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Sistema de Informação Gerencial Contábil uma Ferramenta para Tomada de Decisão - Estudo de Caso Aplicado a Média Empresa

Autor:
Instituição: Univille
Tema: Sistema de Informação Contábil Gerencial

SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL/GERENCIAL COMO FERRAMENTA PARA A TOMADA DE DECISÃO: ESTUDO DE CASO APLICADO NA MÉDIA EMPRESA INDUSTRIAL

Joinville

2004

Agradecer a Deus, pelo dom da vida, conquista e ciência.

Aos meus Pais, sinto-me tão envaidecido de vós, pelo exemplo e esforço que talvez não saiba exprimir em palavras o especial carinho, o amor sincero e a gratidão que dedicaram.

Minha gratidão e homenagem a minha esposa e meus filhos e a todos aqueles que pela compreensão, abnegação ou pelo simples convívio ao longo destes anos, sempre presente com um sorriso amigo e um gesto de carinho.

Aos mestres, em especial o meu orientador específico Sr. Arnoldo Schmidt Neto e a professora Adelaide Maria Bogo Schmitt, por ser exemplo de dedicação, de doação, de dignidade pessoal e sobretudo de amor. Meu carinho e gratidão aos verdadeiros mestres, que souberam, além de transmitir seus conhecimentos, transmitiram sua experiência.


RESUMO

Este trabalho tem como objetivo demonstrar a grande utilidade dos Sistemas de Informações Contábeis/Gerenciais como ferramentas na tomada de decisão das empresas, utilizando como modelo uma empresa de médio porte como estudo de caso. O tema é de grande importância, uma vez que os sistemas de informações se tornam cada vez mais comuns dentro das empresas, o que auxilia todos os setores a trabalharem de forma integrada, com fornecimento simultâneo de informações, facilitando a gestão dos departamentos e da empresa como um todo. O SIG é visto, na atualidade, como sistema de apoio à gestão empresarial na tomada de decisão. Os assuntos que foram abordados nesse trabalho abrangeram num primeiro momento o SIG de modo generalizado, os relatórios gerados por esses sistemas e quais os seus papéis na decisão gerencial. Num segundo momento, a contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, seus objetivos, recursos utilizados, entre outras informações. Por fim, fez-se um estudo de caso mostrando qual o papel do Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa de médio porte, cujo objetivo foi demonstrar na prática como se comporta esse tipo de sistema no dia-a-dia da empresa selecionada. Assim, numa perspectiva diferente e de forma analítica, a contabilidade auxilia os gerentes das entidades em seu processo decisório. Este trabalho se destina a todos que vêem os sistemas de informações como auxiliadores na gestão das empresas e como instrumentos imprescindíveis no fornecimento das informações que alimentarão as atividades empresariais do século XXI.


INTRODUÇÃO

Este trabalho de monografia se concentra em pesquisar o Sistema de Informação Contábil/Gerencial e o seu papel como ferramenta auxiliadora na tomada de decisão das empresas. Tendo em vista que o mundo globalizado exige cada vez mais rapidez nas decisões e o gestor da atualidade precisa ser rodeado por todos os tipos de informações que lhe ajudem a optar sempre pela melhor alternativa na hora de tomar decisões.

Portanto, o presente trabalho tem como finalidade tratar do Sistema de Informação Gerencial, dando especial enfoque à Contabilidade como Sistema de Informação Gerencial, uma vez que essa possui grande valor estratégico para a análise no processo decisório, no controle, na continuidade e na competitividade das empresas industriais. O trabalho objetiva demonstrar na prática, através de um estudo de caso, como se comporta o Sistema de Informação Contábil/Gerencial dentro de uma empresa industrial de médio porte, quais as características desses sistemas, seus objetivos e os resultados alcançados.

Em pleno século XXI, falar de Sistemas de Informação agregados à Contabilidade Gerencial é sempre de grande importância, uma vez que são os dados contábeis que alimentam as necessidades informativas de uma série de usuários, como os setores da própria empresa, administração, gerência, acionistas, fornecedores, credores e os próprios funcionários. Todos utilizam-se de informações contábeis para a continuação e o bom andamento de suas atividades, sendo que os sistemas de informações agilizam essas informações, tornando-as mais precisas e organizadas.

A opção por pesquisar sobre esse tema veio da necessidade de demonstrar a real importância dos sistemas de informações dentro das empresas industriais, sendo que esses trabalham na busca pela excelência empresarial, pela redução do tempo das tarefas, pela precisão das informações.

