Cartas Comerciais

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Tema: Cartas Comerciais

Cartas Comerciais


INTRODUÇÃO

Nosso trabalho aborda temas que merecem destaque na rotina de empresas em geral, às vezes ignoramos a importância do português fluente, pois nossa língua é complexa e cheia de detalhes minuciosos que merecem nossa atenção.

Os relatórios, as procurações, os abaixo assinados e os memoriais fazem parte da rotina de qualquer profissional no ramo empresarial.

É de grande importância que o colaborador de uma entidade tenha destreza para elaborar com habilidade, eficiência e rapidez esses documentos sempre que solicitados.

No mercado de trabalho atual, o candidato a uma vaga que conhece e domina a elaboração de cartas comerciais em geral, tem grandes chances de conseguir um emprego.

As pessoas acreditam que conhecimentos em informática, falar várias línguas é o suficiente para se tornar um bom profissional. Essas qualidades são de suma importância, mas não podemos nos esquecer que o domínio do português e das técnicas para elaboração de cartas comerciais, em geral depende do conhecimento e do estudo do autor.

Procuramos abordar os temas de uma maneira simples e didática, acreditamos que para muitos os assuntos que vamos exibir são novidades, apesar de estarmos no mercado de trabalho, geralmente as cartas comerciais surgirão em nossas rotinas quando trabalharmos no ramo da contabilidade.

Os exemplos que exibiremos estarão ligados à rotina contábil, é importante que desde o primeiro ano da faculdade haja conhecimento dos documentos que farão parte do dia a dia da profissão que escolhemos.

Estamos nos dedicando aos temas para passar aos nossos colegas de classe, como elaborar, quais as metodologias, para que servem os documentos pesquisados e algumas técnicas para uma elaboração rápida e objetiva.

Acreditamos que os profissionais do mercado de trabalho atual precisam ter várias qualidades, mas, a abordagem objetiva em qualquer assunto dentro de uma empresa é primordial, afinal, tempo é dinheiro!


1. Relatórios

1.1 Conceito de relatórios.

Relatório é o documento através do qual se expõem os resultados de atividades variadas. Eles podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela.

Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores.

Esse documento assume cada vez maior relevo na administração moderna, porque é impossível para um administrador ou um técnico, em cargo executivo, conhecer e acompanhar pessoalmente todos os fatos, situações e problemas que, por seu vulto, devam ser examinados.

Hoje em dia os relatórios formais, ou seja, aqueles que são datilografados ou impressos são usados com menor freqüência.

Para redigir um bom relatório, não basta alinhar os fatos. Ele deve ser objetivo, informativo e apresentável.

O relatório constitui um reflexo de quem o redige, pois espelha sua capacidade.

1.2 Normas para a elaboração de um bom relatório

Depois de lido, examinado e arquivado o relatório será, a qualquer tempo, um documento hábil e a demonstração do trabalho de seu autor. Daí a importância de as pessoas encarregadas de sua elaboração aprimorarem ao máximo, sua execução, obedecendo a algumas normas básicas que darão coerência ao mesmo tempo, tornando-o claro, fácil de ser consultado e substancial. Essas normas são:

1.2.1 Extensão Adequada

Tendo colhido o material informativo sobre o qual se apoiará a mensagem, e realizado o plano de idéias, a etapa seguinte compreende a organização do texto. É hora de definir o objetivo do texto e os principais pontos que devem ser salientados, agrupar as idéias semelhantes e eliminar as inoportunas.

Sempre que possível, convém evitar o relatório muito longo, pressupondo-se que ele é feito exatamente para poupar o tempo da pessoa que o lê.

A extensão do contexto de um relatório varia de acordo com a importância dos fatos relatados. Assim, um relatório de uma visita de inspeção, por exemplo, não se compara ao relatório anual de uma empresa.

1.2.2 Linguagem

A linguagem deve ser objetiva, despojada, precisa, clara e concisa, sem omitir qualquer dado importante. Aconselha-se a elaboração de um relato resumido, acompanhado de possíveis anexos, quadros e até gráficos. Às vezes, o relatório apresenta tradução em uma ou mais línguas.

