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Sistema de Informação Contábil

Autor:
Instituição: Unb
Tema: Sistema de Informação

Sistema de Informação Contábil

Brasília

2003


Processamento de Transações: Ciclos Adicionais, Organizações Especiais e Aplicativos de Contabilidade

Ciclo Adicionais – Tendo em vista os fluxos d produção e os fluxos de financiamento, há ciclos de processamento das transações de produção de um SIC, que se referem à coleta de dados e ao fornecimento de informações para organizações, no intuito de acompanhar a produção de bens e ao processo das transações financeiras. Tipos e aplicativos processam informações ou transações num SIC computacional e que são uma grande ferramenta nos ciclos de produção e de financiamento.

O Ciclo de produção tem como objetivo básico no processo de produção, a conversão de matérias-primas em produtos acabas de forma que tenha a mais possível eficiência. Ele começa com uma mera requisição de matéria-prima e termina com o produto final no armazém de estocagem na empresa.

Como a produção de bens e serviços, normalmente, equipamentos e estrutura caras o ciclo de gestão do ativo fixo é uma ferramenta para gestão desse investimento, assim com o sistema de contabilização de custos torna-se de essencial aplicação no acompanhamento, ou melhor, no controle do processo de orçamento, caracterizando-se como sistemas de custeio por processo.

O ciclo de produção, ou melhor, a produção de bens e serviços, envolve documentos e relatórios para composição e efetivação dos objetivos o que o ciclo de produção evidencia.

A documentação dentro do ciclo pode ser enumerada, dentre outros, através dos seguintes documentos:

O que , a partir deles, e no ciclo de produção, a geração de relatórios como dados para enumerar a situação do processo, tendo em vista os objetivos da produção dentro da organização.

Seguem os relatórios:

São objetivos do ciclo de produção:

O ciclo de processamento das transações de produção pode ser descrito pelo seguinte fluxo grama de dados:


Documentos do ciclo de produção.

Quanto a necessidade, na área de produção, de matérias-primas, formulários de requisição de materiais são emitidos para o almoxarifado. Caso o nível de estoque no almoxarifado ficar menor que um nível mínimo determinado, o controle de estoque emite uma requisição de compras para o departamento de compras.

Um cronograma geral de produção torna-se importante dentro do ciclo de produção, ele mostra as quantidades de produtos necessários para atender à demanda, coordena as diversas operações de fabricação, a fim de que se produza no momento certo. Dentro dele, também, leva-se em conta o tempo de mão-de-obra, para a apuração de custeio por projeto; o controle de estoque, para monitorar as matérias-primas necessárias nos processos de produção.

Sistemas como o MRPI( planejamento de recursos de produção) e MRP II( planejamento dos recursos de fabricação) são sistemas que utilizam e trabalham os estoques de matérias-primas e o cronograma de produção, tornando-se de grande importância no processo de produção.

Os relatórios do ciclo de produção incluem listas de preços de materiais, relatórios de utilização periódica, relatório de reconciliação de estoques e de estágio de produção. Eles são de elementos de importância para os gerentes, auxiliando na tomada de decisão, para os auditores, na contagem física do estoque, através da comparação dos relatórios e inventários em detrimento da verificação física; e finalmente, para contabilidade de custos, ajudando no cálculo de acompanhamento e variações em relação ao orçamento.

Sistemas de estoque just in time está relacionado com a redução e otimização dos estoques em todos os estágios dentro da produção e está diretamente relacionado com a redução dos custos de estoque, impactando na contabilidade de custos na empresa industrial.

O ciclo financeiro

Refere-se a como as empresas obtém e utiliza os recursos financeiros, levando-se em conta os ciclos de processamento das transações de receitas, compras, ativos fixos e recursos humanos.

O ciclo de financiamento gerência as atividades de obtenção de recursos financeiros por meio da venda de produtos e serviços, bem como os recursos advindos de empréstimos ou venda de ações.

O gerenciamento eficaz da caixa, minimizarão do custo do capital, maximização dos retornos sobre o investimento e projeção de fluxos de caixa são alguns dos principais objetivos do ciclo do financiamento.

Gerenciar o caixa de maneira eficaz seria investi-lo de forma a utilizá-lo para pagamento das contas à medida que forem vencendo, aproveitando descontos de pagamento à vista, e pagamento de despesas, evitando excesso de saldo e até mesmo investindo por curto período de tempo. Ferramentas como sistemas lock-box, que reduz o tempo de compensação de cheques e o tempo que entram na conta, serve como um eficiente sistema de gestão.

