Amigo Nerd.net

Auditoria de Caixa e Bancos

Autor:
Instituição: Uniso
Tema: Perícia Contábil

AUDITORIA DE CAIXA E BANCOS

SOROCABA

2006


OBJETIVO


O foco de nosso trabalho é mostrar que os procedimentos de auditoria de caixa e bancos tendem a ser mais extensos e detalhados que outras áreas, mas antes de tudo como qualquer programa de auditoria, o auditor deverá levantar o objetivo da mesma e as características da empresa a ser auditada, principalmente como funciona o fluxo comercial (compras e venda) da empresa auditada, verificando se existe um controle interno para aprovações de contas a pagar e receber. Com isso ele decidira a profundidade do trabalho, pois caso não exista um controle interno rígido para as transações de a pagar e receber, deduzimos que as chances de erros e fraudes seriam maiores. A auditoria de caixa e bancos é de extrema importância na verificação da saúde financeira da empresa ela permite ao auditor em apenas um tipo de levantamento uma visão global do movimento comercial da empresa. A importância dos procedimentos relativos a esta parte do ativo circulante é cada vez mais reconhecida pelas empresas e investidores, pois o caixa é considerado um bem que envolve grande risco e é relativamente de difícil controle, com isso tem levado a contabilidade a atribuir ao demonstrativo dos fluxos de caixa uma grande atenção e realce. Com a evolução da Ciência Contábil, a técnica de auditoria se tornou imprescindível à administração das empresas, a ponto de hoje não ser ela um instrumento de mera observação, mas também de orientação, de interpretação e de previsão de fatos, tornando-se dinâmica e ainda, em constante evolução.

INTRODUÇÃO

Entre os objetivos específicos de auditoria de caixa e bancos encontram-se a verificação da existência da propriedade, da exatidão dos valores e a descoberta de eventuais restrições na apresentação fidedigna das demonstrações financeiras. O numero de métodos criados para a descoberta de desfalques no caixa só é igual ao numero de pessoas que tentaram dar desfalques no mesmo, principalmente nos dias de hoje onde a ÉTICA contábil tem sido deixada de lado, alguns profissionais dão a desculpa que após a globalização com o aumento do desemprego e competição, muitos se viram obrigados a fraudar valores ordenados pelos empresários que só visam muitas vezes o aumento de investimentos e não focam a atenção na grande situação que colocam estes profissionais.

Há dois tipos de desfalques comuns utilizados como o LAPPING que se faz com cobranças de contas a receber e consiste em desviar os resultados de cobrança substituindo-se o montante desviado por cobranças posteriores, o KITING que é um tipo de desfalque de caixa que envolve o desembolso é um sistema de encobrir falta de dinheiro com transferências em cheques não registradas.

Para a parte fiscal a auditoria é de extrema importância, pois nela poderemos verificar o correto recolhimento dos impostos. Tratando-se de auditoria de caixa de bancos onde quanto maior o numero de amostras de verificações é desejável, fica evidente que a criteriosa seleção dos levantamentos a realizar, é tarefa condicionante para o sucesso desses trabalhos, o levantamento das disponibilidades de forma correta, proporciona ao auditor fiscal uma visão abrangente do movimento comercial da empresa auditada. Se a entidade declara corretamente suas receitas em sua contabilidade, podemos imaginar seu caixa esta corretamente demonstrado, mas, se parte dessas receitas é sonegada , podemos dizer, que provavelmente exista valores (receitas ou despesas) ocultas. Levantar, mensurar e comprovar esse caixa oculto é tarefa do auditor fiscal como veremos no desenvolver deste trabalho.


DEFINIÇÃO

Ativo é o conjunto de meios ou a matéria posta à disposição do administrador para que este possa operar de modo a conseguir os fins que a atividade entregue à sua direção têm em vista, os ativos são classificados por ordem decrescente der grau de liquidez. Caixa e bancos são classificados na primeira linha sendo o ativo de maior liquidez tudo que la é contabilizado não pode haver restrições quanto ao teu uso imediato, portanto, constitui-se item de grande importância para a entidade e que devem ser objeto de controle e auditoria, conferindo ao usuário da informação, confiança nos gestores e credibilidade nas demonstrações contábeis divulgadas pela entidade.


O INÍCIO DA AUDITORIA

A auditoria pode ser definida como o levantamento, o estudo e a avaliação sistemática de transações contábeis, procedimentos, rotinas e demonstrações contábeis de uma entidade, com o objetivo de fornecer aos seus usuários uma opinião imparcial fundamentada em normas e princípios sobre sua adequação.

