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Auditoria no Balanço Patrimonial

Autor:
Instituição: Fainor - Faculdade Independente do Nordeste
Tema: Procedimentos de Auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIA (BALANÇO PATRIMONIAL)

NOVEMBRO DE 2004


OBJETIVO

O presente trabalho, tem como objetivo, dotar o acadêmico de ciências contábeis, do conhecimento basilar de auditoria, seu planejamento, seus procedimentos, técnicas e as conclusões nas contas do Balanço Patrimonial.


JUSTIFICATIVA

Devido a tantas atribuições impostas ao discente do curso de ciências contábeis, procuramos produzir um material de fácil leitura, compacto, em que o estudante possa otimizar seus estudos assimilando assim, as questões fundamentais da disciplina Auditoria, no tangente à demonstração Balanço Patrimonial, melhorando com isso a sua compreensão e desempenho.


INTRODUÇÃO

Segundo Silvio Aparecido Crepaldi, "a filosofia da Auditoria consiste em avaliar a política de sistemas da empresa, em termos da adequação, comunicação, aceitação, aplicação e controle, se é necessário na situação, se contribui para atingir os objetivos da empresa, se permite assegurar a correta utilização dos recursos da empresa, tanto de natureza financeira, econômica e humana.

A base da auditoria esta ligada diretamente à contabilidade, que embora exerça o principal papel da empresa, no sentido de registrar e informar os reflexos das transações, nos aspectos econômicos – financeiros, muitas vezes, é manipulada, por interesse estranho ao objetivo maior da empresa, visando a vantagens ilícitas ou malversação de recursos como empréstimos, aprovação cadastral, financiamentos".

Em nossa opinião, a inexistência de accountability por grande parte dos gestores (seja no setor público ou iniciativa privada), faz da auditoria um instrumento fundamental para transmitir segurança e transparência nas organizações. Tornando-a útil para a economia e a sociedade.


DESENVOLVIMENTO

Planejamento – "pla.ne.ja.men.to   sm   (planejar+mento2)

1 V planeamento. 2 Ato de projetar um trabalho, serviço ou mais complexo empreendimento. 3 Determinação dos objetivos ou metas de um empreendimento, como também da coordenação de meios e recursos para atingi-los; planificação de serviços. 4 Dependência de uma indústria ou repartição pública, com o encargo de planejar serviços

(Dicionário Michaelis)

Na Auditoria todo o escopo do trabalho futuro depende da fase do planejamento. Cabe ressaltar que por dever legal, o auditor deve planejar seu trabalho consoante as Normas Profissionais de Auditor Independente, detalhando o trabalho de planejamento em papel de trabalho.

A documentação deste planejamento é exigência da Lei, determinando que os programas de trabalho sejam por escrito, na fé de que se obtenha um guia para o controle da execução dos trabalhos. É ponto pacífico entre os mais renomados autores da Ciência Contábil que um bom planejamento do trabalho de Auditoria determina um menor risco e uma maior certeza na emissão do parecer sobre as operações da empresa e as evidenciações que a tecnologia da escrituração contábil produz.

Estas características estarão mais consolidadas no plano de trabalho à medida que o auditor externo adquirir conhecimentos nas áreas financeira, contábil, orçamentária, pessoal, fiscal e legal, de operações, de vendas, de suprimentos. Ocorre que nem sempre temos oportunidade de adquirir prévios conhecimentos sobre tão amplas áreas da empresa. A argúcia e o entendimento do auditor, aliados, sem sombra de dúvidas, à sua experiência profissional, irão determinar seu sucesso nesta tarefa.

Assim, bons planos de Auditoria são aqueles que podem trazer em seu escopo regras para exames especiais e testes substantivos específicos para situações onde os indícios de falhas, erros ou simulações estejam mais estampados.

A seguir demonstraremos os procedimentos de auditoria para a demonstração BALANÇO PATRIMONIAL.

Como já é de conhecimento, o Balanço Patrimonial é composto de Contas do Ativo, Contas do Passivo e Patrimônio Líquido. As contas são dispostas da seguinte forma:

ATIVO

PASSIVO

Circulante

Disponível

Contas a Receber

Estoque

Realizável a Longo Prazo

Permanente

Circulante

Exigível a Longo Prazo

Patrimônio Líquido

Nota:

As Contas são classificadas no Ativo segundo a liquidez e no Passivo segundo a Exigibilidade.

As contas em negrito serão as abordadas em nosso trabalho.


ATIVO CIRCULANTE DISPONÍVEL

Assim como no exame de todas as fases de um negocio, os procedimentos na auditoria de Caixa e Bancos devem ser definidos em função dos objetivos do auditor, para aquele setor.