1.2.3 Redação

A redação deve ser simples, com boa pontuação e ortografia correta. Se for de técnico para técnico, o relatório poderá ser redigido na linguagem específica comum. Se for redigido para um leigo, deve-se procurar "traduzir" as expressões que possam causar dúvidas.

1.2.4 Organização do Texto

O objetivo do relatório determina a direção e organização da mensagem. É necessária a definição do tipo de mensagem: informativa, persuasiva ou de orientação.

Determinado o objetivo, é preciso estabelecer o tipo de estrutura narrativa: será cronológica? Ou apresentará os fatos mais importantes no início?

Pode-se também optar pela dissertação, com introdução, desenvolvimento e conclusão.

Um método bastante utilizado e eficaz é o da redação jornalística, respondendo de imediato às questões: o que, quem, quando, como, onde e por que. A ordem da narrativa é a dos fatos mais importantes para os menos significativos.

As estruturas mais comuns de comunicação são:

  • Apresentação de solução de problemas.
  • Enumeração de fatos
  • Exposição temporal: cronologia dos fatos.
  • Argumentação

A apresentação que segue exposição cronológica dos fatos expõe inicialmente o problema e, em seguida, causas e efeitos, concluindo com uma solução lógica. O esquema seria:

  • Problema.
  • Causa.
  • Efeito.
  • Soluções.

Na exposição por enumeração de fatos ou pormenores o redator busca identificar a idéia principal e a partir dela constrói o relatório. Em seguida apresenta fatos que comprovam ou fundamentam a idéia principal.

1.2.5 Objetividade

O bom relatório não fugirá às suas destinações específicas, evitando floreios de linguagem, rodeios, pois sua qualidade essencial deve ser a clareza.

1.2.6 Exatidão

As informações devem ser precisas, não deixando quaisquer dúvidas quanto aos problemas, números, cifras e estatísticas. Quem elabora um relatório é responsável pelo seu conteúdo total. Por isso, cabe-lhe conferir cuidadosamente a validade das fontes de consulta.

1.2.7 Conclusão

O relatório necessariamente levará a uma conclusão, embora possa sugerir providências posteriores para a complementação de um trabalho.

1.2.8 Apresentação

Se datilografado o relatório, evitem-se emenda a mão. Os espaços serão amplos, para facilitar a leitura, mas não excessivos, tornando-se indispensável uma capa titulada, para que se saiba do que se trata.

1.3 Tipos de Relatório

De gestão, social ou anual (chamado comum). É normal quanto à periodicidade.

De inquérito (administrativo, policial e outros): incluído entre os eventuais, pois são feitos esporadicamente, como:

  • Estudo de normas de trabalho.
  • Seleção fortuita de pessoal.
  • Visita.
  • Apuração de uma denúncia.

Progressivo: preparado periodicamente durante uma investigação, pesquisa ou inquérito.

De rotina: elaborado em razão da rotina do trabalho por gerência, chefia, etc.

Cadastral ou de cadastro: freqüente nos serviços ou informações bancárias, no setor de vendas a crédito, no serviço de registro de pessoas físicas ou jurídicas, etc.

De inspeção: próprio de viajantes, inspetores, fiscais e supervisores.

Informativo de cobranças: comum na seção de cobranças de duplicatas.

Conclusivo: quando conta uma conclusão resultante de análise de outros relatórios.

De pesquisa: preparado por profissional técnico-científico ao final de um trabalho de pesquisa.

Científico: destinado ao estabelecimento de fatos e conclusões, com determinada finalidade.

Processo: aquele que contém informações para a fabricação de um produto.

Contábil: relativo à contabilidade aziendal.

Relatório-roteiro: elaborado com base em modelo ou formulário impresso cujos itens devem ser preenchidos, ainda que com simples afirmações ou negativas quando não houver informações a prestar; é utilizado na coleta de elementos em órgãos setoriais.

Os relatórios de processo, progressivo ou de pesquisa e outros relatórios especiais são comuns em laboratórios de pesquisas.