Como já é de conhecido, antes de iniciar a auditoria é recomendável que o auditor conheça a empresa. As primeiras visitas devem servir como oportunidade de observação (formais ou informais) dos diversos aspectos que influenciam o movimento comercial, já que maior parte destas movimentações está ligada diretamente com o disponível da empresa. A aparência externa da empresa, sua movimentação, seu fluxo de clientes. Esses detalhes são muito importantes e nessas observações, o auditor determina a profundidade de seu trabalho. Essa visita possibilita um conhecimento prévio da entidade e uma visão superficial de seu funcionamento, que depois poderá ser comprovada pelo profissional. Esses detalhes são peças que ajudarão a compor a imagem da empresa na avaliação do auditor e poderão auxiliá-lo a nortear a fiscalização.

Ao selecionar as contas de receitas caixa e bancos a serem analisadas, o auditor deve avaliar os seguintes pontos:

A relevância é sempre um assunto importante em auditoria. Quanto mais relevantes às operações registradas em determinada conta, mais atenção ela está sujeita a receber. A extensão em que outros testes forneceram, indiferentemente, comprovação para o saldo da conta. Se grande número de comprovantes foi examinado quando da auditoria nas contas patrimoniais, relativamente necessitará de menor atenção. Ao examinar tais contas, o auditor prepara uma análise de conta, retroagindo da conta do razão para os documentos originais de registro. Para cada lançamento ele devera verificar se a operação foi devidamente aprovada, se é uma operação exata para a empresa se foi registrada como os princípios contábeis, ele deve examinar os documentos representativos da operação (no caso de pagamentos os comprovantes) que o lançamento objetiva registrar. Na análise das RECEITAS, as vendas, na maioria dos casos, são os objetos centrais das atenções do auditor, ele deve examinar a segurança do controle das vendas, as devoluções, o cumprimento das exigências fiscais nas vendas, as influências das vendas no resultado. É preciso ainda que se examinem com muita objetividade o controle do crédito (cadastro) e o faturamento, também as devoluções e as vendas das mercadorias em consignação caso haja.

A verificação pode dar-se quando se examinam as entradas de caixa ou, então, logo após o exame das contas financeiras. As principais fraudes nas vendas são as omissões de receitas e as de cálculo errado nas notas, para acobertar cobranças a vista feitas em excesso. Outras fraudes operam-se nos faturamentos, omitindo-se faturas e cobrando por fora a nota a prazo.

Para tal fim deve o auditor recomendar ao seu cliente uma rigorosa e constante verificação nas vendas e uma eqüitativa distribuição de responsabilidades dos estoques. Sendo assim, as vendas precisam, tanto quanto o Caixa, de um controle severo e atento, pois são expressivos veículos de sonegação, especialmente nas empresas de precária organização.

Outra observação importante é a relativa aos retalhos, resíduos e sucatas, o profissional precisa ver se a empresa produz tais elementos e como são controladas as respectivas vendas.

O saldo anterior para inclusão no levantamento pode ser obtido através da declaração de rendimentos da empresa referente ao exercício anterior. Como se vê, através desse levantamento, tem-se uma visão bastante sintética do que é o caixa de uma entidade como resultado de seu movimento de recebimentos menos pagamentos. As grandes empresas necessitam de uma contabilidade organizada, bem como controles internos que realmente funcionem. Porém, muitas pequenas e médias empresas também possuem sistemas modernos de contabilidade.

Nesses casos, a diferença básica entre os exames que o profissional terá que fazer será o volume da documentação a ser examinada. O Auditor fará um "cruzamento" entre os documentos de pagamentos e os valores lançados no caixa. Como a quantidade de documentos é grande, muitas vezes poder-se-ia adotar a amostragem como método de auditoria. Nesses casos, pode ser escolhido um período para verificação, e ali, concentrar os esforços conferindo a fidedignidade dos lançamentos contábeis. Além desses exames, outros são necessários e devido ao fato de não serem muito trabalhosos, devem abarcar todo o exercício financeiro aditado. Tal é o caso da conferencia dos suprimentos do caixa. Primeiro deve-se verificar se os recebimentos lançados no caixa são de fato receitas auferidas legalmente pela empresa com a emissão das respectivas notas fiscais. Terminada a fiscalização da receita oriunda das atividades normais da empresa, passa-se á verificação dos "outros suprimentos" que são débitos lançados á conta caixa e ou bancos, não oriundos de receitas operacionais.