Uma vez que o caixa é considerado um bem que envolve grande risco e relativamente difícil de ser controlado, os procedimentos de auditoria a eles destinados tendem a ser mais extensos e mais detalhados que as outras áreas. Como em todos os casos, a avaliação que o auditor faz do controle interno contábil do cliente sob o caixa e banco ira influenciar muito a extensão e a intensidade dos procedimentos de auditoria a serem empregados.


COMO AUDITAR O DISPONIVEL? (BREVE ENFOQUE)

Contagem de Caixa

- Em conjunto com o responsável pela auditoria estabeleça os caixas que serão contados.

- Faça contagem simultânea de todos os caixas e valores mobiliários, caso haja possibilidades de substituições (encoberta de fraudes).

- A contagem de caixa deve ser surpresa.

- Conte na presença do responsável pelo caixa e não assuma responsabilidade por ele em sua ausência.

- Esteja atento para situações anormais (cheques antigos, cheques pessoais do responsável pelo caixa, comprovante de desembolso do caixa sem data ou com data antiga, etc)

- Para recebimentos não depositados (normalmente cheques) acompanhe-os ate o deposito no banco (inspeção de recibo de deposito autenticado e credito no extrato bancário). Recebimento depositado, mas não incluídos na contagem, fica em aberto a possibilidade de eles terem sido utilizados para encobri fala de caixa.

- Quando cheques de funcionários fazem parte do saldo de caixa verifiquem que não são pos datados e que são depositados prontamente.

- Inspecione os comprovantes incluídos no saldo de caixa quanto à aprovação e autenticidade

- Prepare o papel de trabalho a caneta dando as seguintes informações:

Para notas e moedas coloque apenas o total, para outros itens individualize dando detalhes:

Circularização do saldos bancários.

- Solicite o preenchimento da carta de confirmação bancária.

- Confira as informações da carta antes de serem expedida

Considere:

- Inclua junto à carta de confirmação um envelope selado endereçado à própria firma de auditoria externa (para evitar que a carta seja enviada para outro local e para facilitar o trabalho do banco)

- Coloque a carta de confirmação e o envelope selado da resposta num outro envelope e envie pelo correio. Em nenhuma hipótese esse serviço poderá ser feito por outras pessoas da empresa (poderiam não enviar a carta ou alterar suas informações).

- Para as cartas não respondidas envie segundos pedidos após 15 dias do primeiro pedido.

- Confira todas as respostas recebidas observando se incluem todas as informações necessárias.

- Quando as respostas forem incompletas ou contiverem erros, envie nova carta ao banco.

- Para as cartas não respondidas obtenha confirmação pessoalmente. Para bancos fora do local onde está sendo feita a auditoria, solicite à administração da empresa telefonar reiterando o pedido de confirmação.

Cutoff de cheques.

Com o objetivo de se certificar de que os cheques estão sendo registrados no período de sua competência e que a conciliações bancárias não contêm item, errôneo ou se compensando com outro item efetue os seguintes procedimentos de auditoria:

- Obtenha ou prepare uma relação do último cheque emitido e dos cheques em branco para a data do exame.

Considere:

- Verifique se não foi lançado nenhum cheque de número posterior ao do cutoff nos seguintes registros:

- Verifique se não foi lançado nenhum cheque de número anterior ao do cutoff nos seguintes registros:

Teste de conciliação bancária.

O saldo de uma conta do balanço patrimonial ou da Demonstração do Resultado do Exercício pode estar errado para mais (seperavaliado) ou para menos (subavaliado). Devido a este risco, todas as contas da contabilidade devem ser testadas para superavaliação e para subavaliação. A experiência tem demonstrado que é mais fácil dirigir os testes principais de superavaliação para as contas devedoras (normalmente, as contas do ativo e despesa) e os de subavaliação para as contas credoras (geralmente contas de passivo e receitas). Devido ao fato de as transações na contabilidade serem registradas pelo sistema de partidas dobradas, quando se testam as contas devedoras para superavaliação, as contas credoras também estão sendo testadas indiretamente nesta mesma direção. Por exemplo, se durante o exame das demonstrações contábeis de uma empresa, para o ano findo em 31-12-20x0, o auditor descobre que as despesas de pessoas estão superavaliadas, em função de os salários do mês de Janeiro de 20x1 terem sido provisionados indevidamente em 20x0, é evidente que a conta credora de salários a pagar classificada no Passivo Circulante, também está superavaliada. Da mesma forma quando se testam as contas credoras para subavaliação, as contas devedoras então sendo testadas secundariamente nessa mesma direção. Por exemplo, por ocasião da auditoria da conta credora de fornecedores a pagar (testada para subavaliação, o auditor descobre que uma fatura de compra de matéria prima não foi registrada na contabilidade; conseqüentemente, as contas de fornecedores a pagar e matéria prima (conta devedora classificada no grupo de estoque do Ativo Circulante) estão sub avaliadas.

