Reengenharia dos Processos

Autor:
Instituição: FATEC
Tema: Organização, Sistemas e Métodos

REENGENHARIA DOS PROCESSOS

2003


1. CONCEITOS BÁSICOS

A reengenharia pode ser entendida como um reprojeto total dos processos do negócio de uma empresa, abrangendo os seguintes aspectos:

  • o modo como o trabalho é executado;
  • as técnicas de gerenciamento;
  • os gerentes e empregados;
  • os valores e crenças;
  • o controle dos procedimentos;
  • a organização;
  • o negócio em nível global da organização.

Hoje, cada departamento vê e entende somente suas próprias tarefas, sem conectá-las com os produtos finais e metas da organização. Porém, torna-se necessário criar uma consciência nas pessoas, atentando para os aspectos da qualidade, custos e atendimento.

O uso cada vez mais intenso do conhecimento, da globalização da economia, das pressões dos clientes e competidores, das mudanças nas políticas governamentais e na democratização da informação, são os fatores que impulsionarão a gestão das organizações na direção de uma mudança radical, baseada nos seguintes fatores: Pessoas, Processos do Negócio, Tecnologia de Informação.

Áreas-chave para se alcançar o sucesso nos negócios:

  • Recursos Humanos: comprometimento das pessoas envolvidas no processo;
  • Processos do Negócio: eliminação das tarefas que não agregam valor;
  • Tecnologia de Informação: principal fator de promoção das mudanças culturais, organizacionais e de gestão.

Algumas organizações estão verificando que a introdução da qualidade total nos seus processos não é o suficiente e estão repassando todos os seus processos. É evidente que a mudança requer o repensar das funções e processos, através de uma reengenharia completa destes. A principal razão para tantas histórias de falha na aplicação da reengenharia, tem sido a não-observância de algumas regras chave para o processo, sendo estas:

  • uma efetiva reengenharia dos processos somente pode ser iniciada pelo principal executivo da organização;
  • a reengenharia depende muito da motivação das pessoas.

Para a melhoria da competitividade é necessário criar uma nova consciência nas pessoas, atentando para os aspectos de qualidade, custo e atendimento.


2. O GERENCIAMENTO PELA QUALIDADE TOTAL E A REENGENHARIA DOS PROCESSOS

Durante a década de 80, enquanto o mercado demandava uma mudança rápida, algumas empresas implantaram o GQT (Gerenciamento pela Qualidade Total), porém, não estava sendo suficiente já que era um processo lento e gradual. Para resolver este problema, foi introduzida a técnica de reengenharia dos processo de negócio (RPN).

GQT: processo contínuo, o qual fornece uma sólida base para a produção de melhores bens e serviços, a partir da melhoria contínua dos processos produtivos. A liderança do principal executivo da organização é de fundamental importância.

RPN: redesenho dos processos a partir do nada, reinventando a forma de produzir bens e serviços, considerando as tecnologias atualmente disponíveis. As principais gerências da organização definem as novas formas de executar as tarefas e quais os recursos que devem ser utilizados.

A reengenharia é caracterizada por possuir objetivos ambiciosos, que representarão melhorias em mais de 50% em termos de custos, qualidade ou atendimento.


3. POR QUE UTILIZAR A TÉCNICA DE REENGENHARIA?

A utilização da reengenharia pode alcançar um ou mais dos seguintes objetivos:

  • aumentar a velocidade dos processos produtivos.
  • reduzir os custos através da redução do trabalho, mas não necessariamente das pessoas.
  • melhorar a disponibilização dos serviços para os clientes.
  • melhorar a qualidade dos bens e serviços.
  • aumentar as vendas.
  • enfrentar as pressões de mercado.
  • enfrentar as pressões dos clientes.

Normalmente, a implementação de reengenharia é iniciada quando as gerências percebem que a organização está se tornando incapaz de manter ou aumentar sua fatia de mercado, não sendo possível sua sobrevivência sem uma drástica mudança.


4. COMO INICIAR A REENGENHARIA EM UMA ORGANIZAÇÃO

A Visão Estratégica dos Negócios

A Visão Estratégica de uma organização é fundamental, pois somente assim haverá condições de todos na organização poderem caminhar em uma única direção. É muito importante todos terem total consciência dos princípios básicos que regem a gestão dos seus negócios, incluindo entre os princípios básicos da organização a visão, a missão e as suas crenças e valores.

Fases da Reengenharia

A reengenharia deve sempre começar pelo maior nível de decisão da organização, envolvendo ou sendo liderada pelo seu principal executivo, pois a necessidade de introduzir mudanças radicais só pode ser decidida pelo topo da organização.

Para iniciar a reengenharia, deve-se ter um problema real que virá da análise de fatos e dados relativos à: Clientes, Competidores, Receita, Custos, Qualidade, Serviços, e particularmente Tempo e Produção de Bens e Serviços.

Nunca aplique a reengenharia em somente parte do processo. Para ser efetiva, e evitar que sejam criados novos problemas na organização, a reengenharia deve ser aplicada tendo a visão de toda a cadeia produtiva da organização.

Após a definição da área a passar por uma reengenharia, as seguintes ações devem ser tomadas:

  • criação do comitê diretivo para reengenharia
  • criação do comitê executivo, formado por diversos grupos de reengenharia.