1.4 Estrutura do Relatório

Depois de coletar todos os elementos, o autor deve montar um esquema do que irá redigir. Isso envolverá desde o título até o fecho, abrangendo também as sugestões que serão apresentadas, e obedecerá a uma ordem lógica tendente a facilitar sua primeira leitura e seu futuro manuseio.

Para tanto, o relatório será dividido em partes distintas, onde estarão contidos todos os dados necessários à análise de quem o vai receber.

Abaixo, temos uma sugestão de montagem de relatório:

Título – Sintético e objetivo, dando uma idéia do todo.

Objeto – Introdução ao problema; objeto do trabalho.

Delimitação – Mencionar o que deixou de ser abordado.

Referências – Fontes de consultas, trabalhos, pessoas, etc., tendo o cuidado de, no final e no corpo do trabalho, referenciar cientificamente a bibliografia consultada.

Texto principal – Observações, dados, números, comentários.

Conclusões – Resumo, resultados e constatações.

Sugestões – Providências recomendadas, investigações, observações, novos estudos, alternativas, etc. As seções, partes, capítulos, subdivisões de capítulos, itens e subitens de um relatório devem obedecer a uma numeração racional.

Formato – Utilizar preferentemente o papel A 4 (21 x 29,7 cm), ABNT, que é o de uso mais comum no país.

Impressão – Impressos, datilografados ou mimeografados, os relatórios devem ser escritos de um só lado do papel.

Datilografia – Quando datilografados, utilizar máquinas elétricas, cujos tipos são mais modernos, escrevendo em espaço duplo, para facilitar a leitura. As margens superiores e inferiores deverão ter 2,5 cm; à esquerda, 4 a 4,5 cm, para permitir a perfuração e a colocação em pastas, e, à direita, 2 cm. O título será sempre em letras maiúsculas.

Quanto à apresentação, o relatório contém três partes bem definidas: introdução, contexto e conclusão.

1.5 Composição do Relatório

1.5.1 Capa

A capa conterá o nome da organização, o título do trabalho, setor que elaborou, data e nome do autor.

1.5.2 Folha de Rosto

A folha de rosto indicará o título do relatório, o autor, a quem é dirigido e a data.

1.5.3 Sumário

O sumário geralmente contém três colunas: a da esquerda enumera as divisões e subdivisões do relatório; a da direita indica o número das páginas; a do centro indica os itens do trabalho. Horizontalmente, as partes são ligadas por linhas pontuadas. Ele só poderá ser feito depois de terminado o relatório e numeradas as folhas ou páginas.

1.5.4 Sinopse

A sinopse é a condensação objetiva do relatório, na qual se indica o tema ou assunto da obra e suas partes principais. Ela é uma espécie de resumo, mas não se confunde com este, pois, enquanto o resumo é realizado por outra pessoa, a sinopse é feita pelo próprio autor ou por seus editores.

1.5.5 Introdução

A introdução é um prefácio onde se justifica o relatório e se dão as diretrizes do mesmo.

1.5.6 Contexto

O contexto é o desenvolvimento do relato.

1.5.7 Conclusões

As conclusões devem ser inferidas naturalmente do corpo do relatório.

1.5.8 Anexos

Os anexos são todo material que complementa a descrição do relatório, como: organogramas, mapas, gráficos, fotografias, tabelas, enfim, todo material que possa enriquecer e aumentar a extensão do relatório.

1.6 Modelo de Relatório

2. Procuração

A procuração é um documento através do qual alguém concede a outrem poderes para agir em seu nome.

A procuração pode ser:

a) Pública: quando lavrada por Tabelião em Livro de Notas, sendo fito dele o translado,que ficará em poder do procurador;

b) Particular: quando redigida do próprio punho ou datilografia, sem registro no Livro de Notas de Tabelião;

c) Gerais: quando o constituinte declara que são amplos.Gerais, ilimitados;

d) Especiais: quando o constituinte estipula no documento quais são os poderes.