E esses suprimentos tanto podem ser empréstimos bancários como de pessoas físicas, adiantamentos de clientes, etc. Essa verificação contempla sua legalidade autenticidade e as repercussões tributárias. Prosseguindo na auditagem, será efetuada uma verificação nas contas do passivo com o fim de verificar sua autenticidade. Contas como duplicatas a pagar, contas a pagar, devem ser examinadas cuidadosamente. Essas contas podem conter o chamado "passivo fictício" que nada mais é que a tentativa da empresa de esconder pagamentos. Na verdade, houve o desembolso de numerário para cobrir obrigações já vencidas e ainda pendentes nessas contas. Ocorre que para não lançar esses pagamentos a crédito da conta correta, o caixa, é mantido como não pagos.

Abaixo um quadro resumo destas atividades.

OBJETIVO:

Verificar se:

ITEM DESCRIÇÃO REF.

1. Caixa

1.1 - Com base no Termo de Encerramento de Caixa elaborado pela Comissão Especial, verificar :

1.1 no caso de existirem depósitos em caução ou garantias para execução de contrato, verificar a documentação suporte e a adequação das transações.

1.2 - Verificar a autenticação dos comprovantes que formam o saldo de Caixa e se os mesmos foram corretamente classificados ou se deveriam ser classificados como Valores a Receber.

1.3 - Verificar a existência de Fundo Fixo de Caixa se há registro do mesmo na Contabilidade, quem controla e qual o limite, e solicitar Termo de Responsabilidade. Atentar para a adequada utilização dos recursos, atentando para despesas não características de Fundo Fixo.

2. Bancos

2.1 - Solicitar à Entidade a análise dos saldos de bancos, o mapa-resumo das reconciliações bancárias, conferirem cálculos matemáticos e conferir o balancete com o razão geral e o razão analítico, se houver.

2.2 - Verificar se todas as contas bancárias estão incluídas através de indagação e revisão dos papéis de trabalho do ano anterior.

2.3 - Solicitar à Entidade ou ao banco os extratos bancários originais referentes à data de encerramento e os posteriores à data do balanço.

2.4 - Solicitar confirmação na data do balanço junto aos bancos com os quais a companhia fez negócios durante o ano.

2.5 - Ao receber a confirmação dos bancos e os extratos bancários:

2.6 - Investigar depósitos e desembolsos significantes para alguns dias antes e após a data do balanço e assegurar que estão registrados apropriadamente.

2.7 - Revisar os saldos da conta corrente bancária para classificação correta. (Por exemplo, saques a descoberto talvez tenham que ser apresentados como passivo).


CICLO DE VENDAS A SER OBSERVADO

A auditoria do ciclo de vendas contas a receber e caixa, tem por objetivo afirmar que os procedimentos administrativos e contábeis, integrantes do controle interno, estão de acordo com as normas e procedimentos contábeis geralmente aceitos e que se identificarão suficientes para a correta apuração das vendas ou receitas, das contas a receber e do respectivo recebimento destes valores.

O ciclo das vendas e por conseqüência destas, contas a receber, constitui os itens de maior relevância para a entidade. A relevância independe, se o ciclo tem sua origem nas atividades industriais, comerciais ou de serviços, pois se constituem fundamentalmente nas provisões financeiras que suportarão todos os dispêndios para continuidade das atividades empresariais, a venda, na melhor das hipóteses, cria um valor ativo, a saber; contas a receber não criam vendas. As contas a receber, são contabilizadas no momento da passagem da propriedade do bem ou quando o serviço for efetivamente prestado. Na apresentação do Balanço Patrimonial, encontramos a conta Outros Créditos, ou conta semelhante, que geralmente tem origem nas atividades não operacionais da empresa e que estão agrupados pelo seu valor líquido, que, portanto, também constituem objeto de auditoria tais como títulos a receber, cheques em cobrança, dividendos propostos a receber, banco conta vinculada, adiantamento a terceiros, adiantamento a funcionários/empregados, impostos a recuperar, a importância deste ciclo pode ser resumido em três pontos:

1. As vendas representam o desfecho natural da atividade comercial de uma empresa e o montante das mesmas, normalmente é o maior item da demonstração de resultados;

2. As duplicatas a receber fornecem às entradas de caixa (cash flow) necessárias para continuar com suas atividades e freqüentemente, representam um item significativo no balanço patrimonial;

3. As contas a receber terão mais importância, na medida em que representam maior parte das vendas e com possibilidade de que sua cobrança possa vir a afetar diretamente a avaliação do auditor em relação à continuidade dos negócios.