A metodologia utilizada foi a pesquisa bibliográfica em livros especializados no assunto, baseado em textos de autores renomados, com leitura exploratória e seletiva, além de pesquisa em artigos de revistas periódicas e consultas a Internet. Para enriquecer o trabalho dessa monografia, optou-se por fazer um estudo de caso em uma empresa industrial de médio porte, localizada na cidade de Joinville.

O trabalho está disposto em três capítulos, sendo que o primeiro trata sobre o Sistema de Informação Gerencial em todas as suas peculiaridades. De uma forma mais geral, procurou-se esclarecer as informações sobre esses sistemas, sua forma de funcionamento e como tais sistemas transformam simples dados em informações preciosas para seus usuários.

O segundo capítulo foi destinado a tratar sobre a Contabilidade no contexto de Sistema de Informação, uma vez que o sistema contábil, após o processo de informatização, produz informações de grande utilidade aos gestores da empresa. O Sistema de Informação Contábil (SIC) é demonstrado, nesse segundo capítulo, de forma a deixar claro sua relevância no planejamento e no controle das informações sobre a Contabilidade da empresa.

O terceiro e último capítulo foi exclusivamente dedicado ao estudo de caso. Por meio desse estudo, pretende-se demonstrar como se comporta, na prática, o Sistema de Informação Gerencial na referida empresa, fazendo-se uma análise e avaliação desse sistema, não só em áreas de atuação isoladas, mas também na empresa como um todo, assim como os resultados obtidos.

Nas páginas a seguir, procurou-se contribuir para a elucidação desse assunto, expondo seus principais aspectos de forma clara e objetiva, para que o leitor possa compreender melhor a relevância dos Sistemas de Informação Contábil/Gerencial dentro das empresas brasileiras como ferramenta no processo decisório.

1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

O Sistema de Informação Gerencial (SIG), por princípio, desempenha um ativo papel de apoio à tomada de decisão, seja qual nível for. Criou-se o SIG a partir das necessidades gerenciais básicas, a partir do mundo real, do fato operacional, daquilo que acontece, ou que está planejado para acontecer no dia a dia da empresa.

Vive-se em uma sociedade onde a Tecnologia da Informação está presente de forma muito influente, onde praticamente todas as pessoas reconhecem a importância e os benefícios para a sociedade. Mesmo assim, existe ainda hoje uma grande barreira entre as pessoas e as Tecnologias da Informação pois, de maneira intuitiva, percebe-se que ela fará mudanças intensas em nosso modo de vida.

Neste capítulo são apresentados os principais aspectos conceituais de sistemas, informações, Sistema de Informação Gerencial e Sistema de Apoio à Decisão Gerencial.

A partir da apresentação desses conceitos é possível identificar e avaliar aplicação do Sistema de Informação Gerencial na organização como um todo. Isto porque toda empresa tem informação que proporciona a sustentação para as suas decisões, mas nem todas têm um sistema estruturado de informação gerencial que possibilita otimizar o seu processo decisório.

1.1 Sistemas

"Sistema é um conjunto de partes integrantes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função" (OLIVEIRA, 1993, p. 23).

Para Padoveze (2000, p. 42) "Sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou parte que integram, formando um todo unitário e complexo".

Segundo Cruz (2000, p. 53) "Sistema é a disposição das partes de um todo, que de forma coordenada formam estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades".

Todos têm em comum uma idéia de conjunto de partes interdependentes, interação de processo para um determinado objetivo. Em um sistema, colaboram vários componentes e estes precisam ter os objetivos claramente definidos para que todos os seus participantes entendam e possam interagir e planejar.

"Os componentes básicos que compõem um sistema são: objetivos do sistema, ambiente do sistema, saída do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema" (PADOVEZE, 1998, p. 25).

Os componentes de um sistema são, segundo Churchman (1972, p. 51):

a) os objetivos totais do sistema e, mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema interno;

b) o ambiente do sistema: as coações fixas;

c) os recursos do sistema;

d) os componentes do sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento.

Oliveira (1999, p. 24), assim define os componentes de um sistema:

a) objetivo do sistema;

b) entrada do sistema;

c) processo de transformação;

d) saída do sistema;

e) controle e avaliação do sistema;

f) realimentação ou feedback do sistema.

Apesar de algumas diferenças, as considerações desses autores são similares. A figura 1 apresenta os componentes de um sistema. As entradas têm a função de fornecer ao sistema as informações para serem processadas. O processo de transformação tem a função de processar estas entradas transformando-as em resultado (saída). A saída corresponde ao resultado do processo de transformação das entradas, analisando se elas estão de acordo ou coerentes com os objetivos estabelecidos, efetuando os controles e as avaliações de maneira adequada, ajustando ou modificando nas atividades de entrada ou processamento.

