executivos e a indústria da informação esperam encontrá-la. Não é uma revolução na tecnologia, nas máquinas ou no software. É uma revolução de conceitos. Até agora, a revolução da informação estava centralizada nos dados - sua coleta, transmissão, análise e apresentação. Ela estava focada no chamado "T" da "TI" (Tecnologia da Informação). A próxima revolução da informação tenta responder à seguinte pergunta: qual é o significado da informação e qual é o seu propósito? Esse questionamento exige de imediato, a redefinição não apenas das tarefas que são realizadas com a ajuda da informação, mas também das instituições que efetuam essas tarefas. Para Drucker (2000).

Posteriormente a segunda metade do século XX, um novo cenário é vislumbrado com o advento da informática, quando a tecnologia passou também a ser utilizada no sentido de aumentar a capacidade mental dos recursos humanos envolvidos nas diversas atividades da empresa.

Considerando-se a Revolução Industrial como marco fundamental para o avanço tecnológico, pode-se concluir que os conceitos de Ciência e Tecnologia evoluíram a partir da segunda metade do século passado, passando a ser compreendidos após uma interação entre as diversas áreas do conhecimento, quando o intercâmbio das ciências exatas e humanas se traduziu em benefícios ao processo de inovação. Segundo Deitos (2003). Na prestação dos serviços contábeis, deve se considerar que os impactos dos avanços tecnológicos se dão basicamente por duas vias.

De fato o surgimento da internet desafiou os padrões tradicionais de gestão, inovando a criatividade e acelerando a nova forma de comunicação interativa, provocando nas empresas e na sociedade mudanças de hábitos, valorização social e novas oportunidades junto ao sistema gerencial.

Dentre as utilizações da internet pelos profissionais contábeis estão os downloads de programas utilizáveis no seu dia-a-dia, envio de declarações as Secretaria da Receita Federal e Secretaria da Fazenda Estadual, obter certidões negativas e acompanhar o andamento de processos em diversos órgãos do governo, atualizar cálculos de impostos para pagamento em atraso, procedimentos que vem crescendo significativamente nos últimos anos. Ainda, obter informações ou estatísticas que podem auxiliar seus clientes e a si próprios, nos diversos sites de órgãos públicos e entidades direta ou indiretamente relacionadas com a profissão contábil.

O profissional contábil pode ainda utilizar para pesquisas bibliográficas em publicações nacionais e estrangeiras ou em consultas a bibliotecas virtuais, como a biblioteca inserida na home-page do Conselho Federal de Contabilidade, acompanhar toda programação de eventos regionais, nacionais e internacionais de interesse da classe contábil.

O fenômeno da Internet, para toda a comunidade contábil contemporânea, como, aliás, para toda a sociedade humana, é ainda uma experiência nova, surpreendente, avassaladora e, pelas transformações que traz consigo inquietante. Todos se recordam que há apenas 8 anos a Internet simplesmente não existia. Catelli (2001).

Todos esses fatos e perspectivas criam entre os estudiosos a consciência de quão profunda e abrangente é a transformação em curso das atividades humanas, provocada pelo advento da internet, que parece constituir um desafio que pode dar origem a "nova contabilidade". Em termos de relacionamento com os consumidores de serviços contábeis, há a possibilidade de interação de computadores do profissional contábil e seus clientes, pela rede mundial de computadores, com a finalidade de participar de tomadas de decisões ou prestar orientações, independentemente da localização de ambos.

O aparecimento explosivo da Internet (...) está modificando profundamente economias, mercados e estruturas setoriais; os produtos e serviços e seu fluxo; a segmentação, os valores e o comportamento dos consumidores; o mercado de trabalho. O impacto, porém, pode ser ainda maior nas sociedades e políticas empresariais e, acima de tudo, na maneira como encaramos o mundo e nós mesmos dentro dele. Drucker (2000).

Segundo Drucker (2000), não é a informática nem a inteligência artificial que irá causar impacto na revolução da informação e sim o comércio eletrônico.

