Auditoria de Estoque

Autor:
Instituição:
Tema: Marketing

AUDITORIA DE ESTOQUE

SÃO JOSE DOS CAMPOS

2003


Consiste basicamente em verificar se os valores demonstrados como estoques estão representadas por existência física de mercadorias, e por qual medida as empresas tomou como base para a determinação dessa existência. Verificar também se a valorização dos itens em estoque foi processada de acordo com os princípios de contabilidade. O elemento de subsídio para o auditor e também de suma importância é a verificação dos procedimentos de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço apropriado ao seu controle.

Os controles internos para estoques estão diretamente relacionados com as atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: requisitadas, recebidas, controladas, segregadas, distribuídas internamente através de requisição e, aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regularmente contadas e valorizadas com cuidado e exatidão. O inventário físico representa um procedimento de controle que tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas que custodiam bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos bens e confrontando o resultado apurado com os registros de estoques. A primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos de estoques e finalmente ajustar esses registros e o razão geral dos estoques, se houver divergências. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do programa de realização do inventário, não só para comparecer, porém, principalmente para verificar se o programa é satisfatório e para poder sugerir procedimentos que julgar necessário. A auditoria de estoques é portanto, importante instrumento comprobatório para a determinação da veracidade nas demonstrações contábeis, e auxílio às empresas para também progresso de suas atividades.

Importância:

A importância da verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital importância. Os estoques já não são mais relegados a serem escritos com letra miúda nas seções financeiras de qualquer comentário. Durante a última década, economistas, empresários e até mesmos contadores, tem se tornado cada vez mais conscientes do impacto que as alterações nos estoques podem ocasionar desde a empresa, até mesmo a economia nacional.

Os próprios empresários têm mostrado um crescente interesse durante os últimos anos por métodos aperfeiçoados de controle de estoques. Algumas das razões para este crescente interesse podem ser descritos como:

  • As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas empresas, incluindo os investimentos em estoque.
  • O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que possibilita a administração melhores informações, com menos possibilidade de erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração de estoques.

Esses fatores aumentaram a necessidade por desempenho mais aperfeiçoado em matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos modernos técnicas analíticas e computadores. O auditor que concentre seu trabalho nos estoques deverá ser mais bem informado e melhor preparado para o seu serviço de forma satisfatória.

Os estoques constituem um ativo da firma e, como tais, comparecem em valor monetário no balanço da empresa. Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em conseqüência, os investimentos totais em estoques devem ser relacionados com as eficiências relativas, segundo as quais esses fundos são usados.

Um dos índices financeiros que tem sido usado tradicionalmente para avaliar o desempenho global das empresas é o quociente de rotação do estoque. Um alto quociente de rotação é considerado desejável, quando provavelmente o seu esforço de vendas com o mínimo de investimento em estoques.

A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu controle, que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios. Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções que necessitam dos materiais. Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo, contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor, revendedor atacadista ou varejista, etc.

O auditor necessita conhecer, portanto como funciona tal departamento. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam em prazo, preço e especificações com as constantes da aprovação estabelecida na ordem de compra.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do auditor, pois se trata de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O objeto importante de verificação dessa auditoria é o estoque físico existente, confrontado com os registros. E conforme já comentado, o elemento subsidiário e também importante, é a verificação dos procedimentos de compras.

O auditor deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes das demonstrações contábeis relativas aos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de contabilidade.

A Auditoria pode ser:

  • A Auditoria Externa ou auditoria independente surgiu como parte da evolução do sistema capitalista. Para que terceiros invistam em uma determinada empresa é preciso que esta empresa demonstre o seu resultados, essa necessidade de informação era para que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento, e para verificar esses números era preciso que fossem confirmados por uma pessoa/empresa idônea e sem ligação com a empresa em questão, surgindo assim o auditor externo.
  • A Auditoria Interna é a tarefa designada a avaliar de forma independente, dentro de uma organização, as operações contábeis, financeiras e de outros tipos , no sentido de prestar um serviço à administração. É um controle administrativo, cuja função é medir e avaliar a eficácia de outros controles.

A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros membros da organização, cujo trabalho revisa.

O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas, os planos, procedimentos e registros.

Procedimentos de auditoria:

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade.

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico.

  • Contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e materiais em consignação ou com terceiros.
  • Confirmação.
  • Confirmação de estoques com terceiros;
  • Confirmação de estoques de terceiros;
  • Confirmação de estoques em consignação.

Documentos originais.

  • Exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;
  • Exame de contratos de compra e venda;
  • Exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-de-obra;
  • Exame de atas e assembléias.

Cálculos.

  • Soma de contagem de estoques;
  • Cálculos das quantidades pelo preço unitário;
  • Cálculos dos impostos;
  • Apropriação das despesas gerais de fabricação.