Figura 1: Componentes de um Sistema.

Fonte: Oliveira (1993, p. 24).

O sistema também pode ser considerado o núcleo central ou o foco de estudo dentro de um processo. Existem também os limites do sistema, dentro do qual se analisa como o ambiente influencia ou é influenciado pelo sistema.

1.1.1 Ambiente de um Sistema

Uma maneira de se entender o conceito de sistema é tentando entender o sistema em que se vive. Estamos rodeados de sistemas. O mais famoso e comentando é o sistema econômico, mas existem os sistemas de defesa, sistema solar, entre outros.

Cada área está separada de forma específica, os problemas e soluções são encontrados para cada um dos sistemas isoladamente deixando claro que estes vários sistemas não estão totalmente separados, todos eles convergem para um mesmo sistema, o que vivemos, nossa sociedade, nosso universo.

1.1.2 Sistemas Empresariais

A empresa por si já é um sistema, em conseqüência, um sistema de informação, o maior de todos, tendo em vista a sua complexidade de atividades e a grandiosidade de manipulação de informações diversas.

"O ambiente é representado por tudo aquilo que se situa fora dos limites do Sistema. É o conjunto de todos os demais Sistemas que fornecem e recebem dados do sistema em referência, e sobre os quais dificilmente podemos exercer alguma ação modificadora" (RICCIO, 1989, p. 25). "A empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade" (PADOVEZE, 1998, p. 30).

Pode-se dizer que a empresa tem uma missão com a sociedade, que consiste em otimizar a satisfação das necessidades humanas. A figura 2 mostra a empresa como um sistema aberto, ressaltando-se as diversidades e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa.

Figura 2: Empresa Como um Sistema Aberto.

Fonte: Padoveze (1998, p. 31).

O sistema empresa é um dos mais complexos e sua divisão em subsistemas pode ser enfocado de várias maneiras. No enfoque de Catelli e Guerreiro apud Padoveze (1998, p. 34) o sistema empresa se divide em seis subsistemas, como segue:

a) subsistema Institucional;

b) subsistema de Gestão;

c) subsistema Formal;

d) subsistema Social;

e) subsistema de Informação;

f) subsistema Físico-operacional.

a) Subsistema Institucional - O subsistema institucional é a matriz dos demais subsistemas da empresa, compreende a definição da missão, visão, crença e valores. Da Missão, crença e valores a empresa define seu modelo de gestão.

b) Subsistema de Gestão - É no subsistema de gestão que as decisões são tomadas. Compreendendo um conjunto

de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações, quais sejam: de análise do ambiente externo e interno, elaboração do planejamento estratégico e das diretrizes e políticas estratégicas, controle etc.

c) Subsistema Formal - Corresponde a estrutura administrativa da empresa, de autoridade e responsabilidade. É no subsistema organizacional onde as tarefas e atividades são agrupadas em setores, departamentos ou divisões. É importante ressaltar que o subsistema formal recebe impacto substancial do subsistema de gestão, principalmente no tocante à definição das questões de responsabilidade e autoridade que, por sua vez, irão impactar no Subsistema Social.

d) Subsistema Social - Compreende os indivíduos que fazem parte do sistema empresa, bem como toda a cultura, características e demais aspectos relacionados às pessoas (necessidade dos indivíduos, criatividade, objetivos individuais, motivação, liderança, treinamento etc.).

e) Subsistema de Informação - Compreende todo o conjunto de necessidades informacionais para os gestores, sendo esta a sua principal matéria prima.

f) Subsistema Físico-operacional - Compreende as instalações físicas e equipamentos do sistema empresa. A estruturação deste subsistema está fundamentalmente ligada aos produtos e serviços produzidos pela empresa, possibilitando a maior quantidade de ações para obter a redução dos custos e maximização do lucro.

1.2 Gestão de Dados e Informações

A gestão de dados e informações com seus respectivos recursos é parte integrante da Tecnologia da Informação. Estes também são subsistemas especiais do Sistema de Informação global da empresa.

"Os dados, quando a eles são atribuídos valores, transformam-se em informações. A gestão de dados e informações compreende atividades de guarda e recuperação de dados, níveis e controle de acesso das informações" (NORTON, 1996, p. 58).

1.2.1 Dado

"Dado é qualquer elemento identificado de sua forma bruta que, por si só, não conduz uma compreensão de determinado fato ou situação" (OLIVEIRA, 1999, p. 36). Segundo Stair (1998, p. 4) "Dados são fatos em sua forma primária, como por exemplo, nome de um empregado, número de horas trabalhadas em uma semana".