A seguir disponibilizamos um quadro onde são demonstrados os testes principais e os testes secundários.


CONTAS A RECEBER

A terminologia de contas a receber é utilizada em sentido amplo, uma vez que inclui todos os valores a receber da companhia, que podem ser, entre outros, duplicatas a receber por vendas, adiantamentos concedidos a terceiros ou a empregados, cheques e notas promissórias etc.

Finalidade

Revisão do controle interno

A revisão do controle interno tem a finalidade de determinar qual a confiabilidade depositada pelo auditor no controle interno, para que este possa determinar quais os procedimentos a serem utilizados, o momento propício de sua realização e em qual extensão.

Entre outros, poderiam ser assim exemplificados:

Procedimentos de auditoria

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados para a obtenção dos objetivos determinados são dependentes da avaliação do controle interno e da materialidade envolvida.

Exame físico

Confirmação

Documentos originais

Cálculos

Escrituração

Investigação

Inquérito

Registros auxiliares

Correlação

Observação

Orientação

Uma vez definido o programa de auditoria durante a execução do trabalho, o auditor deve estar alerta para evitar possíveis trabalhos desnecessários ou deixar de realizar trabalhos não programados, porém importantes. Caso isto venha a ocorrer, o programa deverá ser modificado para atender a eventuais trabalhos não programados.

Procedimentos de Confirmação

Uma vez determinada a utilização do procedimento de confirmação para as contas a receber, deve-se levar em consideração:

Realização

A realização das contas a receber envolve o processo de auditoria voltado para a determinação de que as contas a receber estão demonstradas por seu valor líquido realizável.

O auditor, ao verificar a realização das contas a receber, deve programar seu trabalho de forma a cobrir as contas a receber de difícil realização, após o qual deve confrontar com a provisão constituída pela companhia, para determinar sua razoabilidade.


PROVISÕES PARA DEVEDORES DUVIDOSOS

Provisões - São parcelas consideradas despesas, destinadas a cobrir perdas prováveis ou estimadas por não realização de valores registrados em contas de Ativo, ou representam obrigações específicas, a serem cumpridas no futuro, lançadas em conta do Passivo.

Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa- Será constituída quando existirem, ao final do período base, créditos da empresa contra terceiros oriundos de sua "Atividade Operacional", cujos os riscos de não recebimento não estejam acobertados mediante vendas com reserva de domínio ou operação com garantia real.

Não integram a base de calculo os créditos referentes a contas transitórias tais como adiantamento a fornecedores, adiantamento a empregados ou semelhantes.

PROGRAMA DE AUDITORIA PARA CREDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA

1. Determinar a existência dos créditos de liquidação duvidosa e sua representatividade

2. Aferir cálculos e somas

3. Aferir cálculos de impostos incidentes

4. Verificar Escrituração

5. Documentos Originais

6. Exame do Fundo Para Devedores Duvidosos

7. Pela listagem dos valores a receber, que deve ser fornecida pela empresa selecionam e relacionam-se os valores já vencidos

8. Verifica-se o grau de atraso na cobrança escalonando-se em percentuais, conforme exemplo a seguir:

Cobrança vencida há de 30 dias 5

Cobrança vencida há de 60 dias 4

Cobrança vencida há de 90 dias 3

Cobrança vencida há de 120 dias 2

Cobrança vencida há de 150 dias 1

9.Verificar se o saldo da conta de fundo para devedores é suficiente para cobrir o volume da cobrança em atraso.

10. Verificar também se os débitos em atraso de outras contas a receber (não proveniente de atividade operacional da empresa) foram incluídos, como de direto, no fundo para devedores duvidosos.

11. Examinar se a empresa mantém em vigor seguros contra risco de créditos concedidos a seus clientes, ou se as contas a receber encontram-se garantidas (total ou parcialmente), por qualquer tipo de garantia real, pessoais ou acessórias.

12. Testar os saldos existentes em contas de compensação que se refere às garantias do item anterior .

13. Verificar valores levados a provisões, se continuam com seus saldos no decorrer do exercício seguinte, revelando neste ultimo caso, um propósito desonesto de reduzir o resultado da empresa pala criação de uma provisão falsa.

14.Verificar se os saldos ultrapassam os limites de tolerância, previsto pelo estatuto ou pela legislação do imposto de renda, evitando multas e ônus de natureza fiscal

Obs.: Afim de acompanhar o saldo da conta Fundo para Créditos Duvidosos, deve-se levantar uma demonstração deles abrangendo um período de três exercícios, para observar como se comporta uma fraude, muitas vezes tem raízes profundas e vem se arrastando em diversos exercícios, só podendo ser localizada com uma indagação dessa natureza.