Escrituração.

  • Exame da conta de razão de produtos acabados;
  • Exame da conta de razão de importações em trânsito;
  • Exame das ordens de fabricação;
  • Follow-up das contagens físicas.

Pontos Fundamentais:

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre deverá lembrar:

  • Conheça muita bem a área auditada, através do Manual de Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos responsáveis usando o "questionário";
  • Com base em tais conhecimentos estabeleça um bom Programa, ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para possíveis modificações;
  • Aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada.

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

Características:

O Auditor deve voltar a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

  • Disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a sofrer atrasos ou dificuldades;
  • Pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se à certeza de que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível para o fim a que se destina;
  • Aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais econômica e nas melhores condições possíveis;
  • Preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;
  • Recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas quantidades e qualidade adquiridas;
  • Quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação histórica, de preferência por controles cruzados;
  • Qualidade - todos os meios devem ser usados para os controles de qualidade, tanto físicos como visuais;
  • Custos - toda a mercadoria estocada representa custo, tal como: de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação, de seguro, etc.
  • Custódia - serão tomadas todas as providências para evitar extravios, responsabilizando-se pessoas determinadas e dando-lhes a correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a supervisão do que lhes foi confiado;
  • Embalagem - cuidados especiais devem ser tomados com mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades usualmente requisitadas;
  • Acesso - as mercadorias devem ser estocadas de preferência perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas;
  • Preservação - os materiais devem ser preservados contra pó, umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem;
  • Deterioração - especiais cuidados devem ser tomados com mercadorias sujeitas à deterioração. Devem ser armazenadas em depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de mercadorias novas;
  • Consumo - as mercadorias somente devem ser entregues ao consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus aspectos físicos.
  • Seguro e segurança - devem ser examinadas as apólices de seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e inundações também devem ser verificadas;
  • Transporte - utensílios de manuseio e transporte também devem existir dentro de padrões modernos e adequados.

Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.

Alicerces:

As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:

  • Movimento de estoques:
  • Inventário físico (último realizado):
  • Relação dos saldos pelas fichas de estoques e pelos preços de custo e de venda;
  • Classificação dos estoques;
  • Localização dos estoques; relação de faltas e sobras do último inventário.

O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa contra fraudes, desperdícios, evasões etc.

Questionário De Controle Interno De Estoque:

 

Sim/Não

1. O responsável pelos estoques é o estoquista?

 

2. As precauções contra roubo são adequadas (cerca, portões, portas, janelas, grades, balcões, etc.)?

 

3. Os seguintes materiais têm inventário periódico rotativo? Materiais de almoxarifado Medicamentos Gêneros Outros materiais (especificar)

 

4. Os materiais comprados são entregues em um departamento de recebimentos?

 

5. O relatório diário de entrada de mercadorias é preenchido pelo departamento de recebimento ou pelos setores de estoques?

 

6. Os setores de estoques só processam saídas de materiais, exclusivamente contra requisições?

 

7. Fazem-se contagens físicas e comparações com o fichário pelo menos uma vez por ano?

 

8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se as eventuais discrepâncias apuradas no item sete?

 

9. Exerce-se vigilância adequada sobre as vendas de sucata e os estoques de sucata?

 

10. Informa-se periodicamente a administração sobre materiais obsoletos, avariados, os que tem consumo lento e os estocados em excesso?

 

11. Contabilizam-se cuidadosamente os seguintes itens: materiais em consignação? Mercadorias em depósitos de terceiros? Mercadorias de terceiros em depósitos na empresa? Embalagens a devolver? Materiais remetidos a título devolutivo, a fornecedores, laboratórios, etc?

 

12. Quando os suprimentos de fabricação são lançados como despesas, é exercido controle extracontábil adequado sobre sua movimentação?

 

13. Quando se realiza um inventário, são preparadas instruções escritas?

 

14. São fáceis de identificar os materiais quando de um inventário físico?

 

15. Os inventários são feitos por empregados distintos dos encarregados da escrituração do estoque?

 

16. Após a contagem física do inventário, são devidamente controladas as etiquetas, folhas, etc. usadas?

 

17. No período de inventário, verifica-se suspensão de atividades do estoque?

 

18. A arrumação e a disposição do material inventariado são boas?

 

19. Os empregados que efetuam o inventário são independentes dos seguintes departamentos? Compras? Transporte? Faturamento?

 

20. Feito o inventário, verificam-se as operações de apuração final? Preços aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e somas? Transferência de quantidades para os resumos finais?

 

21. Existindo a seção de custos, ela: Está integrada na contabilidade geral? É a seção de custos que determina o preço de venda dos materiais?

 

22. Os estoques estão segurados e é adequado o valor do seguro?

 

Preparado por Data

 

Revisado por Data

 

 

O Programa De Auditoria E A Auditoria Dos Estoques.

