Amigo Nerd.net

Auditoria de Estoque

Autor:
Instituição:
Tema: Marketing

AUDITORIA DE ESTOQUE

SÃO JOSE DOS CAMPOS

2003


Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle.

Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessário. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades.

Importância:

A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital importância. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar desde a empresa, até mesmo a economia nacional.

Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como:

Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser mais bem informado e melhor preparado para o seu serviço de forma satisfatória.

Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados.

Um dos índices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques.

A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc.

O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário e também importante, é a verificação dos procedimentos de compras.

O auditor deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade.

A Auditoria pode ser:

A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa.

O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas, os planos, procedimentos e registros.

Procedimentos de auditoria:

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade.

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico.

Documentos originais.

Cálculos.

Escrituração.

Pontos Fundamentais:

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar:

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

Características:

O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.

Alicerces:

As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:

O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões etc.

Questionário De Controle Interno De Estoque:

 

Sim/Não

1. O responsável pelos estoques é o estoquista?

 

2. As precauções contra roubo são adequadas (cerca, portões, portas, janelas, grades, balcões, etc.)?

 

3. Os seguintes materiais têm inventário periódico rotativo? Materiais de almoxarifado Medicamentos Gêneros Outros materiais (especificar)

 

4. Os materiais comprados são entregues em um departamento de recebimentos?

 

5. O relatório diário de entrada de mercadorias é preenchido pelo departamento de recebimento ou pelos setores de estoques?

 

6. Os setores de estoques só processam saídas de materiais, exclusivamente contra requisições?

 

7. Fazem-se contagens físicas e comparações com o fichário pelo menos uma vez por ano?

 

8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se as eventuais discrepâncias apuradas no item sete?

 

9. Exerce-se vigilância adequada sobre as vendas de sucata e os estoques de sucata?

 

10. Informa-se periodicamente a administração sobre materiais obsoletos, avariados, os que tem consumo lento e os estocados em excesso?

 

11. Contabilizam-se cuidadosamente os seguintes itens: materiais em consignação? Mercadorias em depósitos de terceiros? Mercadorias de terceiros em depósitos na empresa? Embalagens a devolver? Materiais remetidos a título devolutivo, a fornecedores, laboratórios, etc?

 

12. Quando os suprimentos de fabricação são lançados como despesas, é exercido controle extracontábil adequado sobre sua movimentação?

 

13. Quando se realiza um inventário, são preparadas instruções escritas?

 

14. São fáceis de identificar os materiais quando de um inventário físico?

 

15. Os inventários são feitos por empregados distintos dos encarregados da escrituração do estoque?

 

16. Após a contagem física do inventário, são devidamente controladas as etiquetas, folhas, etc. usadas?

 

17. No período de inventário, verifica-se suspensão de atividades do estoque?

 

18. A arrumação e a disposição do material inventariado são boas?

 

19. Os empregados que efetuam o inventário são independentes dos seguintes departamentos? Compras? Transporte? Faturamento?

 

20. Feito o inventário, verificam-se as operações de apuração final? Preços aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e somas? Transferência de quantidades para os resumos finais?

 

21. Existindo a seção de custos, ela: Está integrada na contabilidade geral? É a seção de custos que determina o preço de venda dos materiais?

 

22. Os estoques estão segurados e é adequado o valor do seguro?

 

Preparado por Data

 

Revisado por Data

 

 

O Programa De Auditoria E A Auditoria Dos Estoques.

O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos estoques.

Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens:

Programa Adaptado (Outro Modelo):

QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA

Discriminação das Instruções

Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das contagens. Selecionar os itens antecipadamente. Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado (classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes. Acompanhar as contagens para se certificar de que todos os itens vêm a ser contados. Certificar-se de que não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo material estocado em mais de um armazém, proceder à contagem simultânea. No término das contagens, certificar-se, juntamente com o encarregado do setor, de que todos os estoques hajam sido inventariados. Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o material recebido até a data do inventário foi nele incluído, e que os recebimentos após a sua data foram excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já faturados não foram incluídos nos inventários. Compilação. Conferir as passagens dos itens contados para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base de teste, inclusive os transportes de folha para folha. Exames Finais: Assegurar-se de que o método de avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados não estão vinculados, caucionados ou de qualquer outra forma onerados. Verificar se a cobertura de seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou carente. Determinar a rotação dos estoques, comparando-a com o ano anterior e explicar as variações. Conclusão: 20. Escrever memorando indicando os procedimentos gerais das áreas de estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e conclusão.

Tempo previsto: Data inicial: Data final: Tempo gasto : Tempo a mais/a menos: Local, data e assinatura ___________________________ Auditor


Recomendações:

Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos, recomenda-se, além de tudo que já foi dito, o que segue:

Bibliografia:

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria, um curso moderno e completo, Editora Atlas S.A., 5ª ed., São Paulo, 1996.

SÁ, Antônio Lopes de, Curso de Auditoria, editora Atlas S.A., 8ª ed., São Paulo, 1998.

SILVA, Renaud Barbosa da, Administração de Material, teoria e prática, ABAM, 2ª ed., Rio de Janeiro, 1981.

UHL, Franz e FERNADES João Teodorico F.S., Auditoria Interna, Editora Atlas S.A., 2ª ed., São Paulo, 1976.

Comentários


Páginas relacionadas