A procuração é escrita em papel A4, em espaço um ou dois.Compõe-se das seguintes partes:

2.1.1. Estrutura

2.1.1.1. Título: No centro da primeira linha útil da folha, escreve-se procuração com todas as letras maiúsculas.

2.1.1.2. Texto: A cerca de quatro linhas do título, inicia-se o texto, no qual o constituinte.

qualificação: nome, nacionalidade, estado civil, profissão, CPF e residência do outorgante (constituinte ou mandatário).

Finalidade e Poderes: parte em que o outorgante declara a finalidade da procuração. Bem como autoriza o outorgado a praticar os atos para os quais é nomeado.

Data e assinatura do outorgante.

Assinatura das testemunhas, se houver. Essas assinaturas costumam ficar abaixo da assinatura do outorgante, à esquerda.

As firmas devem ser todas reconhecidas em cartório.

OBS: Outorgar: Consentir, dar.

2.1.1.3 Localidade e Data: A cerca de três linhas do Texto.

2.1.1.4 Assinatura: A cerca de três linhas da localidade e data.

2.1.1.5 Testemunhas: Na procuração particular, há necessidade de duas testemunhas.Escreve-se a cerca de seis linhas do texto e à esquerda a palavra Testemunhas.A cerca de três linhas abaixo, escreve-se o nome da primeira testemunha e em linhas diferentes sua identificação.A cerca de três linhas abaixo, procede-se da mesma forma com a segunda testemunha.

2.1.2 Obrigações do Mandante ( Outorgante)

  • Satisfazer todas as obrigações contraídas pelo mandatário (art.1309CC)
  • Adiantar a importância das despesas necessárias a execução do mandato (art.1309CC)
  • Pagar ao mandatário a remuneração ajustadas e as despesas de execução do mandato.
  • Ressarcir ao mandatário as perdas que sofrer com a execução do mandato sempre que não resultam de culpa sua ou excesso de poderes (art.1312CC).
  • Obrigações para com aqueles com quem o procurador contratou (art.1313CC).

2.1.3. Obrigações do mandatário

  • Aplicar toda a sua diligência na execução do mandato (art.1300CC).
  • Pagar juros (art1301CC).
  • Prestar contas (art.1301CC).
  • Apresentar o instrumento do mandato.
  • Concluir um negócio já começado (art.1307CC).

2.1.4. Extinção do mandanto

  • Pela revogação (art.1318e1319).
  • Pela renúncia (art.1320).
  • Pela morte de uma das partes (1308e1321).
  • Pela terminação do prazo.
  • Pela conclusão do negócio.

Substabelecer é o ato pelo qual o mandatário transfere a terceiros os poderes recebidos em uma determinada procuração.Poderá ser parcial ou total, isto é, com ou sem reserva de poderes.

Tratantado-se de mandato judicial, substabelecente poderão funcionar simultaneamente no mesmo processo.

O substabelecimento deve ser feito com a anuência do mandante.

Na procuração AD JUDITIA não precisa reconhecer firma.

2.1.5. Modelo de Procuração

- Procuração Particular

- Procuração Publica


3. Abaixo Assinado

O Abaixo Assinado é um documento destinado a pessoa ou autoridade que tem o poder de decidir o problema abordado.

É um requerimento coletivo em que não se colocam, no início, os nomes dos requerentes, mas apenas uma referência para identificá-los.

O abaixo assinado colhe assinaturas de pessoas interessadas no assunto abordado. Geralmente, essas pessoas se identificam pelo nome e número do documento de identidade.

3.1 Conteúdo

Reivindicações: geralmente são pedidos destinados à prefeituras ou algumas secretarias. Exemplo: moradores de um determinado bairro da cidade solicitam asfalto nas ruas.

Pedidos: Podem ser destinados a pessoas ou autoridades, os pedidos são usados em assuntos mais informais.Exemplo: alunos pedindo dispensa das aulas numa semana de feriado para o diretor.

Manifestação de Protesto: Pedem providências urgentes de determinado assunto. Exemplo: solicitação de mais guardas noturnos nas ruas para combater o aumento da violência na cidade.