O impacto da Revolução da Informação está apenas começando. Mas a força motriz desse impacto não é a informática, a inteligência artificial, o efeito dos computadores sobre a tomada de decisões ou a elaboração de políticas ou de estratégias. É algo que praticamente ninguém previu nem mesmo se falava há 10 ou 15 anos: o comércio eletrônico.

Ainda segundo Drucker (2000), os impactos serão maiores nas sociedades e políticas empresariais e, acima de tudo, na maneira como encaramos o mundo e nós mesmo.

2.8. A CONTABILIDADE E A INFORMAÇÃO

A informática atualmente é fundamental em todos os segmentos da sociedade. Por outro lado, a contabilidade é um segmento que não vive sem a ajuda dos computadores e, hoje percebe-se um investimento crescente na organização em software e hardware ligados à área contábil.

A contabilidade pode dar sua grande e valiosa contribuição ao desenvolvimento da pequena empresa, ao adotar uma função consultiva e preditiva, auxiliando os empresários a especificarem suas necessidades de informação antecipadamente, ao invés da mera função interpretativa sobre relatórios pensados e preparados pelo contabilista, sem a participação do empresário.

Desde que o homem sentiu a necessidade de ter informações econômicas e financeiras a respeito dos seus negócios que surgiu a contabilidade com o objetivo de gerar informações necessárias para os subsídios na tomada de decisões, posteriormente privilegiando os seus usuários externos.

A contabilidade tem um potencial em gerar informações, pois todos os fatos que são passíveis de expressão monetária podem ser agrupados dentro dessa área, objetivando a uma visão sistêmica da situação da empresa. O papel do contabilista é decisivo, para que as informações contábeis sejam utilizadas na gestão da pequena empresa.

Alguma coisa ainda está por fazer para melhorar os atuais relatórios contábeis, utilizando-se das melhores e mais modernos métodos de informações com o objetivo de levar informações úteis aos usuários, para isso o profissional tem que se sentir motivado e valorizado no seu âmbito profissional.

A importância da utilização de critérios econômicos na gestão empresarial, apesar das dificuldades de se medir aspectos incertos e subjetivos, já vem sendo considerada em algumas práticas da própria contabilidade societária, tão importante no sentido de evidenciação que foi criado no Brasil.

A iniciativa e a competência do profissional da contabilidade na atualidade têm passado por profundas transformações, cujos reflexos são sentidos das mais variadas formas. Essas alterações provocam mudanças em diversos aspectos, principalmente de cunho cultural, tendo em vista a aproximação das nações propiciada pelas facilidades de acesso à informação.

As grandes empresas e os escritórios de contabilidade adotam fortemente a informática como ferramenta de trabalho. Já não admissível mais os métodos antigos e lentos de escrituração contábeis realizados a mão. Com a grande concorrência, as empresas de contabilidade investem na informática para oferecerem um serviço rápido e de melhor qualidade.

A tecnologia da informação permitiu uma mudança sensível na atuação do profissional contábil. Antes esta perdia muito tempo com lançamentos e com isso estava mais sujeito a erros inadimensíveis nos dias atuais. Com o surgimento da internet veio um impulso maior na utilização dos meios eletrônicos. No entanto, não basta para a organização obter as informações contábeis de qualquer maneira, sendo necessário que estas sejam sempre confiáveis e que reflitam com acurácia a posição que se quer conhecer de uma entidade, tenha ela fins lucrativos, ou não.

2.9. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

Um sistema de informações simplesmente, é um conjunto de recursos que visa à produção de informações relevantes e oportunas com base em dados específicos, valendo se de processos previamente definidos.

Segundo Cornachione (1998),

"Um sistema de informação contábil é aquele que produz uma informação mais específica, ou seja, a informação contábil, tais como: faturamento, custos, contabilidade, orçamento padrões, estoques, disponibilidade, fluxo de caixa, contas a pagar e contas a receber."

Para Bio (1990),

"Considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo".

Riccio (1989) define que sistemas de informações contábeis, representam:

"...uma entidade ou um componente, dentro de uma organização, que processa transações financeiras para prover informações para operação, controle e tomada de decisões aos usuários [...] Conclui-se que o sistema de informações contábeis tem como fundamento a geração de informações para os vários níveis da empresa, suprindo as necessidades dos vários usuários".