1.2.2 Informação

"Informação é o dado trabalhado que permite ao executivo tomar decisões" (OLIVEIRA, 1993, p. 34). "É o resultado do tratamento dos dados existentes acerca de alguém ou de alguma coisa" (CRUZ, 2000, p. 53). Stair (1998, p. 4) assim definem: "informação é um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si".

Pode-se dizer que, informação é o dado trabalhado que permite ao gestor tomar decisões. A informação seria o resultado da análise da capacidade de produção, custo de venda de produtos, produtividade dos funcionários etc. Ao serem utilizadas pelos gestores, podem afetar ou modificar o comportamento existente na empresa, bem como o relacionamento entre as suas várias unidades organizacionais.

Conforme Stair (1998, p. 4) a informação para ser valiosa para os gestores e tomadores de decisão, deve ter as seguintes características:

a) precisas - não tem erros;

b) completa - contém todos os fatos importantes;

c) econômica - deve ser de produção relativamente econômica;

d) flexível - pode ser utilizada para diversas finalidades;

e) confiável - pode ser dependente;

f) relevante - é importante para o tomador de decisão;

g) simples - não pode ser exagerada e nem complexa;

h) em tempo - é enviada quando necessária;

i) verificável - pode-se checá-la.

O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis e a eficiência na utilização do recurso da informação é medida pela relação do custo para obtê-la e o valor do benefício do seu uso.

1.3 Sistema de Informação Gerencial (SIG)

"Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados" (OLIVEIRA, 1993, p. 39).

"Um SIG fornece aos administradores, informações úteis para obter um feedback para várias operações empresariais" (STAIR, 1998, p. 208).

Nas empresas sempre houve um mecanismo de controle de informação. Com o tempo, este mecanismo foi sendo aprimorado até chegar ao estado formal e denominado como sendo um sistema para controlar as informações.

1.3.1 Tipos de Relatórios Gerenciais

Segundo Stair (1998, p. 209) o mecanismo de saída de informação em um SIG é um relatório. É através da análise destes relatórios que os administradores avaliam o funcionamento da empresa. Alguns tipos de relatórios usados são:

a) Relatórios Programados - São relatórios pré-especificados, utilizados pelos gerentes regularmente. São emitidos diariamente, semanalmente ou mensalmente. Contém informações de uso contínuo, como demonstrativos de venda. Por exemplo um gerente de produção poderia usar um relatório resumido semanal e ou mensal que liste os custos totais de folha de pagamento para monitorar e controlar os custos da mão de obra das tarefas.

b) Relatórios por Solicitação - São relatórios emitidos quando se quer uma informação específica. Podem ser obtidos pelos gerentes sempre que necessário, sem ter que esperar pelos relatórios programados. Por exemplo, solicitação de um relatório para saber os níveis de estoque de um determinado produto ou grupo de produtos.

c) Relatórios de Exceção - São relatórios produzidos quando algum acontecimento incomum acontece. Podem estar programados para serem gerados periodicamente, apenas com as informações dos acontecimentos incomuns. Um relatório de exceção é sempre um alerta para os gerentes de que alguma coisa está errada, como por exemplo, relatório dos produtos, em ponto de pedido. O ponto de pedido indica o nível de estoque, que atingindo, deve imediatamente acionar um pedido de compra ou uma ordem de fabricação.

1.3.2 Importância dos Sistemas de Informações Gerenciais para as Empresas

Avaliar a importância e benefícios que um SIG traz para uma empresa é muito difícil. Segundo Oliveira (1999, p. 45):

Pode-se afirmar que o sistema de informação gerencial, sob determinadas condições proporciona os seguintes benefícios para as empresas:

a) redução dos custos das operações;

b) melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

c) aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;

d) melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

e) melhores projeções dos efeitos das decisões;

f) redução do grau de centralização de decisões na empresa;

g) melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;

h) redução dos custos operacionais e outros.

Alguns benefícios podem ser medidos, como a redução de custos operacionais, redução de mão-de-obra burocrática, aumento dos lucros. Mas outros, como o aumento do nível de motivação das pessoas e outros pontos de caráter pessoal são relativos. Mas os benefícios são muitos. Eles fornecem as informações corretas à pessoa certa, da maneira certa e na hora certa. Promovendo a tomada de decisão correta, gerando assim, resultados no funcionamento e crescimento da empresa.