O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos estoques.

Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar os seguintes itens:

  • Confronto do livro de registro de inventários com os saldos dos controles de estoque no encerramento do exercício.
  • Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos de médias, etc.,).
  • Confronto do total de registro de inventário com as contas de controle do Razão (quer o de custos, quer o geral).
  • Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros de estoque.
  • Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais por aplicação e as vendas.
  • Verificação dos controles de consignações e armazenagens em trapiches, alfândegas ou armazéns gerais.
  • Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos armazéns gerais.
  • Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar se outros elementos que não os bens de venda os integram.
  • Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de qualquer parcela de resultado que lhes tenha sido acrescentada.
  • Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de venda.
  • Testes do lucro provável.
  • Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque com o preço de materiais novos.
  • Obtenção do quociente de rotação de estoques.
  • Exame do controle de retalhos e resíduos.
  • Verificação do controle dos armazéns de sobras.
  • Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques.
  • Comparações dos estoques em diversos exercícios.
  • Obtenção do cliente, do certificado dos estoques.
  • Exame dos materiais em trânsito.
  • Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com as demais.
  • Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle fora do almoxarifado.
  • Exame do sistema de controle das compras.
  • Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de recepção, as faturas, as requisições de compras e as partidas contábeis.
  • Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre as compras.
  • Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas de compras.
  • Comparação dos registros de estoques com os boletins de recepção, as faturas e as requisições de estoques.
  • Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens de compra.
  • Teste das compras em face do Registro de entradas e do inventário, por meio das faturas originais e das contas de controle.
  • Verificação das devoluções.
  • Sondagens diretas de preços na praça.
  • Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das notas fiscais respectiva.
  • Percebe-se, nitidamente, a distinção das duas fases da indagação: uma nos armazéns, outra nos serviços de compras.

Programa Adaptado (Outro Modelo):

QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA

Discriminação das Instruções

Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das contagens. Selecionar os itens antecipadamente. Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado (classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes. Acompanhar as contagens para se certificar de que todos os itens vêm a ser contados. Certificar-se de que não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo material estocado em mais de um armazém, proceder à contagem simultânea. No término das contagens, certificar-se, juntamente com o encarregado do setor, de que todos os estoques hajam sido inventariados. Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o material recebido até a data do inventário foi nele incluído, e que os recebimentos após a sua data foram excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já faturados não foram incluídos nos inventários. Compilação. Conferir as passagens dos itens contados para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base de teste, inclusive os transportes de folha para folha. Exames Finais: Assegurar-se de que o método de avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados não estão vinculados, caucionados ou de qualquer outra forma onerados. Verificar se a cobertura de seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou carente. Determinar a rotação dos estoques, comparando-a com o ano anterior e explicar as variações. Conclusão: 20. Escrever memorando indicando os procedimentos gerais das áreas de estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e conclusão.

Tempo previsto: Data inicial: Data final: Tempo gasto : Tempo a mais/a menos: Local, data e assinatura ___________________________ Auditor


Recomendações:

Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos, recomenda-se, além de tudo que já foi dito, o que segue:

  • A existência de um livro de registro de inventário, no qual constem todos os componentes do inventário final de cada exercício;
  • A existência de livros, mapas, etc., exigidos pela legislação em vigor, como os que dizem respeito a determinados medicamentos controlados, e outros.;
  • Verificação e comparação do registro de inventários com as contas de controle do Razão;
  • Verificação da exatidão dos saldos demonstrados pelas fichas de controle físico e físico-contábil de estoque;
  • Controle da existência de materiais deteriorados, obsoletos e pouco movimentados;
  • Análise da rotação de estoques e média de permanência apresentada;
  • Análise das medidas de segurança recomendadas pelo Ministério da Saúde e pela ABNT;
  • Tipos de seguros existentes;
  • Indicação de mudanças no Regimento Interno quando julgadas oportunas;
  • Rotina clara para o processo de compra de materiais e para as técnicas correta de armazenagem e controle dos materiais;
  • Verificação da existência de rotinas adequadas sobre devoluções e materiais em trânsito;
  • Recomendação para uma política de treinamento constante do quadro de funcionários lotados nos setores de estoques.

Bibliografia:

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria, um curso moderno e completo, Editora Atlas S.A., 5ª ed., São Paulo, 1996.

SÁ, Antônio Lopes de, Curso de Auditoria, editora Atlas S.A., 8ª ed., São Paulo, 1998.

SILVA, Renaud Barbosa da, Administração de Material, teoria e prática, ABAM, 2ª ed., Rio de Janeiro, 1981.

UHL, Franz e FERNADES João Teodorico F.S., Auditoria Interna, Editora Atlas S.A., 2ª ed., São Paulo, 1976.

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