As contas a receber e as duplicatas tem relação direta com as receitas da entidade, portanto devem ser reconhecidas contabilmente, somente quando as mercadorias são vendidas ou os serviços são executados, até a data do balanço. Observando assim, o princípio contábil da realização da receita. Portanto, só devem ser baixadas, ou contabilmente creditadas quando for realizado as cobranças, mercadorias devolvidas, descontos comerciais e abatimentos até aquela data.

Praticamente se faz o registro contábil das vendas e por conseqüência destas as contas a receber, quando da emissão dos documentos de venda, que ocorre junto com a entrega (embarque ou despacho) da mercadoria. Consequentemente, a baixa da conta estoque com débito respectivo em custo de vendas das mercadorias, também, há casos específicos que devem ser registrados contabilmente, tais como:

A incerteza quanto ao recebimento de uma venda, não é motivo para postergar o registro contábil da receita para o momento em que é recebida. Se houver risco ou incerteza é devidamente coberto mediante constituição de provisão para devedores duvidosos.

Na constituição da provisão, há que se observar à especificidade de cada empresa, principalmente quanto aos seus clientes, ramo do negócio, situações de crédito em geral e a própria conjuntura econômica, constituindo importantes itens a serem observados na sua formação. Quando da análise da provisão para devedores duvidosos, deve se levar em conta às despesas de cobrança e ainda os descontos, ajustes de preços e abatimentos.


ALGUNS ASPECTOS DE AUDITORIA

Caixa e bancos por serem ativos de pronta liquidez são os mais sujeito a fraudes, mesmo que haja um bom sistema e controle interno o auditor precisa fazer maiores testes do que o normal.

Os testes são dirigidos para verificar a existência de ativo, a melhor forma de verificar a existência é a contagem física. Para as contas correntes este procedimento não pode ser adotado, assim uma carta do bando confirmando o saldo destas contas é a melhor forma. Para se certificar da que o saldo informado se relaciona com os registros da empresa o auditor deve auditar as reconciliações bancarias. As reconciliações bancarias representam uma conciliação entre o saldo da empresa com o saldo do banco onde são demonstrados as transações que apenas foram contabilizadas em um desses registros.

Um dos principais procedimentos de auditoria é a contagem do caixa onde o auditor estabelece os caixas que deverão ser contados e sempre será efetuado na presença do responsável pelo caixa, devera estar atento a situações anormais como cheques antigos, desembolso de caixa sem data etc. A circularização dos saldos bancários também é utilizado e o auditor deve se atentar se todos dos dados foram preenchidos corretamente e para as cartas não respondidas obtem-se a resposta positiva do saldo registrado pela contabilidade da empresa.

O cutoff de cheques tem o objetivo de se certificar que os cheques estão sendo registrados no período de sua competência e que as conciliações bancarias não contem item errôneo ou se compensando com outros item.

Enfim o auditor deve ter conhecimento sobre administração financeira para que ele possa entender o funcionamento das contas de caixa e bancos e para dar sugestões construtivas para o aprimoramento das políticas financeira da empresa.


CONCLUSÂO

Todo o processo de auditoria deixa indícios de que deve começar sempre por essas contas de disponibilidades da empresa e preferencialmente por elas conta caixa e bancos. Porquê: São nelas que o auditor deve concentrar seus esforços, visto que estas contas oferecem maiores vunerabidade pela condição de rotatividade, então o auditor deve observar com maior cuidado movimentação destas contas. Deve analisar desde o processo de integração de serviços, segregações de funções e checar se estes procedimentos são cumpridos corretamente e se o sistema é seguro.

A conta caixa e conta Banco. É muitas vezes entendido por muitos como o pulmão da organização, pois são nelas que concentram todas as expectativas de cumprimentos dos deveres com terceiros e viabilizam captação de recursos no mercado. Então o auditor ao perceber a importância que estas contas oferecem para organização, deve dimensionar o tamanho do trabalho a ser desenvolvido em função destas contas de maneira a chegar documentos e correlacionar, se seus respectivos lançamentos correspondem à verdade no sistema.

Lembrando que o auditor independente não tem por objetivo encontrar erros ou fraudes, mas sim chegar à fidedignidade dos lançamentos contábeis de maneira que ele auditor possa emitir um parecer favorável sobre o objeto de analise, concluindo que o procedimento estão corretos e que os relatórios por ele analisado estão de acordo com a realidade da empresa.

Que ele esta convencido que os documentos analisados não oferecem riscos, erros ou deixam duvidas quanto fraudes.

Comentários


Páginas relacionadas