Para que a empresa possa usufruir das vantagens básicas do Sistema de Informação Gerencial é necessário que alguns aspectos sejam observados, dentre os quais podem ser citados, conforme Oliveira (1999, p. 46):

a) o envolvimento adequado da alta administração e média administração com o SIG. O executivo deve lembrar-se de que o SIG é um instrumento básico para resultados;

b) a competência por parte das pessoas envolvidas no SIG. Isso porque, antes de ser um sistema com um conjunto de relatórios, exige uma competência intrínseca às pessoas que irão utilizá-lo;

c) a atenção específica ao fator humano da empresa;

d) a habilidade dos gestores da empresa em tomar decisões com base em informações;

e) o apoio catalisador de um sistema de controladoria (contabilidade, custos e orçamentos);

f) o apoio global dos vários planejamentos da empresa;

g) a existência de dados e informações relevantes e atualizadas; e

h) a adequada relação custo versus benefícios.

Sem o envolvimento da alta e média administração e, se os gestores não o utilizarem como um instrumento básico para o processo decisório e de apoio à otimização dos resultados, o SIG perde a sua eficácia.

"O Sistema de Informação Gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integradas e capazes de gerar informações necessárias ao processo decisório" (OLIVEIRA, 1999, p. 46).

"Muitas organizações estão estruturadas por áreas funcionais. Isto é geralmente mostrado no organograma da empresa que, caracteristicamente apresenta o presidente e o vice-presidente em hierarquia. Algumas das áreas funcionais tradicionais são as de Contabilidade, Finanças, Recursos Humanos, Industrial, Marketing e outras áreas funcionais. (...) SIG é uma coleção integrada de sistemas de informações funcionais, cada um dando suporte as áreas funcionais específicas" (STAIR, 1998, p. 212).

A figura 3 visualiza melhor esta relação.

Figura 3: Sistema de Informação Gerencial.

Fonte: Stair (1998, p. 212).

A área funcional da Contabilidade executa inúmeras atividades importantes, fornecendo informações agregadas sobre Contas a Pagar, Contas a Receber, Compras, Faturamento, Tesouraria, Custo de Produção, Controle Patrimonial, Balanço Patrimonial e Demonstrações de Resultado, que são usadas pela maioria dos outros sistemas gerenciais.

O Financeiro fornece informações a todos os administradores dentro de uma organização, como: análise das atividades financeiras, projeções às necessidades financeiras futuras, monitoramento e controle do uso de recursos através do tempo.

Os Recursos Humanos incluem a análise e o planejamento da força do trabalho, a contratação e o treinamento.

No Industrial incluem-se programações da produção planejamento de necessidades de materiais, controle de estoque, de processos e de qualidade.

O Marketing dá apoio à atividade administrativa e industrial. Baseia-se em fontes externas de dados. Incluem concorrência, clientes, jornais, revistas e outras publicações.

Pode-se considerar que o processo de transformação de dados em informação se caracteriza como um sistema de informação. E, quando esse processo está voltado para a geração de informações que são necessárias e utilizadas no processo decisório da empresa, diz-se que este é um Sistema de Informação Gerencial.

1.4 Sistema de Apoio à Decisão Gerencial – (SAD)

"A palavra decisão é formada por de (que em latim significa parar, extrair, interromper) que se antepõe à palavra caedere (que significa cindir, cortar). Tomada ao pé da letra, a palavra decisão significa parar de cortar ou deixar de fluir" (GOMES, GOMES e ALMEIDA, 2002, p. 11).

Uma decisão precisa ser tomada sempre que possui mais de uma alternativa para a sua solução. Mesmo quando, para solucionar um problema, possui uma única ação a tomar, temos a alternativa de tomar ou não essa ação. Decisões são necessárias quando uma oportunidade ou problema existe, ou quando algo não é o que deveria ser, ou ainda, quando existe uma oportunidade de melhorar ou otimizar. Alguns autores afirmam que decidir é posicionar-se em relação ao futuro.

Segundo Stair (1998, p. 233) os Sistemas de Suporte à Decisão (SSD), apresentam algumas características que lhes proporcionam o potencial para serem uma eficaz ferramenta de apoio gerencial, como segue:

a) obter e processar dados de fontes diferentes;

b) proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação;

c) possuir orientação tanto textual quanto gráfica;

d)  executar análises e comparações complexas e sofisticadas;

f) dar suporte às abordagens de otimização, satisfação e heurística [método de perguntas e respostas para encontrar a solução de vários problemas]; e

g) executar análises de simulações e por metas.