Comitê diretivo: formado pelos principais executivos da organização, incluindo representantes de cada função relevante, uma consultoria externa e também pessoas fora do ambiente de decisão.

Comitê executivo: formado pelos executivos e profissionais de reconhecida capacitação técnica e habilidade no relacionamento interpessoal e multifuncional.

Ações a serem tomadas:

  • Definir a cadeia produtiva da organização
  • Identificar os principais e mais críticos processos da organização.
  • Destes processos, selecionar os dez considerados mais críticos.
  • Destes dez processos selecionados críticos, selecionar os cinco considerados fundamentais para a organização.
  • comitê diretivo deverá definir um comitê executivo para cada um dos cinco processos fundamentais para a organização.

A análise de cada processo pelos comitês executivos deve dar atenção especial às seguintes questões:

  • garantir um mínimo de interfaces entre os principais processos
  • informações que não agregam valor ao processo devem ser eliminadas
  • a verificação de que o grupo responsável pela reengenharia é adequado deve ser permanente

Uma análise mais simples deve ser suficiente para entender como o processo funciona. Os próximos passos já serão os relativos à análise do problema partir da técnicas de brain-storming e assimilação.

Brain-storming: reuniões onde todas as idéias devem ser escritas num quadro. Cada participante deve ser capaz de expressar sua idéia sem qualquer tipo de restrição.

Assimilação: após o brain-storming eliminar as idéias consideradas absurdas. Assim, novas formas de organizar os processos produtivos poderão ser preparadas, procedendo-se à implantação de um projeto piloto, para teste da validade da nova forma de realizar as tarefas.

Para ser eficaz e evitar novos problemas na organização, a reengenharia dos processos deve ser realizada considerando todos os processos atualmente executados na organização.


5. A CHAVE DO SUCESSO DOS PROJETOS DE REENGENHARIA

A organização por processo, em vez de ser por função, deve ser complementada pela informação dos processos, especialmente considerando a implementação de controles automáticos, como parte dos processos.

No caso das grandes corporações, a estratégia de downsizing, significando a conexão de todos os microcomputadores, estações de trabalho e seus periféricos em rede, com a liberação total ou parcial dos grandes computadores (mainframes), tem sido a impulsionadora de uma mudança cultural, atuando como um facilitador da reengenharia de processos até então arcaicos e dependentes de uma estrutura monolítica e ultrapassada.

A tecnologia de informação é uma das principais chaves para o sucesso no desempenho das organizações quando utilizada de forma alinhada com os negócios da organização.


6. GERENCIANDO MUDANÇAS DRÁSTICAS

A aplicação de reengenharia introduz mudanças drásticas, que, inicialmente, podem ser difíceis de assimilar. Esta assimilação será facilitada se os seguintes princípios básicos forem observados:

  • A definição de um processo deve estar sempre relacionada a um produto ou serviço bem definido.
  • Cada pessoa em um processo deve dar contribuição consistente com os objetivos do processo.
  • Controle das tarefas e processo deve ser realizado através de sistemas informatizados, não por pessoas.
  • Os dados utilizados pelo processo devem ser criados e armazenados em um sistema de informações e sempre que possível isto deve ser feito em uma única vez.
  • Processo de decisão deve ser desenvolvido, tanto quanto possível, no mesmo local onde o trabalho é executado.
  • Em vez de o trabalho ser executado de forma seqüencial, deve, sempre que possível, ser executado de modo paralelo.
  • As regras até então definidas devem ser quebradas, e as crenças vigentes devem ser ignoradas.
  • as transformações culturais devem ser adequadamente gerenciadas, mantendo-se todas as pessoas informadas sobre as mudanças que estão para vir.
  • Os objetivos devem ser ambiciosos.
  • Sistemas de informação devem ser utilizados para a promoção do negócio da organização e não como um simples suporte para os processos do negócio.
  • Os recursos existentes devem ser considerados de uma forma global e não de um modo setorial e local.
  • Deve-se sempre tentar reduzir o trabalho e não o número de pessoas.


7. FALHAS NA APLICAÇÃO DA REENGENHARIA DOS PROCESSOS

Recomendações para se evitar falhas na aplicação da reengenharia dos processos:

  • A reengenharia deve ser iniciada pelos pequenos processos.
  • Os resultados obtidos devem ser amplamente divulgados.
  • As pessoas eliminadas no processo de reengenharia devem ser realocadas aos novos processos já transformados.
  • A reengenharia, deve ser feita passo a passo.

As razões da falha dos processos de reengenharia podem ser várias. As mais importantes são as listadas a seguir:

  • Falta de suporte do principal executivo da organização.
  • Resistência à mudança.
  • Falta de recursos para implementar as mudanças.
  • Necessidade de novas tecnologias, não ainda assimiladas pela organização, ou ainda não disponíveis.
  • Curto espaço de tempo para maturação.
  • Desconsiderar as crenças e valores da organização.
  • Envolvimento dos recursos humanos no processo de forma inadequada.

Muitas pessoas vêem a reengenharia dos processos com restrições, como uma ameaça e não como oportunidade, gerando resistência para a mudança.


8. BIBLIOGRAFIA

Tecnologia de Informação e Mudança Organizacional

Autores: Rodriguez e Ferrante.

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