Na realidade o sistema de informações contábeis, pode ser considerado o mais importante sistema de informações da empresa, capaz de prover todas as áreas com informações relevantes, e de acordo com Riccio (1989), não deve reduzir-se a simples sistema de escrituração dos fatos que alteram o patrimônio das empresas, como ocorre em muitas delas.

É fundamental que o profissional da área de contabilidade possua a visão de que sistema de informações envolve processamento, porém o processamento de dados conceitualmente prevê a transformação de dados em informações, sem se ater ao recurso específico utilizado. Deve-se ter claro que, o processamento de dados é amplo e engloba desde recursos manuais até o mais sofisticados recursos automáticos de computação: informática.

O papel da tecnologia da informação mudou, ao longo dos anos, de uma postura tradicional, como a de automatizar processos internos (folha de pagamento, faturamento), para fazer parte do instrumental estratégico das empresas. O sucesso das empresas está dependendo muito da capacidade de transformação de seus negócios, obtendo novas e influentes fontes de informação e de vantagens competitivas no mercado, o que depende em muito da preparação adequada dos profissionais da área contábil.

Para Churchman (1972):

"Um dos papeis mais relevantes da tecnologia da informação é a possibilidade de aceleração do processamento de dados, para que a informação seja mais rápida, a tempo de dar suporte às decisões dos gestores, além do conseqüente aumento na confiabilidade da informação."

A tecnologia da informação acirrou a competitividade do sistema de informação contábil, reduziu o custo da informação, aumentou a velocidade do processamento de dado, aumentou a confiabilidade na informação, além de fornecer a informação no tempo certo. Segundo Torres (1989):

"Não aceitar essa nova realidade é como não admitir a dinâmica das empresas."

2.10.A INFORMÁTICA E A CONTABILIDADE

Segundo SÁ (1998), nenhum conflito existe entre o uso da informática e a ciência contábil. Pelo contrário, a informática é uma das mais poderosas conquistas para a Contabilidade, quer no processamento de dados, quer no estudo dos eventos que geram as informações.

Na área de apoio à ponderação o uso dos computadores e outras tecnologias são de rara utilidade, pelo número de variáveis que consegue a um só tempo movimentar, como também, pelas análises que permite e pelas simulações que enseja.

A aplicabilidade dos meios tecnológicos, em grande parte, condiciona a um novo tipo de sociedade que, de todas as formas, será cada vez mais planetária. O que acontece em qualquer lugar do mundo, tem repercussão quase que imediata em todo planeta, desde que veiculado pela TV. É possível a construção de uma linguagem universal? Como utilizar satélites para falar com o mundo? E para educar as pessoas que carecem de educação? E ampliar os conhecimentos daqueles que utilizam a informação? E como elaborar programas que atendam essas carências? Estas são inquietações advindas de reflexões sobre algumas práticas de utilização de recursos tecnológicos em processos de comunicação, educação, capacitação e treinamento.

A escrituração contábil já esta sendo realizada eletronicamente, e os livros nada mais são informações gravadas em disquetes, CD´s, DVD´s, ou na memória das máquinas. Para SÁ (1998), o usuário desta informação deverá estar preparado para o uso dos meios principalmente da Internet com o intuito de atingir seus objetivos.

Segundo SÁ (2000), a sua Teoria das Funções Sistemáticas do Patrimônio, não seria demonstrável se não existissem computadores:

"Consegui desenvolver minhas idéias e obter aplicação delas em importantes organismos empresariais, bem como demonstrá-las em muitas universidades de diversos países, graças aos computadores."

Ainda citando SÁ (2000), a quantidade de dados, simulações, estatísticas, cálculos e simultâneas inserções que a informática permite, é que faz hoje da doutrina contábil um trabalho facilitado e permite-nos sérias incursões no campo do conhecimento.