Manifestação de Solidariedade: Elaborados por grupos de caridade, associações para pedir algo que seja de necessidade dos beneficiados.Exemplo: pedir uma nova sede para um asilo ou orfanato para a prefeitura.

3.2 Modelo de Abaixo Assinado


4. Memorial

Memorial é um dos métodos de comunicação mais utilizada em empresas e universidades, tem por finalidade solicitar, comunicar ou relatar algo específico a autoridades competentes.

Este documento deve ser de forma descritiva, podendo apresentar textos em forma de "diário", ou seja, podendo ser expressos falhas, acertos, dúvidas ou conclusões referente ao assunto específico do Memorial, possibilitando o entendimento de qualquer pessoa que venha a ler.

Geralmente muitos confundem Memorial com Memorando, mas entre eles há uma grande diferença. O Memorial pode ser tanto para uso interno como o Memorando, como também para o uso externo, o Memorando é de uso exclusivo da empresa, já o Memorial é de uso muitas vezes público.

Depois de ser descrito o motivo do memorial, pode seguir em anexo um relatório, abaixo assinado ou procuração, conforme o assunto, para que seja comprovada a exatidão do memorial.

4.1 Modelo de um Memorial

Um memorial deverá ser estruturado de maneira que possua:

  • nome da instituição que está fazendo o comunicado;
  • número do documento seguido da data, com o nome da cidade onde o documento está sendo produzido, mês e ano;
  • nome da pessoa a quem se dirige, cargo, cidade, estado;
  • o texto propriamente dito;
  • finalizando com a assinatura e cargo do requente.

Veja a seguir um exemplo:

Conclusão

Com o estudo para a elaboração do trabalho pudemos perceber a importância que a língua portuguesa tem em qualquer profissão, com destaque a que escolhemos.

Um contador tem o dever de conhecer e dominar as técnicas de elaboração de relatórios, abaixo assinados, procurações, memoriais, enfim cartas comerciais de uma maneira geral, pois esses documentos fazem parte da rotina de trabalho desse profissional.

A competência, em qualquer profissão, geralmente é mostrada através do trabalho bem elaborado e apresentado pelo profissional. Uma pessoa que escreve bem, automaticamente se comunica melhor em reuniões ou eventos que necessitem discurso em público.

Hoje em dia as pessoas que estão no mercado de trabalho precisam saber elaborar documentos formais e informais, o que exige dele habilidades para discernir o modo de texto que cada ocasião necessita.

Os relatórios são os documentos mais comuns em todas as profissões, é uma maneira mais simples e rápida de haver integração de informações nas empresas.

Já os abaixo assinados são utilizados quando há a necessidade de solicitar a alguma pessoa ou autoridade providências que precisam ser tomadas, são escritos de maneira coletiva.

As procurações são documentos mais comuns na rotina contábil, citamos os tipos de procuração, foram expostos modelos e ressaltamos a importância de ser elaborada de acordo com a lei.

Os memoriais são documentos mais formais, principalmente porque são destinados a autoridades em geral. Ele pode conter documentos anexos como relatórios, abaixo assinados ou procuração, etc., para mostrar a exatidão do memorial.

A elaboração deste trabalho serviu para entendermos assuntos importantes que não conhecíamos, pudemos perceber o quanto um profissional precisa ler e se informar sobre diversos assuntos, para se tornar uma pessoa culta e realizar um trabalho que sinta orgulho de exercer e seja admirado por todos.


Bibliografia.

BELTRÃO, Mariúsa, Pratica de secretariado, recepção, telefônica, correspondência, arquivistica, reprografia, 2º Ed., Editora Altas, ano: 1991, paginas 72 a 77

MEDEIROS, João Bosco, Redação Empresarial, 2º ed., Editora Atlas, ano: 1993, paginas 105 a 114

INTERNET, TV na Escola e os Desafios de Hoje, http://www.ufms.br/tvescola/atividades4.htm , acessado em 01/10/2004

INTERNET, Como fazer uma procuração http://www.inlimine.hpg.ig.com.br/procuracao.htm , acessado em 01/10/2004

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