A seguir, apresentam-se esclarecimentos quanto à característica do SSD, extraídos de Stair (1998, p. 233):

De modo geral, um sistema de Suporte à decisão pode manipular grandes volumes de dados, por exemplo, sistemas avançados de gerenciamento de bancos de dados permitem que tomadores de decisões busquem informações em bancos de dados quando utilizam um SAD. Um SAD também é bastante flexível para resolver problemas onde é necessário apenas um pequeno volume de dados.

Obter e processar dados de fontes diferentes: Algumas fontes de dados podem

residir em bancos de dados de computadores pessoais; outras podem estar localizadas em diferentes sistemas em computadores de grande porte ou em redes. 

Proporcionar flexibilidade de relatórios e de apresentação: Uma das razões pelas quais os SAD foram desenvolvidos foi porque os Sistemas de Informações Gerenciais não eram suficientemente flexíveis para satisfazer totalmente a gama de necessidades que os tomadores de decisões tinham em termos de problemas ou de informações. (...) Os gerentes podem obter as informações que desejam, apresentadas no formato que preenche suas necessidades. 

Dar suporte às abordagens de otimização, satisfação e heurística: No caso de problemas menores, os sistemas de suporte à decisão têm a capacidade de encontrar a melhor solução (solução ótima). No caso de problemas mais complexos, são utilizadas abordagens de satisfação ou heurística. Com a satisfação e a heurística, o sistema de computador pode encontrar uma solução muito boa não obrigatoriamente a melhor. Dando suporte a todos os tipos de abordagens à tomada de decisão, um SAD oferece ao tomador de decisões uma grande flexibilidade na obtenção de ajuda computacional nas atividades de tomada de decisão.  

Executar análises de simulações e por metas: A análise de simulações é o processo de fazer modificações hipotéticas aos dados do problema e observar os impactos nos resultados.

A análise de atingimento de metas é o processo de determinação dos dados do problema requeridos para um certo resultado. Por exemplo, um gerente financeiro está considerando um investimento com uma certa renda líquida mensal. Além disso, o gerente pode ter a meta de obter um retorno de 9% no investimento. O processo de atingimento de metas permite que o gerente estabeleça que renda líquida mensal (dados do problema) é necessária para obter um retorno de 9% (resultado do problema).

Nesse sentido, Riccio (1989, p.160) na figura 4, mostra o processo de decisão em suas diversas fases, bem como a ação do Sistema de Suporte à Decisão.

Figura 4: Relacionamento entre o Processo de Tomada de Decisão, Sistema de Suporte à Decisão e o Sistema de Informação Contábil.

Fonte: Riccio (1989, p. 57).

Tomar decisões consiste em várias atividades diferentes, Laudon e Laudon (2001, p. 68) descreveram quatro estágios diferentes na tomada de decisão: inteligência, projeto, escolha e implementação. A figura 5 mostra estes estágios na tomada de decisão.

Figura 5: Processo de Tomada de Decisão.

Fonte: Laudon e Laudon (2001, p. 68).

Este processo consiste na identificação do problema, projeta as possíveis soluções, efetua os cálculos dos custos das suas conseqüências e oportunidades e escolhe uma alternativa.

a) inteligência consiste na identificação e compreensão de problemas ocorridos da organização. Porquê do problema, onde e com que efeito;

b) projeto Consiste em projetar as possíveis soluções dos problemas;

c) escolha consiste na escolha entre as soluções alternativas, efetuando cálculo de todos os custos, conseqüências e oportunidades;

d) implementação, Ação da decisão (pôr em prática). Em geral os estágios da tomada de decisão não são necessariamente seguidos de maneira linear. Por exemplo: Uma decisão implementada, pode ter que voltar atrás em algum ponto do processo, por não satisfazer as necessidades para o problema particular.

De acordo com as definições dos autores elencados pode-se definir que decisão é um processo de colher informação, efetuar a identificação da situação, buscar possíveis alternativas de solução, comparar as alternativas, classificar os riscos e depois, fazer a escolha entre as alternativas.


2 CONTABILIDADE COMO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

O ponto fundamental da Contabilidade Gerencial é o uso da informação contábil como ferramenta para a administração. Para que essa informação seja usada no processo de administração é necessária que seja desejável e útil para as pessoas responsáveis pela administração da entidade.

A contabilidade se caracteriza, essencialmente, por ser a ciência do controle. Neste sentido implica um processo de acompanhamento e controle de todas as fases do processo decisório e de gestão, provendo informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários.

Nesse contexto, a escolha e aplicação de ferramentas que possam se adequar à análise do desempenho econômico e financeiro de uma média empresa do ramo industrial pode ser a chave fundamental para o seu sucesso, mas sua má interpretação pode levar ao fracasso.