Ciclo de Financiamento

Objetivos:

Documentos:

Relatórios:

No ciclo de financiamento leva-se em conta a projeção das transações de financiamento, projetando os fluxos de caixa, tendo em vista os relatórios do ciclo de receita e os ciclos de compra e de recursos humanos, para investir e tomar decisões sobre empréstimos ou emissão de ações.

O ciclo de processamento das transações de financiamento pode ser dia gramatizado em fluxos de dados, envolvendo os serviços de investimentos e contabilização do fundo e vendas de ações conforme figura abaixo:

Processamento de transações em organizações especiais refere-se a empresas que se diferenciam em termos dos serviços que oferecem ou dos bens que produzem. Várias empresas podem operar de maneira a interagirem dentro de serviços especializados enquadrando-se uma categoria de mercado vertical.

Essas empresas de mercado vertical, por exemplo, uma organização de serviço profissional de contabilidade ou uma empresa de comercio de alimentos, precisam de informações sobre receitas, compras e recursos, tal com as

industrias, precisam de informações geradas pelo ciclo de produção daí percebe-se os tipos de informações específicas ou não que cada organização trabalhe de maneira eficaz. Aí os SICs vem utilizando, através de especialistas, cada vez mais de aplicativos sofisticados para atender determinados ramos ou mesmo empresa ou grupo de empresas. Um exemplo, organizações de seguimentos como serviços profissionais, organizações sem fim lucrativos, saúde, varejo, construção etc. Pois, vem utilizando cada vez mais de SICs especializados.

Aplicativos de Contabilidade

Programas de Contabilidade organizam o processamento das transações em módulos e fazem ligações entre esses módulos. Por exemplo, o modulo razão, contas e receber, estoque e folha de pagamento. Esse módulos isso respondem aos ciclos de transações contábeis que são de fundamental importância para as organizações, que hoje utilizam os programas de contabilidade. Há categorias de Softwares como Peachtree, que possui baixa gama de profundidade no tratamento das informações; outros como Oracb e o peoplesoft que são utilizados em empresas, e até outros programas bem mais sofisticados, personalizados ou utilizados no mercado vertical, como o BlockBase(setor de concreto).

Sistemas de informações contábeis na era da informação

Os sistemas de informações procuram das abordagem às informações em tempo real em detrimento do processamento das informações por lotes, tendo-se informações de saldos das contas, por exemplo, em tempo real nas transações. Eles forçam também , eventos relativos ao processos de negócios de uma organização, ao invés, dos que dão mero tratamento de lançamentos contábeis.

A reengenharia do processo empresarial resulta numa integração de atividades funcionais, garantindo o melhor acompanhamento das informações que vão desde relatórios financeiros, como está sendo tratados os pedidos de clientes, por exemplo. Tem-se, portanto, um maior acompanhamento e gerenciamento das atividades e informações contábeis, respectivamente, otimizando o processo de atividades nas empresas.


Resumo Capítulo 03

A documentação descreve os procedimentos para registrar dados, os comandos que os usuários finais precisam para operar aplicações do computador, as etapas do processamento seguidas pelo SIC e os fluxos lógico e físico dos dados contábeis pelo sistema. Inclui os fluxogramas, normativas e outras formas de comunicação escrita que descrevem as entradas, o processamento e as saídas de um SIC. Descreve, também, o fluxo lógico de dados dentro de um sistema de computador e os procedimentos que os funcionários precisam seguir para realizar essa tarefas.

São razões porque a documentação é importante para os SICs:

Fluxograma de documentos

Um fluxograma de documentos acompanha o fluxo físico de documentos por meio da organização. A construção de um fluxograma começa pela identificação dos diferentes departamentos ou grupos que lidam com os documentos de um sistema.

São símbolos usados para representar a movimentação de documentos:

Exemplo de um fluxograma, em que há uma ilustração do fluxo de documento envolvidos na contratação de um novo funcionário:

Depart. requisitante Recursos Humano Folha de pagamento

Quando existir um grande número de transmissão de documentos, você pode usar conectores(círculos) para conectar fluxos de documentos de um lugar de página para outro, para não congestionar o desenho.

Fluxogramas de sistema.

O fluxograma de sistema concentra-se nos fluxos de dados computadorizados dentro dos SICs. Representa os fluxos lógicos dos dados e as etapas do processamento num SIC. Há fluxograma de sistema de nível superficial com símbolos que evidenciam maior detalhamento do fluxo da informação.

São símbolos comumente usados em fluxogramas:

Os Fluxogramas de sistemas indicam os ciclos de processamento, as necessidades de equipamento e potenciais gargalos no processamento.