Cada vez mais é possível perceber que uma coisa é informar e outra é explicar o que contém a informação. Os profissionais de contabilidade que se limitarem às sofisticações apenas em torno de informes não poderão competir com os que se dedicam aos estudos científicos de qualidade superior.

Confundir contabilidade com conhecimento de informações é ficar demasiadamente na periferia da matéria, negando a razão que os dados devem fazer aflorar. Informações são apenas dados e a contabilidade não é só um estudo dos meios, mas, principalmente, de essências de fatos que ocorrem no patrimônio das células sociais.

Quando todas as células sociais forem eficazes em seu patrimônio, a sociedade também o será e as necessidades dos homens estarão competentemente supridas.

A informática permite-nos a evolução, como instrumento, mas pouco se realizará se apenas as percepções humanas se limitarem à informação e desejarem entender Contabilidade apenas como uma disciplina de dados e informes.

As empresas de serviços contábeis virtuais são aquelas que prestam serviços de contabilidade e afins em localidades não-tradicionais.

Para Ripamonte (1997), as empresas virtuais na área contábil, procuram auxiliar a classe de contadores e administradores frente às novas oportunidades trazidas pelo avanço dos recursos tecnológicos, pelas tendências observadas em relação à tributação em nosso país, pela melhoria de qualidade de vida em algumas regiões, pela reformulação da relação de trabalho e pelo avanço nos meios de transporte aéreo doméstico e internacional.

Acredita-se tratar-se de momento oportuno para a discussão do assunto Contabilidade Virtual, tendo em vista que as empresas de serviços contábeis podem beneficiar toda a sociedade brasileira por meio de suas atividades e, aproveitando a oportunidade virtual, expandir seus negócios.

As empresas de serviços contábeis e seus clientes vêm utilizando, há algum tempo, as ferramentas que a tecnologia oferece. Em 1993, o CFC (Conselho Federal de Contabilidade) realizou levantamento junto a empresários de serviços contábeis, e identificou o nível de utilização de computadores em empresas de serviços contábeis. Tal nível variou de 47% a 95%, conforme o setor da empresa.

Em 2003, o CFC apresentou as seguintes conclusões de pesquisa:

"Atualmente, 91% dos contabilistas brasileiros utilizam a informática. Quanto às formas de utilização 51% usam software na área contábil [...] Num aparente paradoxo, quem não usa informática cumpre jornadas menores. Fatos indicadores de que está havendo considerável crescimento da demanda pela contabilidade informatizada." (PERFIL do contabilista brasileiro. Conselho Federal de Contabilidade, CFC, Brasília, 2003).

Atualmente tais dados podem apresentar variação significativa em relação à utilização da rede mundial de computadores - Internet. Segundo pesquisas de Ripamonte (1999), pelo lado do cliente em especial os administradores de empresas, junto a 1200 pequenas empresas de todo Brasil, 12,5% utilizavam-se da Internet e 57% utilizavam computadores em seus negócios.

Atualmente tais dados podem apresentar variação significativa em relação à utilização da rede mundial de computadores - Internet. Segundo pesquisas de Ripamonte (1999), pelo lado do cliente em especial os administradores de empresas, junto a 1200 pequenas empresas de todo Brasil, 12,5% utilizavam-se da Internet e 57% utilizavam computadores em seus negócios.

Hoje em dia, há uma maior interação de computadores portáteis (notebooks, Palm Top, etc.), telefones digitais por satélites e Internet, com a finalidade de orientar clientes e participar de tomadas de decisões importantes onde quer que estejam localizados os profissionais e os clientes. Os computadores portáteis ganharam capacidade de armazenamento e processamento idêntico ou superiores às dos computadores pessoais de mesa. A telefonia digital por satélite já é realidade em todo mundo, e, por último, a Internet pode ser acessada com a utilização de placas e cabos que realizam a conexão do telefone ao computador portátil.


3. A VALORIZAÇÃO DO PROFISSIONAL CONTÁBIL COM O USO DA INFORMATICA

Com os avanços tecnológicos que estão conquistando o mundo com soluções praticas e inteligentes, melhorar o padrão de qualidade de seus serviços tornou-se uma necessidade em vista da competição acirrada neste setor.