Portanto, pelo fato da contabilidade utilizar-se diariamente do Sistema de Informação para o controle e acompanhamento do processo operacional contábil, esse capítulo dedica-se a expor o posicionamento do sistema dentro da Contabilidade. Um enfoque especial será dado ao Sistema de Informação como principal auxiliador na tomada de decisão contábil. Será visto com maior atenção o Sistema de Informação Contábil (SIC), seus objetivos, o ambiente em que é desenvolvido, seus limites e os recursos do SIC. Além disso, será visto como é feito o planejamento e o controle das informações contábeis dentro desse contexto.

2.1 Contabilidade como Sistema

"A contabilidade gerencial pode ser caracterizada, superficialmente, como um enfoque especial conferido a várias técnicas e procedimentos contábeis já conhecidos e tratados na contabilidade financeira" (IUDÍCIBUS , 1987, p. 15). Padoveze (1998, p. 104) comenta que a contabilidade financeira, também chamada de contabilidade geral está essencialmente ligada aos princípios de contabilidade, geralmente aceitos. A contabilidade gerencial está ligada à necessidade de informação para o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão.

Nesse sentido, Riccio (1989, p. 92) ressalta que a Contabilidade, utilizando o Método das Partidas Dobradas, permite a criação de um registro padrão que expressa uma relação de causa e efeito, isto é, mostra o processo de transferência de valores entre os diversos ciclos operacionais da empresa, permitindo aos gestores terem uma visão dinâmica das operações executadas e não somente "estática", como acaba parecendo àqueles que manuseiam os relatórios, tomando decisões que modificam a posição da empresa no presente e no futuro.

2.1.1 Sistema de Informação Contábil (SIC)

Definições gerais de sistemas constituem uma abordagem relativamente trivial na sua forma, mas na essência provocam grandes discussões pela abrangência da sinergia esperada dos subsistemas quanto às operações e decisões propiciadas e os objetivos pretendidos pela organização através do enfoque sistêmico.

Para existir sinergia entre as funções executadas através dos componentes e as necessidades de informações dos gestores, Riccio (1989, p. 3) ressalta que:

Tanto no processo de investigação acadêmica quanto na experiência observada em inúmeras empresas, temos constatado várias situações que nos motivaram a levantar uma série de questões como as que se seguem:

a) quais são os objetivos a serem cumpridos por um Sistema de Informação Contábil?

b) qual a abrangência do Sistema de Informação Contábil e quais são os seus componentes?

c) que ponto o Sistema de Informação Contábil pode atender as necessidades totais de uma empresa quanto a: a) Fornecimento de Informações; b) Suporte as decisões e,

d) quais as características favoráveis e desfavoráveis em relação a esses fins?

Observa-se nas literaturas pertinentes que essas perguntas ainda não estão plenamente respondidas, fato que pode provocar dificuldades na eficácia do SIC, justamente por não atentar para a área de abrangência em termos de controle de gestão, mensuração do lucro e suporte à administração, aspectos estratégicos quanto ao seu entendimento e conseqüente funcionamento.

Segundo Nash apud Riccio (1989, p. 43) a avaliação da performance empresarial por intermédio do SIC inicia-se pela incorporação no sistema de dados estatísticos e elementos expressos em termos não monetários. Afirma ainda que, muitos observadores "vêem a função da contabilidade penetrando na área de suporte à tomada de decisões, abrangendo a análise e a previsão de dados de uma grande variedade de fontes e ainda fazendo uso de técnicas de modelagem avançadas".

O fato de se constituir em suporte à decisão é uma característica fundamental para qualquer Sistema de Informação que pretenda ser útil à gestão empresarial. Nesse caso deve-se considerar o SIC como o maior componente do SIG, pois absorve todas as atividades que possam ser mensuráveis monetariamente.

Uma informação originada no SIC pode contribuir para o processo decisório quando evidencia dados financeiros e operacionais sobre atividades, processos, unidades operacionais, produtos, serviços e clientes da empresa, por exemplo, o custo calculado de um produto, de uma atividade ou de um departamento relativo a um período de tempo recente.

Quanto ao atendimento do processo decisório, os níveis de decisão devem estar classificados nas atividades gerenciais em categorias que atendam o nível estratégico, tático e operacional na empresa.

Com relação aos objetivos do Sistema de Informação Contábil, segundo o entendimento de diversos autores, como Riccio (1989, p. 57), por exemplo, considera que existe um entendimento unânime em reconhecer que apesar de ter ainda como principal característica à mensuração monetária, o SIC deve fornecer informações não monetárias a todos os usuários que delas necessitem. Afirma que a Informação Contábil é instrumento para o processo de tomada de decisão nos diversos níveis da organização.