Segue exemplo de sistema que ilustre as etapas de processamento envolvidos na manutenção de um arquivo-mestre de assinantes e na criação de etiquetas uma vez por mês.

 

Diagrama de fluxo de dados

Os diagramas de fluxos de dados documentam o fluxo de dados dentro de um SIC. São usados no processo de desenvolvimento de sistema ou como auxiliar no planejamento ,na criação de um novo sistema.

São símbolos de diagramas de fluxo de dados:

Diagramas de contexto serve para dar uma visão geral de uma aplicação ou sistemas, é um diagrama de fluxo de dados, mas em quantidade crescente de detalhes. Como por exemplo, o diagrama de contexto do sistema de processamento da folha de pagamento.

Diagrama lógico de Fluxo de dados

Ilustram quais entidades participam de dado sistema e dá uma visão do que as entidades que participam fazem. Podemos detalhar o DFD do processamento da folha de pagamento, utilizando o diagrama lógico de fluxo de dados:

Há outras ferramentas de documentação, tipo os fluxogramas de programas, que esboçam a lógica de processamento para cada parte de um programa de computador e indicam a ordem em que as etapas do processamento ocorrem. Há também tabelas de decisão, matriz que indica uma ação adequada para cada tipo de possibilidade. Ferramentas caso, automatizem tarefas de documentação, como gerar gráficos e telas e criar formatos de relatórios. Pseudocódigo, usa palavras de um idioma num formato estruturado para descrever a lógica da programação.

Por último, a programação por usuário fiscais, que é de grande importância nas organizações, porque o usuário final poderia desenvolver seus aplicativos, tendo em vista a documentação como ferramenta no aprendizado e na correção de erros.


Resumo capítulo 04

O ciclo contábil inicia quando se analisa uma transação com base em um documento fonte e termina com as demonstrações financeiras e o fechamento das contas para o início de um novo ciclo.

São documentos fontes aqueles que registrem uma certa atividade de negócio. São eles:

Sistemas de códigos finalidade de identificar siras, comprimir dados, facilitar a classificação das contas de transações e comunicar significados especiais.

Tipos de códigos:

Outro fator importante na criação de um SIC é a coleta e produção de informações contábeis, em que se deve levar inicialmente dados sobre os produtor de do sistema. Relatórios devem possuir informações para atender em necessidades de administração; relatórios para os investidores e credores; arquivos que contêm dados atuais das contas.

Exemplo de um relatório bastante útil seria o de mostrar o volume das vendas para produto, para tomada de decisão estratégica pela gerência.

Num SIC, as coletas de dados para a produção de relatórios é de fundamental importância e requer cuidados como a exatidão, pontualidade e eficiência em termos de custo. Daí, serem os documentos fontes uma base para gerenciar o fluxo de dados contábeis, eles determinam os tipos de dados a serem coletados, ajudam na obtenção de dados completos, servem como distribuidores de informações. Os documentos fontes ajudam a mentes, ou melhor, estabelecer a autenticidade dos dados contábeis.

O agrupamento de transações deve ser juntado de forma que haja a simplificação do processamentos das informações, daí surgem o processamentos dessas informações através de ciclos.

O ciclo da receita tem como objetivo obter um recebimento de caixa eficiente e pontual

Objetivos

Entradas (documento –fonte)

Saída(Relatórios)

O ciclo de receita inicia com as entradas do ciclo das recitas, vai causar saída do ciclo de receita e possui como resultado o relatório de cobranças a clientes.

Segue o diagrama de fluxo de dados do ciclo de processamento das receitas, com as seguinte identificação numérica:

1 – Relatório de análise de vendas

2 – Relatório de vencimento/devedores duvidosos

3 – Aviso de devolução de vendas

4 – Aviso de cheque e remessa

5 – Comprovantes de depósito e cheque

6 – Memorando de débito/crédito

7 – Previsão de entradas no caixa.

Ciclo de Receita

Ciclo de compra

Começa com a solicitação de um bem ou serviço e termina com o pagamento em dinheiro ao fornecedor. Tem como objetivo evidenciar transações relacionadas com a compra de bens e serviços, pagamentos do itens comprados e controle de estoque.

Objetivos:

Entradas(Documentos fontes)

Informações produzidas (Relatórios)

As típicas informações produzidas pelo ciclo de compras são os borderôr de cheques para pagamentos a fornecedores, relatórios de discrepância e previsão de necessidade de caixa.

Ilustração do fluxo de dados do ciclo de processamento das transações de compra no diagrama.

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