Não se pode conferir o saldo de clientes, partindo da "dedução" do fundo por ele seria falso.

O exame do fundo é no caso um elemento "subsidiário" que se examina paralelamente. O mesmo se dá em relação às duplicatas em "atraso" e que não podem ser deduzidas nem baixadas em quanto não se esgotarem todos os recursos para a cobrança das mesmas.


DUPLICATAS DESCONTADAS

Preocupação Principal: A Auditoria deverá se preocupar sobre a possibilidade de emissão de duplicatas falsas, que seriam descontadas na rede bancária, como expediente para arrecadação de recursos financeiros.

Os índices que devem chamar a atenção para a auditoria são os seguintes:

Planejamento da Auditoria:

Documentação a ser Solicitada do Cliente:

Correspondências a Serem Preparadas Pelo Cliente:

Entrevista Preliminar com o Gerente Geral:

Solicitar uma entrevista preliminar com o gerente geral a fim de discutir algum ponto importante observado na fase do planejamento, e discutir quaisquer pontos que ele gostaria que fossem objeto de atenção especial da parte da auditoria, para inclusão no programa.

Testes de Campo:


ESTOQUE

Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle.

Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessário. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades.

Importância:

A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto vital. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar para a empresa, até mesmo a economia nacional.

Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como:

As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque.

O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.

Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser mais bem informado e melhor preparado para que o seu serviço corra de forma satisfatória.

Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados.

Um dos índices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques.

A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc.

O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário, é também importante a verificação dos procedimentos de compras.

O auditor deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade.

Procedimentos de auditoria:

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade.

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico.

Contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e materiais em consignação ou com terceiros.

Confirmação.

Documentos originais.

Cálculos.

Escrituração:

Pontos Fundamentais:

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar:

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

Características:

O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.

Alicerces:

As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:

O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões etc.

Questionário De Controle Interno De Estoque:

 

Sim/Não

1. O responsável pelos estoques é o estoquista?

 

2. As precauções contra roubo são adequadas (cerca, portões, portas, janelas, grades, balcões, etc.)?

 

3. Os seguintes materiais têm inventário periódico rotativo? Materiais de almoxarifado Medicamentos Gêneros Outros materiais (especificar)

 

4. Os materiais comprados são entregues em um departamento de recebimentos?

 

5. O relatório diário de entrada de mercadorias é preenchido pelo departamento de recebimento ou pelos setores de estoques?

 

6. Os setores de estoques só processam saídas de materiais, exclusivamente contra requisições?

 

7. Fazem-se contagens físicas e comparações com o fichário pelo menos uma vez por ano?

 

8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se as eventuais discrepâncias apuradas no item sete?

 

9. Exerce-se vigilância adequada sobre as vendas de sucata e os estoques de sucata?

 

10. Informa-se periodicamente a administração sobre materiais obsoletos, avariados, os que tem consumo lento e os estocados em excesso?

 

11. Contabilizam-se cuidadosamente os seguintes itens: materiais em consignação? Mercadorias em depósitos de terceiros? Mercadorias de terceiros em depósitos na empresa? Embalagens a devolver? Materiais remetidos a título devolutivo, a fornecedores, laboratórios, etc?

 

12. Quando os suprimentos de fabricação são lançados como despesas, é exercido controle extracontábil adequado sobre sua movimentação?

 

13. Quando se realiza um inventário, são preparadas instruções escritas?

 

14. São fáceis de identificar os materiais quando de um inventário físico?

 

15. Os inventários são feitos por empregados distintos dos encarregados da escrituração do estoque?

 

16. Após a contagem física do inventário, são devidamente controladas as etiquetas, folhas, etc. usadas?

 

17. No período de inventário, verifica-se suspensão de atividades do estoque?

 

18. A arrumação e a disposição do material inventariado são boas?

 

19. Os empregados que efetuam o inventário são independentes dos seguintes departamentos? Compras? Transporte? Faturamento?

 

20. Feito o inventário, verificam-se as operações de apuração final? Preços aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e somas? Transferência de quantidades para os resumos finais?

 

21. Existindo a seção de custos, ela: Está integrada na contabilidade geral? É a seção de custos que determina o preço de venda dos materiais?

 

22. Os estoques estão segurados e é adequado o valor do seguro?

 

Preparado por Data

 

Revisado por Data

 

Programa De Auditoria E A Auditoria Dos Estoques.

O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos estoques.

Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens:

Programa Adaptado (Outro Modelo):

QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA

Discriminação das Instruções

Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das contagens. Selecionar os itens antecipadamente. Determinar a ex

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