De acordo com Churchman (1972, p. 51) para modelar um SIC deve-se levar em conta que as "considerações básicas que o cientista julga devem ser conservadas na mente do analista quando se pensa sobre o significado de um Sistema (o que identificar) são: Objetivo, Ambiente, Limites, Recursos e Administração do Sistema".

"Os métodos da contabilidade financeira e da gerencial foram desenvolvidos para diferentes usuários das informações financeiras. Há, contudo, numerosas similaridades e áreas de sobreposição entre os métodos da contabilidade financeira e gerencial" (PADOVEZE, 2000, p. 31). O quadro 1 mostra esta comparação entre os dois métodos.

Fator

Contabilidade Financeira

Contabilidade Gerencial

Usuários dos relatórios

Externos e internos

Internos

Objetivos dos relatórios

Facilitar a análise financeira para as necessidades dos usuários externos.

Facilitar o planejamento, controle, avaliação de desempenho e tomada de decisão internamente.

Forma dos relatórios

Balanço Patrimonial, Demonstração das Origens e Aplicação dos Recursos e Demonstração das Mutações Patrimoniais.

Orçamento, relatórios de desempenho e de custos, para facilitar a tomada de decisão.

Freqüência dos relatórios

Anual, trimestral e ocasionalmente mensal.

Quando necessário pela administração.

Custos dos valores utilizados

Histórico (passado).

Histórico, esperado e previstos.

Base de mensuração usados para quantificar os dados

Moeda Corrente.

Várias moedas, índices e outros.

Restrição das informações fornecidas

Princípios Contábeis Geralmente Aceitos.

Não há restrição, exceto as determinadas pela administração.

Característica da informação fornecida

Deve ser objetiva, verificável, relevante no tempo.

Relevante no tempo, podendo ser subjetiva, possuindo menos verificabilidade e menos precisão.

Perspectiva dos relatórios

Orientação histórica.

Orientada para o futuro, para facilitar o planejamento, controle, definir metas, avaliar os resultados reais.


Quadro 1: Comparação entre Contabilidade Financeira (geral) e a Contabilidade Gerencial.

Fonte: Padoveze (2000, p. 31).

Comparando os dois métodos, pode-se dizer que a contabilidade gerencial é relacionada com o fornecimento de informações para os administradores, responsáveis pela direção e controle de suas operações. A contabilidade financeira está relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, fisco, credores e outros que estão fora da organização.

2.1.1.1 Objetivo do SIC

O objetivo de um Sistema de Informação Contábil é prover informações financeiras e não financeiras aos diversos usuários e servir como peça fundamental do SIG da empresa, segundo Riccio apud Padoveze (1998, p. 115). As premissas conceituais da contabilidade ainda não alcançaram em sua plenitude uma base teórica constituída, diferentes variáveis e hipóteses referentes à mensuração, de forma objetiva, de fatos patrimoniais que proporcionem informações não financeiras. Estas informações evidenciam fatores físicos, como quantidade e qualidade dos funcionários, quantidades e aspectos estratégicos dos estoques, benefícios da terceirização de processos, entre outras.

Sobre os objetivos do SIC, neste enfoque, aliado aos objetivos de outros subsistemas, o quadro 2 apresenta os objetivos básicos, isto é, os que qualquer SIC deverá executar:

SISTEMAS DE CONTABILIDADE E DE FINANÇAS PADRONIZADAS

Sistema/aplicação

Objetivo

Contabilidade
Contas a Receber Monitorar o dinheiro devido à empresa; emitir cobranças.
Contas a Pagar Monitorar os débitos da empresa.
Livro Razão Resumir as contas da empresa utilizadas para preparar balanços contábeis e declarações de rendimentos.
Folha de Pagamento Gerenciar os registros de pagamentos e emitir contra cheques.
Finanças
Gerência de caixa Monitorar as receitas e despesas da empresa.

Processamento de empréstimos

Monitorar as transações de empréstimos a clientes, empréstimos comerciais e transações com cartões de créditos; Calcular juros e emitir declarações de faturamento.
Processamento de cheques Monitorar os depósitos e pagamentos de contas de cheques; Emitir declarações sobre as atividades e balanços das contas de cheques.
Comércio de papéis negociáveis Monitorar a compra e venda de ações.

Quadro 2: Objetivos Básicos do SIC.

Fonte: Laudon e Laudon (1999, p. 297).

2.1.1.2 Ambiente do SIC

A contabilidade configura um meio pelo qual o empresário pode controlar, dentro dos limites

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