A informática, em termos de desenvolvimento, tem despontado, trazendo avanços para a sociedade em geral. No campo da contabilidade, sua utilização vem contribuindo para a valorização do profissional pela disponibilidade do contador gerenciar informações e assim auxiliando a administração a um trabalho em melhores bases.

O contador pode se beneficiar do grande volume de informações centralizadas na contabilidade e elaborar relatórios nos vários aspectos gerenciais, colocando à disposição da administração, em tempo real, dados necessários a tomada de decisões.

Desta forma, é inquestionável a valorização do contador, pela função de gerenciador dessas informações. Mas é necessário a conscientização de que a informática, pura e simples, apenas processa dados em função de necessidades definidas no sistema contábil. No entanto, a responsabilidade para que as operações sejam processadas de forma correta, em tempo hábil e em conformidade com as normas e princípios contábeis, é exclusivamente do contador.

Porém, a informatização não substitui o contador ou deixa a margem de novas funções. Na realidade, valoriza o profissional, pelo nível de informação, em razão das atribuições que podem exercer. Faz-se necessário mais do que nunca, uma formação profissional adequada e voltada para a realidade em que se inserem as empresas. A atualização deve ser permanente e continuo, para que novos conhecimentos sejam adquiridos no objetivo de gerir as informações centralizadas na contabilidade.

Segundo Oliveira (1997):

"O sucesso da profissão, na atual conjuntura, depende de alguns fatores importantes, tais como: capacidade de interpretar corretamente a legislação, principalmente a societária e a tributária, senso de organização e controle, domínio da informática e visão gerencial".

3.1. A VANTAGEM DO USO DA INFORMAÇÃO NA CONTABILIDADE

As vantagens do uso da informática na área contábil são vastas e positivas, evidenciando que as informações contábeis não podem ser mais escrituradas de forma manual e mecânica, reflexo do baixo custo dos computadores e dos sistemas informatizados, a tabela 1 destaca as principais vantagens do uso da tecnologia da informação na área contábil.

Tabela 1. Principais Vantagens da Automação de escritórios contábil.

Atributo

Reflexo na Contabilidade

Aumento na produtividade

Redução no processamento das informações diminuindo o tempo gasto na elaboração dos demonstrativos contábeis e financeiros.

Alta na Qualidade dos serviços

A impressão eletrônica apresenta como resultado um trabalho de melhor qualidade visual, quando comparados com os escriturados de forma manual e mecanizada.

Facilidade para leitura previa dos relatórios

Os relatórios gerados pelos sistemas podem ser lidos previamente, na tela mesmo antes de serem impressos.

Facilidade de acesso às informações da empresa

O acesso às informações é feito de maneira rápida por meio do sistema localizando um lançamento.

Maior segurança das informações

Proteção dos dados por meio de backup de segurança, o que gera uma menor perda das informações processadas.

Menos espaços físicos nos ambiente de trabalho

Os equipamentos físicos estão cada dia mais compacto e potente

 

CONCLUSÕES

A Constante evolução da tecnologia e as rápidas mudanças no contexto econômico, social e político, e na estrutura organizacional das empresas, como é o caso dos escritórios de contabilidade informatizados, influenciam o mundo dos negócios a se adaptarem a uma nova realidade de trabalho, exigindo que os profissionais de diversas áreas estejam prontos para atenderem o mercado externo. Evidentemente a contabilidade não deixou de sofrer essas influências, passando a assumir novos desafios, traduzidos pelo volume e pela complexidade das transações que envolvem as operações das empresas em geral.

A revolução na atuação do profissional contábil, com a utilização da Tecnologia da Informação, possibilitou que este trabalhasse de forma mais conjunta e participativa com seus pares (usuários ou outros profissionais) envolvidos no processo de informação, através dos sistemas de comunicação atualmente existentes.

Observa-se que os avanços tecnológicos deram grande contribuição para que os profissionais repensassem em sua forma de trabalhar, utilizando-se desses benefícios trazidos pela era virtual.


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